Încărcați fișierele pe care compania le are deja: o listă de prețuri, un meniu, reguli, un program sau o fotografie a firmei. După procesare, angajații AI le pot folosi în răspunsuri, iar informațiile găsite pot fi adăugate în baza de cunoștințe.
Unde găsiți documentele
- În meniul de sus, deschideți „Bază de cunoștințe”.
- Alegeți secțiunea „Documente”.
Ce fișiere sunt acceptate
- documente: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT și Markdown;
- foi de calcul: Excel (XLSX și XLS), ODS și CSV;
- imagini: JPG, PNG și WebP.
Fiecare fișier poate avea cel mult 10 MB, iar la o încărcare puteți selecta maximum 5 fișiere. Un PDF poate avea cel mult 100 de pagini. Salvați fișierele text și CSV cu codificarea UTF-8.
Nu sunt acceptate:
- fișiere DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB și Numbers. Deschideți-le în aplicația corespunzătoare și salvați-le ca PDF sau DOCX, iar foile de calcul ca XLSX;
- fișiere protejate prin parolă. Eliminați protecția și încărcați din nou fișierul;
- fișiere cu macrocomenzi. Salvați-le fără macrocomenzi;
- arhive, de exemplu ZIP. Încărcați pe rând fișierele din arhivă.
Cum să încărcați fișiere
- Faceți clic pe „Adaugă”.
- Faceți clic pe „Selectează documentele” și selectați între 1 și 5 fișiere.
- Faceți clic pe „Încarcă”.
Va apărea mesajul „Fișierele au fost acceptate. Procesarea va continua în fundal.” Dacă un fișier nu este potrivit, pagina îi afișează numele și motivul.
Stările documentelor
- „Se procesează” — fișierul este citit;
- „Se recunoaște textul…” — se recunoaște textul dintr-o imagine;
- „Se actualizează” — se procesează o versiune nouă după înlocuirea fișierului;
- „Gata” — documentul este disponibil angajaților AI;
- „Nu s-a putut procesa” — fișierul nu a putut fi citit; indiciul de dedesubt explică ce trebuie corectat. Pentru fotografii, starea este „Textul nu a putut fi recunoscut”, iar pentru o înlocuire, „Nu s-a putut înlocui”;
- „Este necesară confirmarea site-ului” — informațiile colectate de pe site așteaptă verificarea.
Textul din fotografii și scanări este recunoscut automat. Dacă fotografia nu a fost recunoscută, apropiați camera și țineți-o dreaptă, în lumină bună. Imaginile încorporate în PDF sunt recunoscute tot automat, dar nu mai mult de 10 per document. Imaginile mici, cum ar fi siglele, sunt omise.
Foile de calcul Excel și ODS sunt citite rând cu rând. Foile cu aceleași coloane sunt combinate, iar celelalte sunt omise. Numele foilor apar în previzualizarea foii de calcul.
Cum să verificați informațiile găsite
Un document gata este disponibil imediat angajaților AI. În plus, platforma caută în el informații pentru baza de cunoștințe, de exemplu servicii și prețuri. Aceste informații nu se modifică fără confirmarea dvs.
- Sub document, faceți clic pe „Verifică modificările”. Numărul modificărilor găsite apare lângă opțiune.
- Fiecare modificare afișează valorile „Înainte” și „Va deveni”. Debifați orice nu doriți să adăugați.
- Faceți clic pe „Aplică elementele selectate”.
Dacă nu există modificări, sub document apare unul dintre linkurile „Vezi textul extras”, „Vezi textul recunoscut” sau „Vezi tabelul”. Previzualizarea foii de calcul afișează primele 50 de rânduri.
Dacă informațiile s-au schimbat după încărcarea documentului, de exemplu în urma încărcării altui fișier, sugestiile devin învechite. Faceți clic pe „Reîmprospătează sugestiile”: documentul este comparat cu informațiile curente, iar textul lui rămâne neschimbat.
Cum să deschideți, să înlocuiți sau să ștergeți un document
Faceți clic pe „•••” din rândul documentului și alegeți o acțiune:
- „Deschide” — vizualizează fișierul într-o filă nouă;
- „Descarcă” — salvează fișierul original;
- „Înlocuiește” — încarcă o versiune nouă. Alegeți un fișier și faceți clic pe „Salvează înlocuirea”. Angajații AI își păstrează accesul, iar fișierul vechi rămâne disponibil cât timp se procesează cel nou;
- „Șterge” — mută documentul în secțiunea „Coș de gunoi”.
Coșul de gunoi
Documentele din secțiunea „Coș de gunoi” nu sunt folosite în răspunsuri. Pentru fiecare este afișată data ștergerii automate. Până atunci, puteți readuce documentul cu butonul „Restabilește”.
Implicit, un document rămâne în coș timp de 30 de zile. Puteți schimba perioada în secțiunea „Profil și contacte”, în blocul „Păstrarea documentelor”. Aflați mai multe în articolul Setările companiei.
Alte modalități de a adăuga un document
- În „Asistent de configurare”, faceți clic pe „+” de lângă câmpul mesajului, selectați fișierele și faceți clic pe „Procesează documentele”. Asistentul vă va sugera ce informații să adăugați. Aflați mai multe în articolul Asistentul de configurare.
- Documentele sunt comune întregii companii. Cele noi devin automat disponibile tuturor angajaților AI. Puteți opri accesul la un anumit document din secțiunea „Acces” a angajatului — consultați Setările de acces pentru angajații AI.
De reținut
- Proprietarul și Administratorul companiei pot încărca, înlocui și șterge documente și pot aplica modificările. Celelalte roluri pot doar să le consulte.
- Dacă un document și baza de cunoștințe conțin informații contradictorii, au prioritate informațiile confirmate din baza de cunoștințe.
- Fișierele originale sunt păstrate în spațiul securizat de stocare al companiei.