Carregue ficheiros que a empresa já tenha: tabelas de preços, menus, regras, horários ou uma fotografia da sinalética. Após o processamento, os assistentes de IA podem utilizar os ficheiros nas respostas e as informações encontradas podem ser adicionadas à base de conhecimento.
Onde encontrar
- No menu superior, abra «Base de conhecimento».
- Escolha a secção «Documentos».
Formatos de ficheiro compatíveis
- documentos: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT e Markdown;
- folhas de cálculo: Excel (XLSX e XLS), ODS e CSV;
- imagens: JPG, PNG e WebP.
Cada ficheiro pode ter até 10 MB e pode carregar, no máximo, 5 ficheiros de cada vez. Um PDF pode ter até 100 páginas. Guarde ficheiros de texto e CSV com a codificação UTF-8.
Não são compatíveis:
- ficheiros DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB e Numbers. Abra-os no programa correspondente e guarde-os como PDF ou DOCX; guarde as folhas de cálculo como XLSX;
- ficheiros protegidos por palavra-passe. Remova a proteção e volte a carregar o ficheiro;
- ficheiros com macros. Guarde-os sem macros;
- arquivos, como ZIP. Carregue individualmente os ficheiros contidos no arquivo.
Carregar ficheiros
- Clique em «Adicionar».
- Clique em «Selecionar documentos» e escolha entre 1 e 5 ficheiros.
- Clique em «Carregar».
Aparece a mensagem «Ficheiros aceites. O processamento continuará em segundo plano.». Se um ficheiro não for adequado, a página apresenta o respetivo nome e o motivo.
Estados dos documentos
- «A processar» — o ficheiro está a ser lido;
- «A reconhecer texto…» — o texto de uma imagem está a ser reconhecido;
- «A atualizar» — está a ser processada uma nova versão do ficheiro após a substituição;
- «Pronto» — o documento está disponível para os assistentes de IA;
- «Não foi possível processar» — não foi possível ler o ficheiro; uma indicação abaixo explica o que corrigir. Para fotografias, o estado é «Não foi possível reconhecer o texto» e, para uma substituição, «Não foi possível substituir»;
- «É necessária a confirmação do site» — as informações recolhidas do site aguardam revisão.
O texto em fotografias e digitalizações é reconhecido automaticamente. Se uma fotografia não for reconhecida, aproxime a câmara e mantenha-a direita, com boa iluminação. Também são reconhecidas imagens incorporadas em PDFs, até 10 por documento. Imagens pequenas, como logótipos, são ignoradas.
As folhas de cálculo Excel e ODS são lidas linha a linha. As folhas com as mesmas colunas são combinadas e as restantes são ignoradas. Os nomes das folhas são apresentados na pré-visualização.
Verificar as informações encontradas
Um documento pronto fica imediatamente disponível para os assistentes de IA. A plataforma também procura nele informações para a base de conhecimento, como serviços e preços. Essas informações só são alteradas após a sua confirmação.
- Abaixo do documento, clique em «Rever alterações». O número de alterações encontradas aparece junto ao botão.
- Cada alteração mostra «Antes» e «Passará a ser». Desmarque as alterações que não pretende adicionar.
- Clique em «Aplicar seleção».
Se não houver alterações, aparece abaixo do documento uma ligação: «Ver texto extraído», «Ver texto reconhecido» ou «Ver tabela». A pré-visualização de folhas de cálculo apresenta as primeiras 50 linhas.
Se as informações tiverem sido alteradas depois de carregar o documento, por exemplo através de outro ficheiro, as sugestões ficam desatualizadas. Clique em «Atualizar sugestões»: o documento é comparado com as informações atuais e o respetivo texto permanece igual.
Abrir, substituir ou eliminar um documento
Clique em «•••» na linha do documento e escolha uma ação:
- «Abrir» — ver o ficheiro num novo separador;
- «Descarregar» — guardar o ficheiro original;
- «Substituir» — carregar uma nova versão. Escolha um ficheiro e clique em «Guardar substituição». Os assistentes de IA mantêm o acesso e o ficheiro antigo continua disponível enquanto a nova versão é processada;
- «Eliminar» — mover o documento para a secção «Lixo».
Lixo
Os documentos na secção «Lixo» não são utilizados nas respostas. Cada um apresenta a data da eliminação automática. Até essa data, pode recuperá-lo através do botão «Restaurar».
Por predefinição, um documento permanece no lixo durante 30 dias. Pode alterar este prazo na secção «Perfil e contactos», no bloco «Retenção de documentos». Saiba mais em Perfil e definições da empresa.
Outras formas de adicionar um documento
- No «Assistente de configuração», clique em «+» junto ao campo da mensagem, escolha os ficheiros e clique em «Processar documentos». O assistente sugere informações a adicionar. Saiba mais em Assistente de configuração.
- Os documentos são partilhados por toda a empresa. Os documentos novos ficam automaticamente disponíveis para todos os assistentes de IA. Pode restringir o acesso a um documento específico na secção «Acessos» do assistente — consulte Definições de acesso do assistente de IA.
Informações úteis
- Proprietários e Administradores podem carregar, substituir e eliminar documentos e aplicar alterações. As outras funções só podem consultar os documentos.
- Se um documento e a base de conhecimento apresentarem informações diferentes, prevalecem as informações confirmadas da base de conhecimento.
- Os ficheiros originais são conservados no armazenamento seguro da empresa.