O calendário reúne num só lugar as marcações de toda a equipa, tanto as criadas por pessoas como as feitas pelos assistentes de IA. É também onde configura serviços, especialistas e horários de trabalho para a IA propor horários disponíveis aos clientes.
Onde encontrar
A opção «Calendário» aparece no menu superior quando o módulo «Marcações e reservas» está ligado. Abra a página «Configuração de marcações» através do botão «Configurar marcações», no topo do calendário.
Configurar as marcações
A forma mais simples de começar é utilizar o bloco «Configurar marcações num só passo» na página «Configuração de marcações»:
- No campo «Serviço a marcar», mantenha «Novo serviço» ou escolha um serviço existente.
- Preencha «Nome do serviço» e «Duração (minutos)». Para visitas ao domicílio, selecione «Deslocação até ao cliente».
- No campo «Quem presta o serviço», escolha um especialista ou mantenha «Novo especialista» e introduza um nome.
- No bloco «Horário de funcionamento», selecione os dias da semana e introduza as horas de início e de fim do dia de trabalho.
- Clique em «Confirmar configuração de marcações».
Se já tiver uma tabela de preços ou um horário, clique em «Configurar marcações com o assistente».
Mais abaixo, a mesma página contém seis secções para uma configuração detalhada:
- «Especialistas» — quem atende os clientes.
- «Serviços» — o que pode ser marcado e a duração do atendimento. No campo «Quem presta o serviço», selecione os especialistas.
- «Horário de funcionamento» — dias e horas em que um especialista aceita marcações. O botão «Guardar horário» substitui todo o horário semanal do especialista selecionado.
- «Locais de atendimento» — endereços que a equipa e a IA podem indicar aos clientes.
- «Pausas e dias de folga» — bloqueie horários para férias ou pausas através do botão «Bloquear horário». Para voltar a disponibilizá-los, clique em «Desbloquear horário».
- «Estadias» — quartos e unidades, com o número máximo de hóspedes e os horários de check-in e check-out.
Pode corrigir dados guardados através do botão «Editar». As marcações já criadas permanecem no calendário.
Consultar o calendário
- Escolha uma vista: «Dia», «Semana», «Lista» ou «Estadias».
- Mude de período através das setas ou regresse à data atual com o botão «Hoje».
- Para localizar uma marcação específica, defina filtros: «Data», «Serviço», «Especialista / alojamento» ou «Assistente de IA». Também pode utilizar «Pesquisar» pelo nome do cliente ou serviço. Clique em «Mostrar».
A vista «Estadias» apresenta os quartos em linhas e as reservas por noite.
Criar uma marcação
- Clique em «＋ Nova marcação».
- Introduza o «Nome do cliente» e escolha «Serviço ou unidade».
- Escolha um especialista ou uma unidade, a data e a hora de início.
- Clique em «Verificar horário» para confirmar que está disponível.
- Clique em «Criar marcação».
Para um alojamento, em vez de uma hora, introduza «Check-in», «Check-out» e o número de hóspedes. Para uma visita ao cliente, introduza o «Endereço do serviço». Uma marcação criada manualmente recebe imediatamente o estado «Confirmada» e fica visível para toda a equipa.
Alterar uma marcação
Clique numa marcação no calendário para abrir o cartão. Este apresenta a hora, o especialista, o serviço, o comentário e quem criou a marcação. Se estiver associada a um chat, clique em «Abrir chat».
As ações disponíveis dependem do estado da marcação:
- «A aguardar confirmação» — «Alterar marcação», «Confirmar» e «Cancelar marcação»;
- «Confirmada» — «Alterar marcação», «Marcar como concluído», «Cliente não compareceu» e «Cancelar marcação».
Para reagendar, clique em «Alterar marcação», escolha a nova data e hora e clique em «Guardar novo horário». Depois do cancelamento, o horário fica novamente disponível. As marcações com o estado «Cancelada», «Concluída» ou «Não compareceu» permanecem no histórico.
Informações úteis
- Todos os membros da empresa podem consultar o calendário.
- Proprietários, Administradores e Operadores podem criar, alterar e cancelar marcações.
- Proprietários e Administradores podem configurar serviços, especialistas e horários. Só estes veem o botão «Configurar marcações».
- Os dados das marcações são partilhados pela equipa e por todos os assistentes de IA. Para permitir que um assistente marque atendimentos, ative essa ação no separador «Acessos».
- As horas do calendário são apresentadas no fuso horário da empresa. O fuso é indicado no topo da página «Configuração de marcações» e pode ser alterado nas definições da empresa.
- Se o módulo estiver pausado, o histórico e as marcações por concluir continuam disponíveis, mas não é possível criar novas marcações.