Secțiunea „Clienți” reunește persoanele care au scris angajatului AI sau au făcut o programare. După fiecare conversație, AI completează singur fișa clientului: nume, contacte, apropiați, ora preferată, serviciul sau specialistul preferat. AI ține și un scurt rezumat despre client: „Memoria asistentului AI”. Fiecare informație își arată sursa, iar echipa poate corecta fișa sau elimina ce nu este necesar.
Unde găsiți clienții
- În meniul de sus, deschideți „Bază de cunoștințe”.
- Selectați secțiunea „Clienți”.
Secțiunea apare în meniu doar cât timp modulul „Clienți” este conectat. Pentru a-l conecta, deschideți „Module” în meniul de sus și, pe cardul „Clienți”, faceți clic pe „Conectează”. Pe cardul modulului conectat apare linkul „Deschide lista de clienți”.
Puteți deschide fișa unui client și din alte secțiuni: linkul „Deschide fișa clientului” se află în fereastra „Detaliile conversației” din secțiunea „Mesaje”, în fereastra „Detaliile solicitării” și în detaliile unei programări din secțiunea „Calendar”.
Ce reține AI
- AI completează fișa după conversație, nu în timpul ei: când clientul nu mai scrie de aproximativ 30 de minute sau când conversația este închisă. Ca să nu așteptați, faceți clic pe „Actualizează datele” în fișa clientului.
- AI înregistrează doar ce a spus clientul însuși. Răspunsurile angajatului AI și ale echipei nu sunt considerate surse.
- De la sine, AI ia în considerare doar mesajele primite cât timp modulul este conectat. Cu „Actualizează datele” poate reciti și o conversație anterioară. Conversațiile din chatul de test nu apar în secțiune.
- Informațiile despre sănătate legate de un serviciu, de exemplu o alergie, AI le salvează doar ca notă marcată „Sensibil”.
- În conversația următoare, angajatul AI i se adresează clientului pe nume, îi propune ce alege de obicei și ține cont de „Memoria asistentului AI”. Nu vede niciodată numerele de telefon și adresele de e-mail complete. În chatul de pe site, angajatul AI vede doar numele, memoria, ora preferată și preferințele, deoarece același browser poate fi folosit de persoane diferite.
- Memorarea vizitatorilor site-ului poate fi dezactivată pentru tot chatul, iar fiecare vizitator o poate dezactiva și singur. Pentru detalii, consultați Chatul de pe site și pagina de chat.
Cum găsiți un client
- Începeți să introduceți un nume, un număr de telefon sau o adresă de e-mail în câmpul „Caută un client”.
- După trei caractere și o scurtă pauză, lista se filtrează singură, iar clienții potriviți apar ca sugestii sub câmp.
- Alegeți un client din sugestii pentru a-i deschide fișa.
Cât timp câmpul are mai puțin de trei caractere, se afișează lista completă. Primii apar clienții cu activitatea cea mai recentă. Alți clienți se încarcă automat când derulați lista în jos.
Fiecare rând arată canalele prin care a scris clientul, numărul de conversații și programări și data ultimei activități.
Ce conține fișa
- „Date de bază” — numele și ziua de naștere.
- „Memoria asistentului AI” — un scurt rezumat despre client, ținut de AI.
- „Contacte” — numere de telefon, adrese de e-mail și numele de utilizator din Telegram sau Instagram, dacă l-a transmis canalul. Telefonul și adresa de e-mail principale sunt marcate „Principal”. Numele de utilizator nu poate fi modificat sau șters.
- „Apropiați” — partener, copii, părinți, alte rude și animale de companie.
- „Ora preferată” — zilele săptămânii și momentul zilei sau un interval exact.
- „Preferințe” — serviciile și specialiștii preferați.
- „Note” — note scurte despre client.
- „Istoric” — conversațiile și programările clientului. O conversație se deschide din linkul ei.
Sub fiecare informație apar sursa și data: „spus de client” cu un link către conversație, numele membrului echipei care a adăugat-o sau „din canal”.
Cum corectați o fișă
- Deschideți fișa clientului.
- Pentru a schimba numele sau ziua de naștere, faceți clic pe „Modifică numele” sau „Modifică ziua de naștere”, introduceți valoarea și faceți clic pe „Salvează”. Anul nașterii este opțional.
- Pentru a adăuga informații, faceți clic pe „Adaugă contact”, „Adaugă apropiat”, „Adaugă ora preferată”, „Adaugă preferință” sau „Adaugă notă” în secțiunea potrivită.
- Pentru a elimina o informație greșită, faceți clic pe „Șterge” lângă ea. Pentru a schimba contactul principal, faceți clic pe „Fă principal”.
Preferințele se aleg dintre serviciile și specialiștii din baza de cunoștințe. Dacă o notă privește sănătatea clientului și are legătură cu un serviciu, bifați „Date de sănătate sensibile legate de un serviciu”: nota va fi marcată „Sensibil”.
AI nu modifică și nu șterge niciodată informațiile adăugate de echipă. Excepția este „Memoria asistentului AI”, pe care AI o actualizează după conversații. Dacă AI a înregistrat ceva greșit, corectați sau eliminați manual informația.
Memoria asistentului AI
„Memoria asistentului AI” este un text scurt despre client, de până la 1500 de caractere: situația lui, istoricul cu compania dvs., dorințele și felul în care preferă să comunice. Blocul se află în fișă imediat după „Date de bază”. Sub text apar, ca la celelalte informații, sursa și data.
- După conversații, AI rescrie tot textul pornind de la cel actual. AI păstrează ce a scris echipa, cu excepția cazului în care clientul însuși contrazice acele informații.
- AI notează informațiile noi ca spuse de client, nu ca fapte verificate.
- AI nu trece niciodată în memorie contacte, informații despre sănătate, date de naștere, date de plată sau din acte de identitate, promisiuni, reduceri, prețuri ori instrucțiuni. Informațiile despre sănătate legate de un serviciu ajung doar în note marcate „Sensibil”.
- Angajatul AI ține cont de memorie în conversațiile de pe toate canalele, inclusiv în chatul de pe site. O tratează ca pe un context neverificat și nu o citează clientului.
Pentru a edita memoria:
- În blocul „Memoria asistentului AI”, faceți clic pe „Editează memoria”.
- Corectați textul și faceți clic pe „Salvează”. Nu treceți în memorie contacte și informații despre sănătate.
Pentru a șterge toată memoria, deschideți „Editează memoria” și faceți clic pe „Golește”. Data viitoare când actualizează memoria, AI pornește de la textul dvs.
Cum actualizați datele imediat
Ca AI să citească mesajele noi ale clientului fără să aștepte 30 de minute după conversație:
- Deschideți fișa clientului și faceți clic pe „Actualizează datele” în partea de sus a paginii.
- Cât timp AI lucrează, fișa afișează „Se actualizează datele…”.
- Așteptați rezultatul: „Datele au fost actualizate.”, „Nu există informații noi.”, „AI nu este disponibil acum — încercați mai târziu.” sau „Datele nu au putut fi actualizate.”
AI citește imediat mesajele clientului pe care nu le-a procesat încă. Dacă nu există mesaje noi, AI recitește ultima conversație a clientului (până la ultimele 40 de mesaje, inclusiv cele primite înainte de conectarea modulului sau cât timp a fost suspendat) și actualizează memoria și fișa. Dacă nu există o astfel de conversație, apare „Nu există dialoguri din care să se actualizeze datele.”
Pentru un client, butonul poate fi folosit o dată la 10 minute, iar în toată compania de cel mult 30 de ori pe oră. Dacă faceți clic mai des, apare „Datele pot fi actualizate o dată la 10 minute.” sau „S-a atins limita orară de actualizări. Încercați mai târziu.”
Posibile duplicate
Aceeași persoană poate ajunge să aibă două fișe, de exemplu dacă a scris mai întâi pe Telegram și apoi în chatul de pe site. Platforma compară fișele după numărul de telefon, adresa de e-mail și contactul din canal, precum și după nume împreună cu ziua de naștere. Doar un nume identic nu este suficient pentru o sugestie.
Rândul unui astfel de client este marcat în listă cu „Posibil duplicat”. În fișă apare blocul „Posibil același client” cu motivul potrivirii și aceste butoane:
- „Compară și unește” — deschide compararea celor două fișe;
- „Sunt persoane diferite” — ascunde sugestia. Aceasta reapare doar dacă apare un motiv mai puternic, de exemplu același număr de telefon.
Puteți uni o fișă și fără sugestie: în blocul „Unește cu altă fișă”, introduceți numele, numărul de telefon sau adresa de e-mail a celuilalt client și alegeți-l din listă. Se deschide aceeași comparare.
Platforma nu unește niciodată fișe din proprie inițiativă: decizia o ia întotdeauna un membru al echipei.
Cum uniți fișele
- Faceți clic pe „Compară și unește”. Se deschide pagina „Unește fișele clienților”.
- Comparați „Fișa principală” și „A doua fișă”: numele, ziua de naștere, contactele, numărul de conversații și „Memoria asistentului AI”.
- Dacă cealaltă fișă trebuie să devină principală, faceți clic pe „Fă principală a doua fișă”.
- Dacă numele, ziua de naștere, „Memoria asistentului AI” sau data nașterii unui apropiat diferă, alegeți valoarea care rămâne.
- Faceți clic pe „Unește”.
A doua fișă este integrată în cea principală: conversațiile, programările, contactele, preferințele și notele trec în fișa principală. Contactele și notele identice nu se dublează. Unirea nu poate fi anulată.
Dacă o secțiune a fișei unite ar depăși limita, butonul „Unește” nu este disponibil. Mai întâi eliminați intrările în plus dintr-una dintre fișe.
Cum ștergeți datele unui client
- În fișa clientului, faceți clic pe „Șterge datele clientului”.
- Faceți clic pe „Șterge definitiv”.
Numele, contactele, apropiații, preferințele, notele, „Memoria asistentului AI” și legăturile cu canalele sunt șterse. Conversațiile și programările rămân fără date personale. Ștergerea nu poate fi anulată. Dacă persoana scrie din nou, pentru ea se creează o fișă nouă, goală.
De reținut
- Toți membrii companiei pot vedea lista și fișele.
- Proprietarul, administratorul și operatorul văd contactele complete, editează fișele și „Memoria asistentului AI” și pot face clic pe „Actualizează datele” și pe „Sunt persoane diferite”. Vizualizatorul vede contactele ascunse: doar ultimele patru cifre ale telefonului, prima literă și domeniul adresei de e-mail și prima literă a numelui de utilizator. Vizualizatorul poate doar citi memoria.
- Proprietarul și administratorul pot uni fișe și pot șterge datele clienților.
- Toate rolurile pot căuta după nume. Proprietarul, administratorul și operatorul găsesc un client și după o parte din numărul de telefon sau din adresa de e-mail. Vizualizatorul găsește un client după contact doar dacă introduce numărul de telefon complet, cu prefixul țării, sau adresa de e-mail completă.
- Proprietarul și administratorul pot conecta și suspenda modulul „Clienți”. Pentru a-l suspenda, deschideți „Suspendă modulul” pe cardul lui și faceți clic pe „Suspendă”. AI nu mai reține informații noi și nu mai vede profilul clientului în conversații. Datele colectate se păstrează și devin din nou vizibile după ce faceți clic pe „Reia”.
- O notă poate avea cel mult 280 de caractere, iar „Memoria asistentului AI” cel mult 1500 de caractere. O fișă poate conține cel mult 20 de apropiați, 5 ore preferate, 10 preferințe și 20 de note.