Laden Sie Dateien hoch, die Ihr Unternehmen bereits verwendet: Preislisten, Speisekarten, Regeln, Zeitpläne oder ein Foto Ihres Schildes. Nach der Verarbeitung können KI-Mitarbeitende diese Informationen für Antworten nutzen. Erkannte Angaben lassen sich außerdem in die Wissensdatenbank übernehmen.
Wo Sie die Funktion finden
- Öffnen Sie im Hauptmenü die „Wissensdatenbank“.
- Wählen Sie den Bereich „Dokumente“ aus.
Unterstützte Dateien
- Dokumente: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT und Markdown;
- Tabellen: Excel (XLSX und XLS), ODS und CSV;
- Bilder: JPG, PNG und WebP.
Eine Datei darf bis zu 10 MB groß sein. Sie können höchstens 5 Dateien gleichzeitig hochladen. Ein PDF darf bis zu 100 Seiten umfassen. Speichern Sie Text- und CSV-Dateien in der Kodierung UTF-8.
Nicht unterstützt werden:
- DOC-, RTF-, PPTX-, XLSM-, XLSB- und Numbers-Dateien. Öffnen Sie solche Dateien im jeweiligen Programm und speichern Sie sie als PDF oder DOCX; Tabellen speichern Sie als XLSX;
- passwortgeschützte Dateien. Entfernen Sie den Schutz und laden Sie die Datei erneut hoch;
- Dateien mit Makros. Speichern Sie sie ohne Makros;
- Archive wie ZIP-Dateien. Laden Sie die enthaltenen Dateien einzeln hoch.
Dateien hochladen
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
- Klicken Sie auf „Dokumente auswählen“ und wählen Sie 1 bis 5 Dateien aus.
- Klicken Sie auf „Hochladen“.
Die Meldung „Dateien angenommen. Die Verarbeitung wird im Hintergrund fortgesetzt.“ erscheint. Ist eine Datei ungeeignet, zeigt die Seite ihren Namen und den Grund an.
Dokumentstatus
- „Wird verarbeitet“ — die Datei wird gelesen;
- „Text wird erkannt…“ — Text in einem Bild wird erkannt;
- „Wird aktualisiert“ — nach einem Austausch wird eine neue Dateiversion verarbeitet;
- „Bereit“ — das Dokument steht den KI-Mitarbeitenden zur Verfügung;
- „Konnte nicht verarbeitet werden“ — die Datei konnte nicht gelesen werden. Ein Hinweis darunter erklärt, was zu korrigieren ist. Bei Fotos heißt dieser Status „Text konnte nicht erkannt werden“, bei einem Austausch „Konnte nicht ersetzt werden“;
- „Websitebestätigung erforderlich“ — über die Website übernommene Informationen warten auf Ihre Prüfung.
Text auf Fotos und Scans wird automatisch erkannt. Wurde ein Foto nicht erkannt, fotografieren Sie es bei guter Beleuchtung näher und möglichst gerade. Eingebettete Bilder in PDFs werden ebenfalls erkannt, höchstens 10 pro Dokument. Kleine Bilder wie Logos werden übersprungen.
Excel- und ODS-Tabellen werden zeilenweise gelesen. Tabellenblätter mit denselben Spalten werden zusammengeführt, die übrigen übersprungen. Die Namen der Tabellenblätter sehen Sie in der Tabellenvorschau.
Erkannte Informationen prüfen
Ein fertiges Dokument steht den KI-Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Außerdem sucht die Plattform darin nach Informationen für die Wissensdatenbank, zum Beispiel nach Leistungen und Preisen. Diese Angaben werden erst nach Ihrer Bestätigung geändert.
- Klicken Sie unter dem Dokument auf „Änderungen prüfen“. Die Anzahl der gefundenen Änderungen steht daneben.
- Für jede Änderung werden „Vorher“ und „Wird zu“ angezeigt. Deaktivieren Sie Angaben, die Sie nicht übernehmen möchten.
- Klicken Sie auf „Ausgewählte anwenden“.
Gibt es keine Änderungen, erscheint unter dem Dokument einer der Links „Ausgelesenen Text anzeigen“, „Erkannten Text anzeigen“ oder „Tabelle anzeigen“. Die Tabellenvorschau zeigt die ersten 50 Zeilen.
Haben Sie Informationen nach dem Hochladen des Dokuments geändert, zum Beispiel anhand einer anderen Datei, sind die Vorschläge möglicherweise veraltet. Klicken Sie auf „Vorschläge aktualisieren“. Das Dokument wird dann mit den aktuellen Informationen verglichen; sein Text bleibt unverändert.
Dokument öffnen, ersetzen oder löschen
Klicken Sie in der Dokumentzeile auf „•••“ und wählen Sie eine Aktion aus:
- „Öffnen“ — zeigt die Datei in einem neuen Tab an;
- „Herunterladen“ — speichert die Originaldatei;
- „Ersetzen“ — lädt eine neue Version hoch. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf „Ersetzung speichern“. KI-Mitarbeitende behalten ihren Zugriff. Die alte Datei bleibt verfügbar, solange die neue verarbeitet wird;
- „Löschen“ — verschiebt das Dokument in den Bereich „Papierkorb“.
Papierkorb
Dokumente im „Papierkorb“ werden nicht für Antworten verwendet. Bei jedem Dokument steht das Datum der automatischen Löschung. Bis dahin können Sie es über die Schaltfläche „Wiederherstellen“ zurückholen.
Standardmäßig bleibt ein Dokument 30 Tage im Papierkorb. Sie können diesen Zeitraum im Bereich „Profil und Kontakte“ unter „Dokumentenaufbewahrung“ ändern. Mehr dazu im Artikel Unternehmenseinstellungen.
Weitere Möglichkeiten, Dokumente hinzuzufügen
- Klicken Sie im „Einrichtungsassistent“ neben dem Nachrichtenfeld auf „+“, wählen Sie Dateien aus und klicken Sie auf „Dokumente verarbeiten“. Der Assistent schlägt dann Informationen vor, die hinzugefügt werden können. Mehr dazu im Artikel Einrichtungsassistent.
- Dokumente werden vom ganzen Unternehmen gemeinsam genutzt und stehen allen KI-Mitarbeitenden automatisch zur Verfügung. Den Zugriff auf einzelne Dokumente können Sie im Tab „Zugriff“ der Mitarbeitenden einschränken. Siehe Zugriffseinstellungen für KI-Mitarbeitende.
Gut zu wissen
- Die Inhaberin oder der Inhaber und Administratoren des Unternehmens können Dokumente hochladen, ersetzen und löschen sowie Änderungen übernehmen. Andere Rollen können Dokumente nur ansehen.
- Widersprechen sich ein Dokument und die Wissensdatenbank, haben die bestätigten Angaben in der Wissensdatenbank Vorrang.
- Originaldateien werden sicher im Speicher des Unternehmens aufbewahrt.