Un link secret adaugă programările afacerii dvs. în Google Calendar, Outlook sau Apple Calendar. Aplicația de calendar preia singură programările noi și cele modificate, astfel încât vedeți programul de lucru lângă activitățile personale. Acolo calendarul este doar pentru citire: programările se creează și se modifică în continuare în ReceptionWorks.
Unde îl găsiți
Deschideți „Module” din meniul de sus, conectați modulul „Integrări” (implicit este dezactivat) și faceți clic pe „Deschide integrările” pe cardul lui. În fila „Conexiuni” faceți clic pe „Configurați calendarele” sau deschideți fila „Calendare”. Doar Proprietar și Administrator pot crea și modifica linkul.
Cum adăugați programările în calendar
- În fila „Calendare” faceți clic pe „Creați linkul”.
- Faceți clic pe „Copiați linkul”. Dacă nu se poate copia, selectați linkul și copiați-l manual.
- Adăugați linkul în aplicația de calendar ca abonament:
- Google Calendar: pe computer deschideți „Alte calendare”, alegeți „De la URL”, lipiți linkul și apăsați „Adăugați calendarul”.
- Outlook: deschideți „Adăugare calendar”, alegeți „Abonare de pe web”, lipiți linkul și dați-i un nume.
- Apple Calendar: pe Mac alegeți Fișier → „Abonament nou la calendar”; pe iPhone deschideți Configurări → Calendar → Conturi → Adăugați un cont → Altele → „Adăugați un calendar abonat”.
Puteți adăuga același link în mai multe calendare și pe mai multe dispozitive. Fila „Calendare” îl afișează de fiecare dată când o deschideți, împreună cu data creării și ultima descărcare de către un calendar.
Ce ajunge în calendar
- Programările confirmate de acum 60 de zile până peste 400 de zile, cel mult 2000 de evenimente. Programările trecute rămân și atunci când vizita a avut loc sau clientul nu s-a prezentat.
- Programările care așteaptă confirmarea și cele anulate nu sunt incluse. O programare anulată dispare din calendar la următoarea actualizare.
- Titlul evenimentului conține serviciul și numele clientului. Descrierea indică specialistul și adresa deplasării sau locația. Telefonul și emailul clientului se adaugă doar cât timp modulul „Clienți” este conectat.
- Etichetele din descriere sunt în limba interfeței persoanei care a creat linkul.
Aplicațiile de calendar actualizează abonamentele după propriul program: la Google poate dura câteva ore, la Outlook și Apple de obicei mai puțin. De aceea, o programare nouă poate apărea în calendar mai târziu decât în ReceptionWorks.
Păstrați linkul secret
Oricine are linkul vede programările și datele de contact ale clienților dvs. Nu îl faceți public și nu îl trimiteți în afara echipei. Când adăugați linkul în Google, Microsoft sau Apple, compania respectivă primește aceste date: afacerea dvs. ia această decizie în calitate de operator al datelor clienților săi.
- Dacă linkul ar fi putut ajunge la alții, faceți clic pe „Reemiteți linkul” și confirmați cu „Reemiteți linkul”. Linkul vechi nu mai funcționează imediat, iar toate calendarele care îl folosesc pierd programările: adăugați în ele linkul nou.
- Ca să nu mai partajați programările, faceți clic pe „Revocați linkul” și confirmați cu „Revocați linkul”. Calendarele nu mai primesc programări imediat. Puteți crea un link nou mai târziu.
Linkul este revocat și automat când persoana care l-a creat este eliminată din echipă sau afacerea este arhivată. Cât timp modulul „Integrări” este dezactivat, calendarele nu pot descărca linkul; funcționează din nou imediat ce reactivați modulul.