Eine Vorlage ist eine vorbereitete Antwort auf eine häufige Situation: den Weg zu Ihnen, die Zahlungsmöglichkeiten oder mitzubringende Unterlagen. Vorlagen werden im ganzen Unternehmen gemeinsam genutzt. Sowohl KI-Mitarbeitende als auch Ihr Team können damit Kundinnen und Kunden antworten.
Wo Sie die Vorlagen finden
- Öffnen Sie im Hauptmenü die „Wissensdatenbank“.
- Wählen Sie den Bereich „Antwortvorlagen“ aus.
Vorlage erstellen
- Klicken Sie auf „Vorlage hinzufügen“.
- Beschreiben Sie im Feld „Name“ kurz, worum es in der Antwort geht, zum Beispiel: „So finden Sie uns“.
- Verfassen Sie im Feld „Antworttext“ die Nachricht an die Kundin oder den Kunden.
- Klicken Sie auf „Bilder hinzufügen“, um Bilder anzuhängen. Ändern Sie ihre Reihenfolge mit den Pfeilen und entfernen Sie nicht benötigte Bilder über die Schaltfläche „Löschen“.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Die Vorlage steht KI-Mitarbeitenden und Ihrem Team sofort zur Verfügung.
Namen von Kundinnen, Kunden und Unternehmen einfügen
- Öffnen Sie den Bereich „Variablen und Vorschau“.
- Klicken Sie auf „Kundenname“, „Unternehmensname“ oder „Adresse des Unternehmens“. Der Text wird als Variable in doppelten geschweiften Klammern eingefügt, zum Beispiel {{имя_клиента}}.
- Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau. Zum Testen können Sie oben in den Feldern Beispielwerte eingeben.
Beim Senden wird jede Variable durch ihren Wert ersetzt. Der Name stammt aus den Angaben zur Kundin oder zum Kunden, der Unternehmensname aus dem Unternehmensprofil. Die Adresse wird eingefügt, wenn im Abschnitt „Adressen“ der Wissensdatenbank genau eine Adresse hinterlegt ist.
Vorlage deaktivieren oder löschen
- Öffnen Sie die Vorlage in der Liste „Ihre Vorlagen“.
- Klicken Sie neben dem Titel auf „•••“.
- Um die Vorlage vorübergehend auszuschalten, deaktivieren Sie „Vorlage verwenden“ und klicken Sie auf „Speichern“. In der Liste wird sie als „Aus“ markiert.
- Zum Löschen klicken Sie auf „Vorlage löschen“ und anschließend auf „Löschen bestätigen“.
Deaktivierte Vorlagen werden weder KI-Mitarbeitenden noch Ihrem Team vorgeschlagen.
Als Teammitglied mit einer Vorlage antworten
- Öffnen Sie im „Posteingang“ eine Unterhaltung und klicken Sie auf „Unterhaltung übernehmen“.
- Klicken Sie unter dem Antwortfeld auf „Antwortvorlagen“.
- Suchen Sie im Feld „Vorlage suchen“ die gewünschte Vorlage und wählen Sie sie aus.
- Prüfen Sie die Variablenfelder. Bekannte Werte werden automatisch eingetragen; leere Felder füllen Sie selbst aus.
- Klicken Sie auf „In Antwort einfügen“. Der Text erscheint im Antwortfeld und kann dort bearbeitet werden.
- Klicken Sie auf „Senden“. Die Bilder der Vorlage werden zusammen mit der Antwort verschickt.
Die Schaltfläche „Antwortvorlagen“ erscheint, wenn ein Teammitglied die Unterhaltung bearbeitet. Weitere Informationen: Nachrichten.
KI-Mitarbeitende mit einer Vorlage antworten lassen
- Öffnen Sie im Hauptmenü „KI-Mitarbeitende“ und wählen Sie die gewünschten Mitarbeitenden aus.
- Wechseln Sie zum Bereich „Zugriff“.
- Aktivieren Sie im Bereich „Wissen“ die Option „Antwortvorlagen“.
- Klicken Sie auf „Anwenden“.
Die KI-Mitarbeitenden wählen selbstständig eine passende, aktivierte Vorlage aus. Ist der Wert einer Variablen unbekannt, wird die Vorlage nicht mit einem leeren Platzhalter gesendet. Im Testchat wird eine Vorlagenantwort mit „Vorlage:“ und dem Vorlagennamen gekennzeichnet.
Gut zu wissen
- Der Name darf bis zu 100 Zeichen und der Antworttext bis zu 1.600 Zeichen lang sein.
- Sie können einer Vorlage bis zu 4 Bilder im PNG-, JPEG- oder WebP-Format hinzufügen. Jedes Bild darf höchstens 2 MB groß sein.
- Ein Unternehmen kann bis zu 1.000 Vorlagen haben. Bei mehr als vier Vorlagen erscheint über der Liste ein Suchfeld.
- Die Rollen „Inhaber“, „Administrator“ und „Mitarbeiter“ können Vorlagen erstellen, ändern und löschen. „Betrachter“ kann Vorlagen nur ansehen.
- Die Rollen „Inhaber“, „Administrator“ und „Mitarbeiter“ können im „Posteingang“ mit Vorlagen antworten.