Загрузите файлы, которые уже есть у бизнеса: прайс-лист, меню, правила, расписание или фото вывески. После обработки AI-сотрудники смогут опираться на них в ответах, а найденные сведения можно перенести в базу знаний.
Где найти
- В верхнем меню откройте «База знаний».
- Выберите раздел «Документы».
Какие файлы подходят
- документы: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT и Markdown;
- таблицы: Excel (XLSX и XLS), ODS и CSV;
- изображения: JPG, PNG и WebP.
Каждый файл — до 10 МБ, за одну загрузку — не более пяти файлов. PDF — до 100 страниц. Текстовые файлы и CSV сохраняйте в кодировке UTF-8.
Не подходят:
- файлы DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB и Numbers. Откройте такой файл в своей программе и сохраните как PDF или DOCX, а таблицу — как XLSX;
- файлы, защищённые паролем. Снимите защиту и загрузите файл снова;
- файлы с макросами. Сохраните их без макросов;
- архивы, например ZIP. Загрузите файлы из архива по отдельности.
Как загрузить файлы
- Нажмите «Добавить».
- Нажмите «Выбрать документы» и отметьте от одного до пяти файлов.
- Нажмите «Загрузить».
Появится сообщение «Файлы приняты. Обработка продолжится в фоне.» Если какой-то файл не подошёл, на странице будет его имя и причина.
Статусы документа
- «Обработка» — файл читается;
- «Распознаём текст…» — идёт распознавание текста на изображении;
- «Обновляется» — обрабатывается новая версия файла после замены;
- «Готово» — документ доступен AI-сотрудникам;
- «Не удалось обработать» — файл прочитать не удалось, под ним будет подсказка, что исправить. Для фото этот статус называется «Не удалось распознать текст», для замены — «Не удалось заменить»;
- «Нужно подтвердить сайт» — сведения, собранные с сайта, ждут проверки.
Текст на фото и сканах распознаётся автоматически. Если фото не распозналось, сделайте снимок ближе и ровнее, при хорошем освещении. В PDF распознаются и встроенные картинки, но не больше 10 на документ. Мелкие картинки, например логотипы, пропускаются.
Таблица Excel или ODS читается по строкам. Листы с одинаковыми колонками объединяются, а остальные пропускаются. Названия листов видны в предпросмотре таблицы.
Как проверить найденные сведения
Готовый документ сразу доступен AI-сотрудникам. Кроме того, платформа ищет в нём сведения для базы знаний, например услуги и цены. Эти сведения не меняются без вашего подтверждения.
- Под документом нажмите «Проверить изменения». Рядом указано число найденных изменений.
- Для каждого изменения указано «Было» и «Станет». Снимите отметку с того, что вносить не нужно.
- Нажмите «Применить выбранное».
Если изменений нет, под документом будет ссылка «Посмотреть извлечённый текст», «Посмотреть распознанный текст» или «Посмотреть таблицу». Предпросмотр таблицы показывает первые 50 строк.
Если вы изменили сведения после загрузки документа, например из другого файла, предложения устареют. Нажмите «Обновить предложения»: документ сверят с текущими сведениями, а его текст останется прежним.
Как открыть, заменить или удалить документ
Нажмите «•••» в строке документа и выберите действие:
- «Открыть» — посмотреть файл в новой вкладке;
- «Скачать» — сохранить исходный файл;
- «Заменить» — загрузить новую версию. Выберите файл и нажмите «Сохранить замену». Доступ AI-сотрудников сохранится, а прежний файл работает, пока новый обрабатывается;
- «Удалить» — перенести документ в раздел «Корзина».
Корзина
Документы из раздела «Корзина» не используются в ответах. Под каждым указана дата автоматического удаления. До этой даты документ можно вернуть кнопкой «Восстановить».
По умолчанию документ хранится в корзине 30 дней. Срок меняется в разделе «Профиль и контакты», блок «Хранение документов». Подробнее — в статье Настройки бизнеса.
Другие способы добавить документ
- В помощнике «Помочь с настройкой» нажмите «+» рядом с полем сообщения, выберите файлы и нажмите «Обработать документы». Помощник сам предложит, какие сведения внести. Подробнее — в статье Помощник по настройке.
- Документы общие для всего бизнеса. Новые документы доступны всем AI-сотрудникам автоматически. Закрыть доступ к отдельному документу можно в разделе «Доступы» сотрудника — см. Доступы AI-сотрудника.
Что важно знать
- Загружать, заменять и удалять документы, а также применять изменения могут владелец и администратор бизнеса. Остальные роли документы только просматривают.
- Если документ и база знаний расходятся, приоритет у подтверждённых сведений в базе знаний.
- Исходные файлы хранятся в защищённом хранилище бизнеса.