Module stellen Ihrem Team gemeinsame Arbeitsbereiche im Unternehmen bereit: einen Buchungskalender und eine gemeinsame Warteschlange für Supportanfragen. Verbinden Sie zuerst das Modul für Ihr Unternehmen. Danach können Sie KI-Mitarbeitenden erlauben, dessen Aktionen zu verwenden.
Wo Sie die Module finden
Öffnen Sie im Hauptmenü „Module“. Auf der Seite „Unternehmensmodule“ befinden sich zwei Karten: „Termine und Buchungen“ und „Supportanfragen“. In der Ecke jeder Karte steht der Status: „Nicht verbunden“, „Verbunden“ oder „Pausiert“.
Was die Module bieten
„Termine und Buchungen“ dient zum Buchen von Dienstleistungen und Vor-Ort-Terminen sowie zum Reservieren von Unterkünften. Nach dem Verbinden erhalten Sie:
- einen Teamkalender mit verfügbaren Zeitfenstern;
- Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen;
- Kundendaten und die Unterhaltung direkt neben der Buchung.
„Supportanfragen“ unterstützt die gemeinsame Bearbeitung von Kundenfragen und umfasst:
- eine gemeinsame Warteschlange für Supportanfragen;
- die Übergabe einer Unterhaltung an ein Teammitglied;
- zuständige Personen, interne Notizen und Benachrichtigungen.
Sobald „Termine und Buchungen“ verbunden sind, erscheint „Kalender“ im Hauptmenü. Solange das Modul nicht verbunden oder pausiert ist, wird der Menüpunkt nicht angezeigt. Beim Modul „Supportanfragen“ erscheint im „Posteingang“ der Tab „Supportanfragen“; alle Chats bleiben im Tab „Alle Unterhaltungen“.
Modul verbinden
- Öffnen Sie „Module“.
- Klicken Sie auf der Karte des gewünschten Moduls auf „Verbinden“.
- Gibt es noch keine KI-Mitarbeitenden, wird auf der Karte „Möchten Sie Ihren ersten KI-Mitarbeiter erstellen?“ angeboten. Klicken Sie auf „Verbinden und KI-Mitarbeiter erstellen“ oder „Ohne KI-Mitarbeiter verbinden“.
- Prüfen Sie den Bereich „Unternehmensdaten“. Falls dort die Liste „Noch hinzuzufügen:“ erscheint, ergänzen Sie die fehlenden Angaben.
- Klicken Sie für Buchungen auf „Buchungen einrichten“ und ergänzen Sie Dienstleistungen, Fachkräfte und Arbeitszeiten.
Für Dienstleistungsbuchungen werden „Dienstleistungen und Dauer“, „Spezialisten und ihre Dienstleistungen“ und „Arbeitszeiten“ benötigt. Für Unterkünfte sind „Zimmer oder Unterkünfte“ erforderlich. Das Modul „Supportanfragen“ benötigt keine zusätzlichen Daten.
Neue KI-Mitarbeitende, die Sie zusammen mit dem Modul erstellen, erhalten sofort Zugriff auf dessen Aktionen. Bevor sie Kundinnen und Kunden unterstützen, wählen Sie einen Kanal und Antwortmodus aus.
Auswählen, was verwendet wird
- Öffnen Sie auf der Karte eines verbundenen Moduls den Bereich „Was soll verwendet werden?“.
- Wählen Sie die gewünschten Optionen aus:
- bei Buchungen: „Dienstleistungstermine“, „Vor-Ort-Dienstleistungen“ und „Unterkunftsbuchung“;
- bei Supportanfragen: „Von einem Menschen oder der KI bearbeitete Unterhaltungen“ und „Supportanfragen“.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“.
Mindestens eine Option muss ausgewählt bleiben.
Modul einer KI-Mitarbeitenden zuweisen
Ein Modul ist ein gemeinsamer Bereich für das gesamte Unternehmen. Allein dadurch können KI-Mitarbeitende weder Buchungen vornehmen noch Supportanfragen erstellen. Diese Aktionen aktivieren Sie separat für jede einzelne KI-Mitarbeitende.
- Klicken Sie auf der Modulkarte im Bereich „KI-Mitarbeitende“ auf „Mitarbeiterzugriff“. Gibt es noch keine Mitarbeitenden, sehen Sie dort die Schaltfläche „KI-Mitarbeiter erstellen“.
- Wählen Sie Mitarbeitende aus und öffnen Sie den Tab „Zugriff“.
- Wählen Sie im Bereich „Module und Aktionen“ die gewünschten Aktionen aus.
- Klicken Sie auf „Anwenden“.
Im Bereich „KI-Mitarbeitende“ der Modulkarten sehen Sie, wie viele Mitarbeitende bereits mit dem Modul arbeiten und was noch zu tun ist, zum Beispiel einen Kanal zu verbinden.
Über „Mit dem Assistenten konfigurieren“ öffnen Sie den „Einrichtungsassistent“ mit einer bereits ausgewählten Aufgabe für dieses Modul.
Modul pausieren oder fortsetzen
- Öffnen Sie auf der Modulkarte den Bereich „Modul pausieren“.
- Klicken Sie auf „Pausieren“.
Buchungen, Supportanfragen und der Zugriff des Teams auf den Verlauf bleiben erhalten. KI-Mitarbeitende führen jedoch keine neuen Modulaktionen mehr aus. Über die Karte und die Schaltfläche „Kalender öffnen“ oder „Anliegen öffnen“ rufen Sie die gespeicherten Daten auf.
Klicken Sie auf „Fortsetzen“, um das Modul wieder zu aktivieren. Der Bereich erscheint erneut im Menü und die Zugriffseinstellungen der Mitarbeitenden bleiben erhalten.
Gut zu wissen
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können Module verbinden, einrichten und pausieren. „Mitarbeiter“ und „Betrachter“ sehen die Karten ohne Verwaltungsschaltflächen.
- Moduleinstellungen gelten für das gesamte Unternehmen. Was einzelne KI-Mitarbeitende tun, legen Sie in deren Tab „Zugriff“ fest.
- Antworten auf Fragen zum Unternehmen funktionieren auch ohne Module. Unten auf der Seite wird dies im Bereich „Jetzt verfügbar“ angezeigt. Über „Informationen hinzufügen“ ergänzen Sie Angaben.
- Nach dem Verbinden eines Moduls erscheint auf der „Startseite“ im Bereich „Teamarbeit“ eine kurze Übersicht.
- Weitere Informationen finden Sie unter Kalender und Buchungen einrichten und Supportanfragen und Benachrichtigungen.