In der Wissensdatenbank speichern Sie bestätigte Informationen zu Ihrem Unternehmen: Leistungen, Produkte, Preise, Adressen, Zeitpläne und Antworten auf häufige Fragen. KI-Mitarbeitende beantworten Kundenanfragen anhand dieser Angaben. Halten Sie sie daher vollständig und aktuell.
Wo Sie den Bereich finden
- Öffnen Sie im Hauptmenü die „Wissensdatenbank“.
- Wählen Sie den Bereich „Unternehmensdaten“ aus.
Daneben finden Sie die Bereiche „Antwortvorlagen“, „Dokumente“ und „Profil und Kontakte“.
Aufbau der Informationen
Die Informationen sind in Abschnitte unterteilt, die zu drei Gruppen gehören:
| Gruppe | Abschnitte |
|---|---|
| „Unser Angebot“ | „Dienstleistungen“, „Produkte“, „Menü“, „Zimmer“, „Zimmerpreise“ |
| „Unsere Arbeitsweise“ | „Zeitplan“, „Spezialisten“, „Adressen“, „Dienstleistungsgebiete“, „Tische“, „Liefergebiete“ |
| „Kundenantworten“ | „Häufige Fragen“ |
Auf der Seite erscheinen nur aktivierte Abschnitte. Oben sehen Sie die Anzahl bestätigter Einträge und aktiver Abschnitte.
Abschnitt aktivieren oder deaktivieren
- Klicken Sie auf „Abschnitte verwalten“.
- Sehen Sie sich gegebenenfalls den Bereich „Empfehlungen für Ihr Unternehmen“ an. Empfehlungen werden nicht automatisch übernommen.
- Klicken Sie im Bereich „Alle verfügbaren Abschnitte“ neben dem gewünschten Abschnitt auf „Abschnitt hinzufügen“. Ihre Unternehmensart schränkt die Auswahl nicht ein.
- Klicken Sie auf „Zurück zu den Unternehmensdaten“.
Um einen Abschnitt zu deaktivieren, klicken Sie im Katalog oder auf der Abschnittskarte unter „Abschnittseinstellungen“ auf „Abschnitt deaktivieren“. Gespeicherte Einträge werden nicht gelöscht und erscheinen wieder, wenn Sie den Abschnitt erneut aktivieren.
Eintrag hinzufügen oder bearbeiten
- Klicken Sie auf der Abschnittskarte auf „Eintrag hinzufügen“.
- Füllen Sie die Felder aus. Bei einer Leistung sind dies zum Beispiel „Name“, „Beschreibung“, „Dauer (Minuten)“ und „Preis“.
- Klicken Sie auf „Eintrag speichern“.
Zum Bearbeiten klicken Sie auf „Bearbeiten“, nehmen die Änderungen vor und wählen „Änderungen speichern“. Zum Löschen klicken Sie auf „Löschen“ und anschließend auf „Eintrag löschen“. Ein gelöschter Eintrag gehört nicht mehr zu den bestätigten Informationen.
Preis, Zahlung und Buchung einrichten
Bei Produkten und Menüeinträgen finden Sie darunter den Bereich „Preis und Zahlung“, bei Dienstleistungen und Zimmern den Bereich „Preis und Buchung“.
- Öffnen Sie den passenden Bereich unter dem gewünschten Eintrag.
- Wählen Sie im Feld „Preisquelle“ den Eintrag mit dem Preis aus. Ist kein Preis angegeben, lassen Sie „Preis nicht angegeben – bitte beim Team erfragen“ stehen.
- Geben Sie bei Bedarf „Preis gültig bis“ an. Nach diesem Datum prüft die KI den Preis beim Team.
- Wählen Sie aus, wo die Kundin oder der Kunde den Kauf oder die Buchung abschließt. Unter „Zahlungsmethode“ stehen „Kein Zahlungslink“ und „Direkt zur Zahlungsseite“ zur Auswahl. Unter „Wo Sie Ihre Buchung abschließen“ gibt es „Buchungen hier verwalten“ und „Direkt zur externen Website“.
- Wenn Sie Ihre Website auswählen, fügen Sie einen fertigen Zahlungs- oder Buchungslink ein. Die Adresse muss mit https beginnen.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“.
Der Link kann direkt das passende Produkt oder die passende Dienstleistung auf Ihrer Website öffnen. Bei Buchungen kann er außerdem Datum und Gästezahl vorausfüllen. Öffnen Sie dafür „Wenn die Website Parameter benötigt“ und füllen Sie „Angebotscode auf der Website“ aus. Dort finden Sie auch Hinweise zur Linksyntax. Parameternamen müssen denen entsprechen, die Ihre Website unterstützt.
Klicken Sie nach dem Speichern auf „Vorschau des Kundenlinks“. Sie sehen den Link und den Erklärungstext für Kundinnen und Kunden. Bei Buchungen können Sie Datum und Gästezahl vorab eintragen. Der Link selbst bedeutet weder, dass eine Zahlung erfolgt ist, noch dass eine Buchung erstellt wurde.
Website und Dokumente
Hat Ihr Unternehmen eine Website, können Sie Informationen aus ihren Seiten übernehmen. Mehr dazu im Artikel Informationen von Ihrer Website. Preislisten, Menüs und Regeln lassen sich am einfachsten als Dateien hochladen. Unten auf der Seite finden Sie dafür die Schaltfläche „Dokumente öffnen“. Daraus übernommene Informationen gelangen erst nach Ihrer Bestätigung in die Wissensdatenbank.
Über „Aktivitätsprotokoll“ oben auf der Seite sehen Sie, was KI-Mitarbeitende bei der Arbeit mit Kundinnen und Kunden gespeichert haben, zum Beispiel Buchungen und an das Team übergebene Unterhaltungen. Mehr dazu im Artikel Unternehmensereignisse.
Gut zu wissen
- KI-Mitarbeitende antworten anhand bestätigter Informationen und der für sie verfügbaren Dokumente. Widersprechen sich Wissensdatenbank und Dokument, haben die bestätigten Angaben in der Wissensdatenbank Vorrang.
- Fehlen wichtige Informationen, können die KI-Mitarbeitenden nicht zuverlässig antworten. Ergänzen Sie die Angaben und prüfen Sie die Antwort im Testchat.
- Gespeicherte Änderungen werden von KI-Mitarbeitenden sofort verwendet.
- Damit Mitarbeitende diese Informationen nutzen können, muss unter „Zugriff“ die Option „Unternehmensinformationen finden“ aktiviert sein. Mehr dazu im Artikel Zugriffseinstellungen für KI-Mitarbeitende.
- Die Inhaberin oder der Inhaber und Administratoren des Unternehmens können Einträge hinzufügen, ändern und löschen, Abschnitte aktivieren und Preise einrichten. Andere Rollen können Informationen ansehen, aber nicht bearbeiten.