Im Bereich „Kunden“ finden Sie alle Personen, die Ihren KI-Mitarbeitenden geschrieben oder eine Buchung gemacht haben. Nach einem Gespräch ergänzt die KI die Kundenkarte selbst: Name, Kontakte, Angehörige, bevorzugte Zeit, Lieblingsleistung oder bevorzugte Fachkraft. Außerdem führt die KI eine kurze Zusammenfassung zur Person: das „Gedächtnis des KI-Assistenten“. Bei jeder Angabe ist die Quelle sichtbar, und Ihr Team kann die Karte korrigieren oder Überflüssiges entfernen.
Wo Sie die Kunden finden
- Öffnen Sie im Hauptmenü die „Wissensdatenbank“.
- Wählen Sie den Bereich „Kunden“ aus.
Der Bereich erscheint im Menü nur, solange das Modul „Kunden“ verbunden ist. Um das Modul zu verbinden, öffnen Sie im Hauptmenü „Module“ und klicken Sie auf der Karte „Kunden“ auf „Verbinden“. Auf der Karte des verbundenen Moduls erscheint dann der Link „Kundenliste öffnen“.
Eine Kundenkarte lässt sich auch aus anderen Bereichen öffnen: Der Link „Kundenkarte öffnen“ steht im Fenster „Gesprächsdetails“ im Bereich „Posteingang“, im Fenster „Anfragedetails“ und in den Details einer Buchung im Bereich „Kalender“.
Was sich die KI merkt
- Die KI ergänzt die Karte nach einem Gespräch, nicht währenddessen: wenn die Person etwa 30 Minuten lang nicht mehr schreibt oder das Gespräch geschlossen ist. Wenn Sie nicht warten möchten, klicken Sie in der Kundenkarte auf „Daten aktualisieren“.
- Die KI speichert nur, was die Person selbst gesagt hat. Antworten der KI-Mitarbeitenden und des Teams gelten nicht als Quelle.
- Von sich aus berücksichtigt die KI nur Nachrichten, die eingehen, solange das Modul verbunden ist. Mit „Daten aktualisieren“ kann sie auch ein früheres Gespräch erneut lesen. Gespräche aus dem Testchat erscheinen nicht in diesem Bereich.
- Gesundheitsangaben zu einer Leistung, etwa eine Allergie, speichert die KI nur als Notiz mit der Markierung „Sensibel“.
- Im nächsten Gespräch sprechen KI-Mitarbeitende die Person mit Namen an, schlagen das Gewohnte vor und berücksichtigen das „Gedächtnis des KI-Assistenten“. Vollständige Telefonnummern und E-Mail-Adressen sehen sie nie. Im Website-Chat sehen KI-Mitarbeitende nur den Namen, das Gedächtnis, die bevorzugte Zeit und die Vorlieben, da verschiedene Personen denselben Browser nutzen können.
- Das Merken von Website-Besuchern lässt sich für den ganzen Chat ausschalten, und Besucher können es auch selbst ausschalten. Weitere Informationen: Website-Chat und Chatseite.
Kunden suchen
- Geben Sie im Feld „Kunden suchen“ einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse ein.
- Ab drei Zeichen und nach einer kurzen Pause filtert sich die Liste von selbst, und passende Kunden erscheinen als Vorschläge unter dem Feld.
- Wählen Sie einen Vorschlag aus, um die Kundenkarte zu öffnen.
Solange das Feld weniger als drei Zeichen enthält, wird die ganze Liste angezeigt. Oben stehen die Kunden mit der jüngsten Aktivität. Weitere Kunden werden automatisch geladen, wenn Sie in der Liste nach unten scrollen.
Jede Zeile zeigt die Kanäle, über die die Person geschrieben hat, die Zahl der Gespräche und Buchungen sowie das Datum der letzten Aktivität.
Was die Kundenkarte enthält
- „Grunddaten“ — Name und Geburtstag.
- „Gedächtnis des KI-Assistenten“ — eine kurze Zusammenfassung zur Person, die die KI führt.
- „Kontakte“ — Telefonnummern, E-Mail-Adressen und der Benutzername in Telegram oder Instagram, wenn der Kanal ihn übermittelt hat. Die wichtigste Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind als „Hauptkontakt“ markiert. Den Benutzernamen kann man weder ändern noch entfernen.
- „Angehörige“ — Partner, Kinder, Eltern, weitere Verwandte und Haustiere.
- „Bevorzugte Zeit“ — Wochentage und Tageszeit oder ein genauer Zeitraum.
- „Vorlieben“ — bevorzugte Leistungen und Fachkräfte.
- „Notizen“ — kurze Notizen zur Person.
- „Verlauf“ — Gespräche und Buchungen. Ein Gespräch öffnet sich über seinen Link.
Unter jeder Angabe stehen Quelle und Datum: „vom Kunden gesagt“ mit einem Link zum Gespräch, der Name des Teammitglieds, das sie erfasst hat, oder „aus dem Kanal“.
Karte korrigieren
- Öffnen Sie die Kundenkarte.
- Um Name oder Geburtstag zu ändern, klicken Sie auf „Namen ändern“ oder „Geburtstag ändern“, geben Sie den Wert ein und klicken Sie auf „Speichern“. Das Geburtsjahr ist optional.
- Um Angaben hinzuzufügen, klicken Sie im passenden Abschnitt auf „Kontakt hinzufügen“, „Angehörige hinzufügen“, „Bevorzugte Zeit hinzufügen“, „Vorliebe hinzufügen“ oder „Notiz hinzufügen“.
- Um eine falsche Angabe zu entfernen, klicken Sie daneben auf „Entfernen“. Um den Hauptkontakt zu wechseln, klicken Sie auf „Als Hauptkontakt festlegen“.
Eine Vorliebe wählen Sie aus den Leistungen und Fachkräften in Ihrer Wissensdatenbank. Betrifft eine Notiz die Gesundheit der Person und hängt sie mit einer Leistung zusammen, aktivieren Sie „Sensible Gesundheitsangaben zu einer Leistung“: Die Notiz wird als „Sensibel“ markiert.
Angaben, die Ihr Team erfasst hat, ändert oder löscht die KI nie. Eine Ausnahme ist das „Gedächtnis des KI-Assistenten“: Die KI aktualisiert es nach Gesprächen. Hat die KI etwas falsch gespeichert, korrigieren oder entfernen Sie es von Hand.
Gedächtnis des KI-Assistenten
Das „Gedächtnis des KI-Assistenten“ ist ein kurzer Text zur Person mit bis zu 1500 Zeichen: ihre Situation, die bisherige Geschichte mit Ihrem Unternehmen, Wünsche und wie sie am liebsten kommuniziert. Der Abschnitt steht in der Karte direkt nach „Grunddaten“. Unter dem Text stehen wie bei anderen Angaben Quelle und Datum.
- Nach Gesprächen schreibt die KI den ganzen Text neu und nimmt dabei den aktuellen Text als Grundlage. Was Ihr Team geschrieben hat, behält die KI bei, solange die Person dem nicht selbst widerspricht.
- Neue Angaben hält die KI als Aussagen der Person fest, nicht als geprüfte Fakten.
- Kontakte, Gesundheitsangaben, Geburtsdaten, Zahlungs- und Ausweisdaten, Zusagen, Rabatte, Preise und Anweisungen nimmt die KI nicht ins Gedächtnis auf. Gesundheitsangaben zu einer Leistung landen nur in Notizen mit der Markierung „Sensibel“.
- KI-Mitarbeitende berücksichtigen das Gedächtnis in Gesprächen auf allen Kanälen, auch im Website-Chat. Sie behandeln es als ungeprüften Hintergrund und zitieren es der Person gegenüber nicht.
So bearbeiten Sie das Gedächtnis:
- Klicken Sie im Abschnitt „Gedächtnis des KI-Assistenten“ auf „Gedächtnis bearbeiten“.
- Korrigieren Sie den Text und klicken Sie auf „Speichern“. Tragen Sie keine Kontakte und Gesundheitsangaben ein.
Um das Gedächtnis vollständig zu löschen, öffnen Sie „Gedächtnis bearbeiten“ und klicken Sie auf „Leeren“. Wenn die KI das Gedächtnis das nächste Mal aktualisiert, nimmt sie Ihren Text als Grundlage.
Daten sofort aktualisieren
So liest die KI neue Nachrichten der Person, ohne 30 Minuten nach dem Gespräch zu warten:
- Öffnen Sie die Kundenkarte und klicken Sie oben auf der Seite auf „Daten aktualisieren“.
- Solange die KI arbeitet, zeigt die Karte „Daten werden aktualisiert…“.
- Warten Sie auf das Ergebnis: „Daten aktualisiert.“, „Keine neuen Angaben.“, „Die KI ist gerade nicht verfügbar – versuchen Sie es später erneut.“ oder „Die Daten konnten nicht aktualisiert werden.“
Die KI liest sofort die Nachrichten der Person, die sie noch nicht verarbeitet hat. Gibt es keine neuen Nachrichten, liest die KI das letzte Gespräch der Person erneut (bis zu 40 der letzten Nachrichten, auch solche, die vor dem Verbinden des Moduls oder während der Pause eingegangen sind) und aktualisiert Gedächtnis und Karte. Gibt es kein solches Gespräch, erscheint „Es gibt keine Dialoge, aus denen die Daten aktualisiert werden können.“
Für eine Person können Sie die Schaltfläche alle 10 Minuten einmal verwenden, im gesamten Unternehmen bis zu 30-mal pro Stunde. Klicken Sie öfter, erscheint „Daten können alle 10 Minuten aktualisiert werden.“ oder „Das stündliche Limit für Aktualisierungen ist erreicht. Versuchen Sie es später erneut.“
Mögliche Duplikate
Eine Person kann zwei Karten haben, zum Beispiel wenn sie zuerst über Telegram und später im Website-Chat geschrieben hat. Die Plattform vergleicht Karten nach Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Kanalkontakt sowie nach Name zusammen mit Geburtstag. Ein übereinstimmender Name allein reicht für einen Hinweis nicht aus.
Die Zeile einer solchen Person ist in der Liste als „Mögliches Duplikat“ markiert. In der Karte erscheint der Block „Möglicherweise derselbe Kunde“ mit dem Grund der Übereinstimmung und diesen Schaltflächen:
- „Vergleichen und zusammenführen“ — öffnet den Vergleich der beiden Karten;
- „Das sind verschiedene Personen“ — blendet den Hinweis aus. Er erscheint nur wieder, wenn ein stärkerer Grund hinzukommt, zum Beispiel dieselbe Telefonnummer.
Sie können eine Karte auch ohne Hinweis zusammenführen: Geben Sie im Block „Mit einer anderen Karte zusammenführen“ den Namen, die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse der anderen Person ein und wählen Sie sie in der Liste aus. Es öffnet sich derselbe Vergleich.
Die Plattform führt Karten nie selbst zusammen: Die Entscheidung trifft immer ein Teammitglied.
Karten zusammenführen
- Klicken Sie auf „Vergleichen und zusammenführen“. Die Seite „Kundenkarten zusammenführen“ öffnet sich.
- Vergleichen Sie „Hauptkarte“ und „Zweite Karte“: Name, Geburtstag, Kontakte, Zahl der Gespräche und „Gedächtnis des KI-Assistenten“.
- Soll die andere Karte die Hauptkarte sein, klicken Sie auf „Zweite Karte als Hauptkarte verwenden“.
- Unterscheiden sich Name, Geburtstag, „Gedächtnis des KI-Assistenten“ oder der Geburtstag einer angehörigen Person, wählen Sie aus, welcher Wert bleibt.
- Klicken Sie auf „Zusammenführen“.
Die zweite Karte geht in der Hauptkarte auf: Gespräche, Buchungen, Kontakte, Vorlieben und Notizen werden in die Hauptkarte übernommen. Gleiche Kontakte und Notizen werden nicht doppelt angelegt. Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen.
Würde ein Abschnitt der zusammengeführten Karte sein Limit überschreiten, ist die Schaltfläche „Zusammenführen“ nicht verfügbar. Entfernen Sie zuerst überzählige Einträge in einer der Karten.
Kundendaten löschen
- Klicken Sie in der Kundenkarte auf „Kundendaten löschen“.
- Klicken Sie auf „Endgültig löschen“.
Name, Kontakte, Angehörige, Vorlieben, Notizen, „Gedächtnis des KI-Assistenten“ und Kanalverknüpfungen werden gelöscht. Gespräche und Buchungen bleiben ohne personenbezogene Daten erhalten. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Schreibt die Person erneut, wird für sie eine neue, leere Karte angelegt.
Gut zu wissen
- Liste und Karten sehen alle Mitglieder des Unternehmens.
- Die Rollen „Inhaber“, „Administrator“ und „Mitarbeiter“ sehen Kontakte vollständig, bearbeiten Karten und das „Gedächtnis des KI-Assistenten“ und können auf „Daten aktualisieren“ und „Das sind verschiedene Personen“ klicken. Für die Rolle „Betrachter“ sind Kontakte verdeckt: Sichtbar sind nur die letzten vier Ziffern einer Telefonnummer, der erste Buchstabe und die Domain einer E-Mail-Adresse sowie der erste Buchstabe eines Benutzernamens. Das Gedächtnis kann diese Rolle nur lesen.
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können Karten zusammenführen und Kundendaten löschen.
- Nach Namen können alle Rollen suchen. Die Rollen „Inhaber“, „Administrator“ und „Mitarbeiter“ finden Kunden auch über einen Teil der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Mit der Rolle „Betrachter“ finden Sie Kunden über einen Kontakt nur, wenn Sie die vollständige Telefonnummer mit Ländervorwahl oder die vollständige E-Mail-Adresse eingeben.
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können das Modul „Kunden“ verbinden und pausieren. Zum Pausieren öffnen Sie auf der Modulkarte „Modul pausieren“ und klicken auf „Pausieren“. Die KI merkt sich dann nichts Neues mehr und sieht das Kundenprofil im Gespräch nicht. Die gesammelten Daten bleiben erhalten und sind wieder sichtbar, nachdem Sie auf „Fortsetzen“ geklickt haben.
- Eine Notiz kann bis zu 280 Zeichen lang sein, das „Gedächtnis des KI-Assistenten“ bis zu 1500 Zeichen. Eine Karte kann bis zu 20 Angehörige, 5 bevorzugte Zeiten, 10 Vorlieben und 20 Notizen enthalten.