Uma ligação secreta adiciona as marcações do seu negócio ao Google Calendar, ao Outlook ou ao Apple Calendar. A aplicação de calendário vai buscar sozinha as marcações novas e alteradas, para que veja a agenda de trabalho ao lado dos compromissos pessoais. Aí o calendário é só de leitura: as marcações continuam a ser criadas e alteradas no ReceptionWorks.
Onde encontrar
Abra «Módulos» no menu superior, ligue o módulo «Integrações» (por predefinição está desativado) e clique em «Abrir integrações» no respetivo cartão. No separador «Ligações», clique em «Configurar calendários» ou abra o separador «Calendários». Só Proprietário e Administrador podem criar e alterar a ligação.
Como adicionar as marcações ao calendário
- No separador «Calendários», clique em «Criar ligação».
- Clique em «Copiar ligação». Se não for possível copiar, selecione a ligação e copie-a manualmente.
- Adicione a ligação à sua aplicação de calendário como subscrição:
- Google Calendar: no computador, abra «Outros calendários», escolha «A partir do URL», cole a ligação e clique em «Adicionar calendário».
- Outlook: abra «Adicionar calendário», escolha «Subscrever a partir da Web», cole a ligação e dê-lhe um nome.
- Apple Calendar: no Mac escolha Ficheiro → «Nova subscrição de calendário»; no iPhone abra Definições → Calendário → Contas → Adicionar conta → Outra → «Adicionar calendário subscrito».
Pode adicionar a mesma ligação a vários calendários e dispositivos. O separador «Calendários» mostra-a sempre que o abre, com a data de criação e a última vez que um calendário a descarregou.
O que chega ao calendário
- As marcações confirmadas desde há 60 dias até 400 dias à frente, no máximo 2000 eventos. As marcações passadas ficam também quando a visita se realizou ou o cliente não compareceu.
- As marcações a aguardar confirmação e as canceladas não são incluídas. Uma marcação cancelada desaparece do calendário na atualização seguinte.
- O título do evento tem o serviço e o nome do cliente. A descrição indica o especialista e a morada da deslocação ou o local. O telefone e o email do cliente só são adicionados enquanto o módulo «Clientes» estiver ligado.
- As etiquetas da descrição estão no idioma da interface de quem criou a ligação.
As aplicações de calendário atualizam as subscrições ao seu próprio ritmo: o Google pode demorar várias horas, o Outlook e a Apple normalmente menos. Por isso, uma marcação nova pode aparecer no calendário mais tarde do que no ReceptionWorks.
Mantenha a ligação secreta
Qualquer pessoa com a ligação vê as marcações e os contactos dos seus clientes. Não a divulgue nem a envie para fora da equipa. Ao adicioná-la ao Google, à Microsoft ou à Apple, transmite estes dados a essa empresa: o seu negócio toma esta decisão como responsável pelo tratamento dos dados dos seus clientes.
- Se a ligação puder ter sido divulgada, clique em «Emitir a ligação de novo» e confirme com «Emitir a ligação de novo». A ligação antiga deixa de funcionar de imediato e todos os calendários que a usam perdem as marcações: adicione-lhes a nova ligação.
- Para deixar de partilhar as marcações, clique em «Revogar ligação» e confirme com «Revogar ligação». Os calendários deixam de receber marcações de imediato. Pode criar uma nova ligação mais tarde.
A ligação também é revogada automaticamente quando a pessoa que a criou é removida da equipa ou o negócio é arquivado. Enquanto o módulo «Integrações» estiver desativado, os calendários não conseguem descarregar a ligação; volta a funcionar assim que voltar a ligar o módulo.