W sekcji „Klienci” znajdziesz osoby, które pisały do pracownika AI firmy lub dokonały rezerwacji. Po rozmowie AI sam uzupełnia kartę klienta: imię, kontakty, bliskich, preferowany czas, ulubioną usługę lub specjalistę. AI prowadzi też krótkie podsumowanie o kliencie: „Pamięć asystenta AI”. Przy każdej informacji widać jej źródło, a zespół może poprawić kartę lub usunąć zbędne dane.
Gdzie znaleźć klientów
- W górnym menu otwórz „Baza wiedzy”.
- Wybierz sekcję „Klienci”.
Sekcja jest widoczna w menu tylko wtedy, gdy moduł „Klienci” jest podłączony. Aby go podłączyć, otwórz „Moduły” w górnym menu i na karcie „Klienci” kliknij „Podłącz”. Na karcie podłączonego modułu pojawi się link „Otwórz listę klientów”.
Kartę klienta możesz też otworzyć z innych sekcji: link „Otwórz kartę klienta” znajduje się w oknie „Szczegóły rozmowy” w sekcji „Skrzynka odbiorcza”, w oknie „Szczegóły zgłoszenia” oraz w szczegółach rezerwacji w sekcji „Kalendarz”.
Co zapamiętuje AI
- AI uzupełnia kartę po rozmowie, a nie w jej trakcie: gdy klient nie pisze od około 30 minut albo rozmowa zostanie zamknięta. Aby nie czekać, kliknij „Zaktualizuj dane” na karcie klienta.
- AI zapisuje tylko to, co klient powiedział sam. Odpowiedzi pracownika AI i zespołu nie są źródłem informacji.
- Samodzielnie AI bierze pod uwagę tylko wiadomości otrzymane, gdy moduł jest podłączony. Przycisk „Zaktualizuj dane” pozwala ponownie przeczytać także wcześniejszą rozmowę. Rozmowy z czatu testowego nie trafiają do sekcji.
- Informacje o zdrowiu związane z usługą, na przykład alergię, AI zapisuje wyłącznie jako notatkę z oznaczeniem „Wrażliwe”.
- W kolejnej rozmowie pracownik AI zwraca się do klienta po imieniu, proponuje to, co klient zwykle wybiera, i uwzględnia „Pamięć asystenta AI”. Nigdy nie widzi pełnych numerów telefonu ani adresów e-mail. Na czacie na stronie pracownik AI widzi tylko imię, pamięć, preferowany czas i preferencje, ponieważ z jednej przeglądarki mogą korzystać różne osoby.
- Zapamiętywanie odwiedzających stronę można wyłączyć dla całego czatu, a odwiedzający może też wyłączyć je sam. Szczegóły znajdziesz w artykule Czat na stronie internetowej i strona czatu.
Jak znaleźć klienta
- Zacznij wpisywać imię, numer telefonu lub adres e-mail w polu „Szukaj klienta”.
- Po wpisaniu trzech znaków i krótkiej przerwie lista sama się przefiltruje, a pasujący klienci pojawią się jako podpowiedzi pod polem.
- Wybierz klienta z podpowiedzi, aby otworzyć jego kartę.
Dopóki w polu są mniej niż trzy znaki, widać całą listę. Na górze są klienci z najnowszą aktywnością. Kolejni klienci ładują się automatycznie, gdy przewijasz listę w dół.
W wierszu klienta widać kanały, przez które pisał, liczbę rozmów i rezerwacji oraz datę ostatniej aktywności.
Co zawiera karta klienta
- „Podstawowe” — imię i data urodzin.
- „Pamięć asystenta AI” — krótkie podsumowanie o kliencie, które prowadzi AI.
- „Kontakty” — numery telefonów, adresy e-mail oraz nazwa użytkownika w Telegramie lub na Instagramie, jeśli kanał ją przekazał. Główny telefon i główny e-mail są oznaczone jako „Główny”. Nazwy użytkownika nie można zmienić ani usunąć.
- „Bliscy” — partner, dzieci, rodzice, inni krewni i zwierzęta domowe.
- „Preferowany czas” — dni tygodnia i pora dnia albo dokładny przedział godzin.
- „Preferencje” — ulubione usługi i specjaliści.
- „Notatki” — krótkie notatki o kliencie.
- „Historia” — rozmowy i rezerwacje klienta. Rozmowę otworzysz przez link.
Pod każdą informacją widać jej źródło i datę: „według klienta” z linkiem do rozmowy, imię członka zespołu, który ją dodał, albo „z kanału”.
Jak poprawić kartę
- Otwórz kartę klienta.
- Aby zmienić imię lub datę urodzin, kliknij „Zmień imię” lub „Zmień datę urodzin”, wpisz wartość i kliknij „Zapisz”. Rok urodzenia jest opcjonalny.
- Aby dodać informacje, kliknij w odpowiedniej części karty „Dodaj kontakt”, „Dodaj bliską osobę”, „Dodaj preferowany czas”, „Dodaj preferencję” lub „Dodaj notatkę”.
- Aby usunąć błędną informację, kliknij obok niej „Usuń”. Aby zmienić główny kontakt, kliknij „Ustaw jako główny”.
Preferencję wybierasz spośród usług i specjalistów z bazy wiedzy. Jeśli notatka dotyczy zdrowia klienta i wiąże się z usługą, zaznacz „Wrażliwe dane o zdrowiu związane z usługą”: notatka otrzyma oznaczenie „Wrażliwe”.
AI nigdy nie zmienia ani nie usuwa informacji dodanych przez zespół. Wyjątkiem jest „Pamięć asystenta AI”: AI aktualizuje ją po rozmowach. Jeśli AI zapisał coś błędnie, popraw lub usuń to ręcznie.
Pamięć asystenta AI
„Pamięć asystenta AI” to krótki tekst o kliencie, do 1500 znaków: jego sytuacja, historia kontaktów z firmą, życzenia i preferowany sposób komunikacji. Blok znajduje się na karcie zaraz po „Podstawowe”. Pod tekstem, tak jak przy innych informacjach, widać źródło i datę.
- Po rozmowach AI przepisuje cały tekst, biorąc za podstawę obecny. To, co napisał zespół, AI zachowuje, chyba że sam klient temu zaprzeczy.
- Nowe informacje AI zapisuje jako słowa klienta, a nie jako sprawdzone fakty.
- AI nie zapisuje w pamięci kontaktów, informacji o zdrowiu, dat urodzenia, danych płatniczych i danych z dokumentów tożsamości, obietnic, rabatów, cen ani instrukcji. Informacje o zdrowiu związane z usługą trafiają tylko do notatek z oznaczeniem „Wrażliwe”.
- Pracownik AI uwzględnia pamięć w rozmowach we wszystkich kanałach, także na czacie na stronie. Traktuje ją jako niesprawdzone tło i nie cytuje jej klientowi.
Aby edytować pamięć:
- W bloku „Pamięć asystenta AI” kliknij „Edytuj pamięć”.
- Popraw tekst i kliknij „Zapisz”. Nie wpisuj do pamięci kontaktów ani informacji o zdrowiu.
Aby całkowicie wyczyścić pamięć, otwórz „Edytuj pamięć” i kliknij „Wyczyść”. Przy następnej aktualizacji pamięci AI weźmie Twój tekst za podstawę.
Jak od razu zaktualizować dane
Aby AI przeczytał nowe wiadomości klienta bez czekania 30 minut po rozmowie:
- Otwórz kartę klienta i kliknij „Zaktualizuj dane” u góry strony.
- Gdy AI pracuje, na karcie widać „Aktualizujemy dane…”.
- Poczekaj na wynik: „Dane zaktualizowane.”, „Brak nowych informacji.”, „AI jest teraz niedostępna — spróbuj później.” lub „Nie udało się zaktualizować danych.”
AI od razu czyta wiadomości klienta, których jeszcze nie przetworzył. Jeśli nowych wiadomości nie ma, AI ponownie czyta ostatnią rozmowę klienta (do 40 ostatnich wiadomości, także otrzymanych przed podłączeniem modułu lub gdy był wstrzymany) i aktualizuje pamięć oraz kartę. Jeśli takiej rozmowy nie ma, pojawi się „Brak dialogów, z których można zaktualizować dane.”
Dla jednego klienta przycisku można użyć raz na 10 minut, a w całej firmie do 30 razy na godzinę. Po częstszym kliknięciu pojawi się „Dane można aktualizować raz na 10 minut.” lub „Osiągnięto godzinny limit aktualizacji. Spróbuj później.”
Możliwe duplikaty
Jedna osoba może mieć dwie karty, na przykład jeśli najpierw pisała przez Telegram, a potem na czacie na stronie. Platforma porównuje karty według numeru telefonu, adresu e-mail i kontaktu z kanału, a także według imienia razem z datą urodzin. Samo zgodne imię nie wystarczy do podpowiedzi.
Wiersz takiego klienta na liście jest oznaczony jako „Możliwy duplikat”. Na karcie pojawia się blok „Być może ten sam klient” z przyczyną dopasowania i przyciskami:
- „Porównaj i połącz” — otwiera porównanie dwóch kart;
- „To różne osoby” — ukrywa podpowiedź. Wróci ona tylko wtedy, gdy pojawi się mocniejszy powód, na przykład ten sam numer telefonu.
Kartę możesz połączyć także bez podpowiedzi: w bloku „Połącz z inną kartą” wpisz imię, numer telefonu lub adres e-mail drugiego klienta i wybierz go z listy. Otworzy się to samo porównanie.
Platforma nigdy nie łączy kart sama: decyzję zawsze podejmuje członek zespołu.
Jak połączyć karty
- Kliknij „Porównaj i połącz”. Otworzy się strona „Połącz karty klientów”.
- Porównaj „Karta główna” i „Druga karta”: imię, datę urodzin, kontakty, liczbę rozmów i „Pamięć asystenta AI”.
- Jeśli główną ma zostać druga karta, kliknij „Ustaw drugą kartę jako główną”.
- Jeśli imię, data urodzin, „Pamięć asystenta AI” lub data urodzin bliskiej osoby się różnią, wybierz wartość, która zostanie.
- Kliknij „Połącz”.
Druga karta zostanie włączona do głównej: rozmowy, rezerwacje, kontakty, preferencje i notatki przejdą do karty głównej. Identyczne kontakty i notatki nie zostaną zdublowane. Połączenia nie można cofnąć.
Jeśli jakaś część połączonej karty przekroczyłaby limit, przycisk „Połącz” będzie niedostępny. Najpierw usuń nadmiarowe wpisy w jednej z kart.
Jak usunąć dane klienta
- Na karcie klienta kliknij „Usuń dane klienta”.
- Kliknij „Usuń bezpowrotnie”.
Imię, kontakty, bliscy, preferencje, notatki, „Pamięć asystenta AI” i powiązania z kanałami zostaną usunięte. Rozmowy i rezerwacje zostaną zachowane bez danych osobowych. Usunięcia nie można cofnąć. Jeśli ta osoba napisze ponownie, zostanie dla niej utworzona nowa, pusta karta.
Warto wiedzieć
- Listę i karty widzą wszyscy członkowie firmy.
- Właściciel, Administrator i Operator widzą pełne kontakty, edytują karty i „Pamięć asystenta AI” oraz mogą kliknąć „Zaktualizuj dane” i „To różne osoby”. Obserwator widzi kontakty ukryte: tylko cztery ostatnie cyfry telefonu, pierwszą literę i domenę adresu e-mail oraz pierwszą literę nazwy użytkownika. Obserwator może tylko czytać pamięć.
- Łączyć karty i usuwać dane klientów mogą Właściciel i Administrator.
- Wszystkie role mogą wyszukiwać po imieniu. Właściciel, Administrator i Operator znajdą klienta także po fragmencie numeru telefonu lub adresu e-mail. Obserwator znajdzie klienta po kontakcie tylko wtedy, gdy wpisze pełny numer telefonu z kodem kraju lub pełny adres e-mail.
- Podłączać i wstrzymywać moduł „Klienci” mogą Właściciel i Administrator. Aby go wstrzymać, otwórz na jego karcie „Wstrzymaj moduł” i kliknij „Wstrzymaj”. AI przestanie zapamiętywać nowe informacje i nie będzie widział profilu klienta w rozmowie. Zebrane dane zostaną zachowane i znów będą widoczne po kliknięciu „Wznów”.
- Notatka może mieć do 280 znaków, a „Pamięć asystenta AI” do 1500 znaków. Karta może zawierać do 20 bliskich osób, 5 preferowanych terminów, 10 preferencji i 20 notatek.