Calendarul reunește într-un singur loc programările întregii echipe, atât cele create de dvs., cât și cele făcute de angajații AI. Tot aici configurați serviciile, specialiștii și programul de lucru, pe care AI le folosește pentru a le oferi clienților intervale libere.
Unde găsiți calendarul
Opțiunea „Calendar” apare în meniul de sus când modulul „Programări și rezervări” este conectat. Pagina „Configurarea programărilor” se deschide cu butonul „Configurați programările” din partea de sus a calendarului.
Configurarea programărilor
Cel mai simplu este să începeți cu blocul „Configurează programările într-un singur pas” de pe pagina „Configurarea programărilor”:
- În câmpul „Serviciu pentru programare”, lăsați „Serviciu nou” sau alegeți unul existent.
- Completați „Numele serviciului” și „Durata (minute)”. Pentru vizite la locația clientului, selectați „Deplasare la client”.
- În câmpul „Cine oferă serviciul”, alegeți un specialist sau lăsați „Specialist nou” și introduceți un nume.
- În blocul „Program de lucru”, selectați zilele săptămânii și introduceți orele de început și de sfârșit ale zilei de lucru.
- Faceți clic pe „Confirmă configurarea programărilor”.
Dacă aveți deja o listă de prețuri sau un program, faceți clic pe „Configurați programările cu ajutorul asistentului”.
Mai jos, pe aceeași pagină, există șase secțiuni pentru o configurare detaliată:
- „Specialiști” — cine primește clienții.
- „Servicii” — ce se poate programa și cât durează o programare. În câmpul „Cine oferă serviciul”, selectați specialiștii.
- „Programul companiei” — zilele și orele în care un specialist este disponibil pentru programări. Butonul „Salvează programul” înlocuiește întregul program săptămânal al specialistului selectat.
- „Locațiile programărilor” — adresele pe care echipa și AI le pot comunica clienților.
- „Pauze și zile libere” — blocați un interval pentru o pauză sau o zi liberă cu butonul „Blochează intervalul”. Pentru a-l face din nou disponibil, faceți clic pe „Deblochează intervalul”.
- „Sejururi” — camere și unități cu numărul maxim de oaspeți, precum și orele de check-in și plecare.
Puteți corecta datele salvate cu butonul „Editează”. Programările deja create rămân în calendar.
Vizualizarea calendarului
- Alegeți o vizualizare: „Zi”, „Săptămână”, „Listă” sau „Sejururi”.
- Schimbați perioada cu săgețile sau reveniți la data curentă cu butonul „Astăzi”.
- Pentru a găsi o programare, aplicați filtre: „Dată”, „Serviciu”, „Specialist / cazare”, „Angajat AI” sau „Caută” după numele clientului și serviciu. Faceți clic pe „Afișează”.
Vizualizarea „Sejururi” afișează camerele pe rânduri și rezervările pe nopți.
Crearea unei programări
- Faceți clic pe „＋ Programare nouă”.
- Introduceți „Numele clientului” și selectați „Serviciu sau unitate”.
- Alegeți un specialist sau o unitate, data și ora de început.
- Faceți clic pe „Verifică ora” pentru a vă asigura că intervalul este liber.
- Faceți clic pe „Creează o programare”.
Pentru cazare, în locul unei ore introduceți „Check-in”, „Plecare” și numărul de oaspeți. Pentru o vizită la client, introduceți „Adresa serviciului”. O programare creată manual primește imediat starea „Confirmată” și este vizibilă întregii echipe.
Modificarea unei programări
Faceți clic pe o programare din calendar pentru a-i deschide cardul. Acesta afișează ora, specialistul, serviciul, comentariul și persoana care a creat programarea. Dacă programarea este asociată unui chat, faceți clic pe „Deschide chatul”.
Acțiunile disponibile depind de starea programării:
- „Așteaptă confirmarea” — „Reprogramează”, „Confirmă” și „Anulează programarea”;
- „Confirmată” — „Reprogramează”, „Marchează ca finalizată”, „Clientul nu s-a prezentat” și „Anulează programarea”.
Pentru reprogramare, faceți clic pe „Reprogramează”, alegeți o dată și oră nouă, apoi faceți clic pe „Salvează ora nouă”. După anulare, intervalul redevine liber. Programările cu stările „Anulată”, „Finalizată” și „Neprezentare” rămân în istoric.
De reținut
- Toți membrii companiei pot vedea calendarul.
- Proprietarul, administratorul și operatorul pot crea, reprograma și anula programări.
- Proprietarul și administratorul pot configura servicii, specialiști și programe. Numai ei văd butonul „Configurați programările”.
- Datele programărilor sunt comune echipei și tuturor angajaților AI. Pentru a permite unui angajat AI să facă programări, activați această acțiune în fila „Acces”.
- Orele din calendar sunt afișate în fusul orar al companiei. Fusul orar este indicat în partea de sus a paginii „Configurarea programărilor” și poate fi schimbat în setările companiei.
- Dacă modulul este suspendat, istoricul și programările nefinalizate rămân disponibile, dar nu puteți crea programări noi.