Prześlij pliki, które ma już Twoja firma: cennik, menu, zasady, harmonogram lub zdjęcie szyldu. Po przetworzeniu pracownicy AI mogą wykorzystywać je w odpowiedziach, a znalezione informacje możesz przenieść do bazy wiedzy.
Gdzie znaleźć dokumenty
- W górnym menu otwórz „Baza wiedzy”.
- Wybierz sekcję „Dokumenty”.
Obsługiwane pliki
- dokumenty: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT i Markdown;
- arkusze kalkulacyjne: Excel (XLSX i XLS), ODS i CSV;
- obrazy: JPG, PNG i WebP.
Każdy plik może mieć maksymalnie 10 MB. Jednocześnie możesz przesłać nie więcej niż 5 plików. Plik PDF może mieć do 100 stron. Pliki tekstowe i CSV zapisuj w kodowaniu UTF-8.
Nie są obsługiwane:
- pliki DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB i Numbers. Otwórz taki plik w odpowiednim programie i zapisz jako PDF lub DOCX, a arkusz jako XLSX;
- pliki chronione hasłem. Usuń zabezpieczenie i prześlij plik ponownie;
- pliki z makrami. Zapisz je bez makr;
- archiwa, na przykład ZIP. Przesyłaj zawarte w nich pliki pojedynczo.
Jak przesłać pliki
- Kliknij „Dodaj”.
- Kliknij „Wybierz dokumenty” i wybierz od 1 do 5 plików.
- Kliknij „Prześlij”.
Pojawi się komunikat „Pliki przyjęto. Przetwarzanie będzie kontynuowane w tle.”. Jeśli plik jest nieodpowiedni, strona pokaże jego nazwę i przyczynę.
Statusy dokumentu
- „Przetwarzanie” — plik jest odczytywany;
- „Rozpoznawanie tekstu…” — rozpoznawany jest tekst na obrazie;
- „Aktualizowanie” — przetwarzana jest nowa wersja pliku po jego zastąpieniu;
- „Gotowe” — dokument jest dostępny dla pracowników AI;
- „Nie udało się przetworzyć” — nie można odczytać pliku; wskazówka pod nim wyjaśnia, co poprawić. Dla zdjęć ten status brzmi „Nie udało się rozpoznać tekstu”, a dla zastąpionego pliku — „Nie udało się zastąpić”;
- „Wymagane potwierdzenie witryny” — informacje zebrane ze strony czekają na sprawdzenie.
Tekst na zdjęciach i skanach jest rozpoznawany automatycznie. Jeśli zdjęcie nie zostało rozpoznane, zrób je z mniejszej odległości, prosto i przy dobrym oświetleniu. Rozpoznawane są też obrazy osadzone w PDF, maksymalnie 10 na dokument. Małe obrazy, takie jak logotypy, są pomijane.
Arkusze Excel i ODS są odczytywane wiersz po wierszu. Arkusze o tych samych kolumnach są łączone, a pozostałe pomijane. W podglądzie arkusza widoczne są nazwy kart.
Jak sprawdzić znalezione informacje
Gotowy dokument jest od razu dostępny dla pracowników AI. Platforma wyszukuje w nim również informacje do bazy wiedzy, na przykład usługi i ceny. Te informacje nie zostaną zmienione bez Twojego potwierdzenia.
- Pod dokumentem kliknij „Sprawdź zmiany”. Obok zobaczysz liczbę znalezionych zmian.
- Każda zmiana pokazuje „Przed” i „Zostanie”. Odznacz informacje, których nie chcesz dodawać.
- Kliknij „Zastosuj wybrane”.
Jeśli nie ma zmian, pod dokumentem zobaczysz link „Wyświetl wyodrębniony tekst”, „Wyświetl rozpoznany tekst” albo „Wyświetl tabelę”. Podgląd arkusza pokazuje pierwszych 50 wierszy.
Jeśli po przesłaniu dokumentu zmienisz informacje, na przykład na podstawie innego pliku, sugestie staną się nieaktualne. Kliknij „Odśwież sugestie”. Dokument zostanie porównany z bieżącymi informacjami, a jego tekst pozostanie bez zmian.
Jak otworzyć, zastąpić lub usunąć dokument
Kliknij „•••” w wierszu dokumentu i wybierz działanie:
- „Otwórz” — wyświetl plik w nowej karcie;
- „Pobierz” — zapisz oryginalny plik;
- „Zastąp” — prześlij nową wersję. Wybierz plik i kliknij „Zapisz zastąpienie”. Pracownicy AI zachowają dostęp, a stary plik będzie działać do czasu przetworzenia nowego;
- „Usuń” — przenieś dokument do sekcji „Kosz”.
Kosz
Dokumenty w sekcji „Kosz” nie są używane w odpowiedziach. Przy każdym widnieje data automatycznego usunięcia. Do tego dnia możesz go przywrócić przyciskiem „Przywróć”.
Domyślnie dokument pozostaje w koszu przez 30 dni. Ten okres możesz zmienić w sekcji „Profil i dane kontaktowe”, w bloku „Okres przechowywania dokumentów”. Szczegóły znajdziesz w artykule Ustawienia firmy.
Inne sposoby dodawania dokumentów
- W asystencie konfiguracji „Asystent konfiguracji” kliknij „+” obok pola wiadomości, wybierz pliki i kliknij „Przetwarzaj dokumenty”. Asystent zaproponuje informacje do dodania. Więcej informacji znajdziesz w artykule Asystent konfiguracji.
- Dokumenty są wspólne dla całej firmy. Nowe pliki są automatycznie dostępne dla wszystkich pracowników AI. Dostęp do konkretnego dokumentu możesz wyłączyć w sekcji „Dostęp” pracownika — zobacz Ustawienia dostępu pracownika AI.
Warto wiedzieć
- Dokumenty mogą przesyłać, zastępować i usuwać oraz stosować zmiany Właściciel i Administrator. Pozostałe role mogą je tylko przeglądać.
- Jeśli dokument jest sprzeczny z bazą wiedzy, pierwszeństwo mają potwierdzone informacje w bazie.
- Oryginalne pliki są przechowywane w bezpiecznym magazynie firmy.