Kundinnen und Kunden können Ihren KI-Mitarbeitenden entweder über eine fertige ReceptionWorks-Chatseite oder über ein Chatfenster auf Ihrer Website schreiben. Beide Möglichkeiten werden im Tab „Kanäle“ der Mitarbeitenden verbunden. Die Unterhaltungen erscheinen im „Posteingang“.
Wo Sie die Verbindung finden
Öffnen Sie „KI-Mitarbeitende“, wählen Sie Mitarbeitende aus und wechseln Sie zum Tab „Kanäle“. Dort finden Sie die Bereiche „Chat auf Ihrer Website“ und „Separate Chatseite“. Nach dem Verbinden wird der zweite Bereich durch „Kundenchatseite“ ersetzt.
KI-Mitarbeitende mit Kundinnen und Kunden verbinden
- Klicken Sie im Tab „Kanäle“ auf „Mit Kunden verbinden“.
- Wählen Sie im Feld „Wo Kunden Ihnen schreiben“ eine Option aus:
- „ReceptionWorks-Chatseite“ — eine fertige Seite, deren Link Sie an Kundinnen und Kunden senden können;
- „Chat auf meiner Website“ — ein Chatfenster auf Ihrer Website. Geben Sie die Adresse im Feld „HTTPS-Adresse der Website“ ein.
- Wählen Sie im Feld „Wer antwortet den Kunden?“ einen Modus aus: „KI-Mitarbeiter automatisch“, „Die KI erstellt Antworten, das Team prüft sie“ oder „Team antwortet manuell“.
- Klicken Sie auf „Verbindung bestätigen“.
- Sobald „Einstellungen angewendet. Der Kanal ist verbunden.“ erscheint, klicken Sie auf „Fertig“.
Beim Verbinden werden die aktuell gespeicherten Einstellungen der Mitarbeitenden aktiviert.
Chatseite prüfen
- Klicken Sie im Bereich „Kundenchatseite“ auf „Kundenseite öffnen“. Die Seite öffnet sich in einem neuen Tab.
- Stellen Sie eine Frage so, wie eine Kundin oder ein Kunde sie formulieren würde, und warten Sie auf die Antwort.
- Kehren Sie zum Dashboard zurück und klicken Sie auf „Unterhaltungen dieses Mitarbeiters“, um die Unterhaltung anzusehen.
Die Adresse der geöffneten Seite ist der Kundenlink. Sie können ihn per Messenger oder E-Mail senden oder in sozialen Medien veröffentlichen.
Chat zur Website hinzufügen
- Geben Sie im Bereich „Chat auf Ihrer Website“ unter „URL Ihrer Website“ die Adresse ein. Sie muss mit https beginnen.
- Klicken Sie auf „Code vorbereiten“.
- Klicken Sie auf „Code kopieren“. Hat das Kopieren nicht funktioniert, markieren und kopieren Sie den Code manuell aus dem Feld „Fertiger Code für Ihren Website-Editor“.
- Öffnen Sie den Website-Editor und suchen Sie den Bereich zum Einfügen von Code. Er heißt häufig „HTML“.
- Fügen Sie den vollständigen Code ein und speichern Sie die Änderungen auf Ihrer Website.
- Klicken Sie auf „Website öffnen und prüfen“. Unten rechts erscheint eine Chat-Schaltfläche. Klicken Sie darauf, stellen Sie eine Frage und prüfen Sie, ob eine Antwort eingeht.
Die Feldnamen hängen vom Website-Editor ab. Wenn Sie den Code nicht einfügen können, wenden Sie sich an die Person, die Ihre Website betreut.
Sind die Mitarbeitenden noch nicht mit Kundinnen und Kunden verbunden, verbindet die Schaltfläche „Code vorbereiten“ sie sofort. Sie antworten dann automatisch. Möchten Sie mit einem anderen Modus beginnen, klicken Sie zuerst auf „Mit Kunden verbinden“.
Code für Webentwickler
Der Bereich „Code zum Testen auf Localhost und Testseiten“ richtet sich an Entwicklerinnen und Entwickler, die Ihre Website erstellen oder ändern. Dieser Code funktioniert auf dem Computer der Entwicklerperson und auf den aufgeführten Testadressen, aber nicht auf Ihrer Hauptwebsite.
- Hat Ihre Website eine Testkopie, geben Sie deren Adresse im Feld „Testadressen, falls vorhanden (durch Leerzeichen getrennt)“ ein.
- Klicken Sie auf „Testcode vorbereiten“.
- Klicken Sie auf „Testcode kopieren“ und senden Sie ihn der Entwicklerperson.
Unterhaltungen aus dem Testcode erscheinen im „Posteingang“ mit der Kennzeichnung „Test“ und werden nicht als Supportanfragen von Kundinnen und Kunden gezählt. Klicken Sie nach Abschluss der Tests auf „Testcode deaktivieren“.
Verbindung verwalten
Öffnen Sie im Bereich „Kundenchatseite“ die „Verbindungsverwaltung“:
- „Verbindungscode aktualisieren“ — erstellt einen neuen Code. Der alte Code auf Ihrer Website und der bisherige Link zur Chatseite funktionieren dann nicht mehr. Fügen Sie den neuen Code auf Ihrer Website ein und senden Sie Kundinnen und Kunden den neuen Link.
- „Kanal deaktivieren“ — verhindert neue Unterhaltungen sowohl auf der Chatseite als auch auf Ihrer Website. Der Verlauf bleibt erhalten.
Klicken Sie auf „Kanal erneut verbinden“, um wieder Nachrichten anzunehmen.
Erscheint im Tab der Hinweis „Der Kanal verwendet vorherige Einstellungen“, klicken Sie auf „Kanal aktualisieren“. Neue Antworten verwenden dann die aktuellen Einstellungen; Unterhaltungen bleiben erhalten.
Gut zu wissen
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können Mitarbeitende mit Kundinnen und Kunden verbinden.
- Nur die Inhaberin oder der Inhaber kann die Adresse einer verbundenen Website ändern, Testcode ausstellen, den Verbindungscode erneuern, den Kanal ein- oder ausschalten und aktualisieren.
- Das Chatfenster funktioniert nur auf der Website mit der eingegebenen Adresse, mit oder ohne „www“.
- Chatseite und Website-Chat sind ein gemeinsamer Kanal der Mitarbeitenden. Die Inhaberin oder der Inhaber ändert den Antwortmodus im Tab „Kommunikation“ unter „Wer antwortet den Kunden?“.