Jeden tajny link dodaje rezerwacje Twojej firmy do Google Calendar, Outlook lub Apple Calendar. Aplikacja kalendarza sama pobiera nowe i zmienione rezerwacje, więc widzisz grafik pracy obok prywatnych spraw. Tam kalendarz jest tylko do odczytu: rezerwacje nadal tworzy się i zmienia w ReceptionWorks.
Gdzie to znaleźć
W górnym menu otwórz „Moduły”, podłącz moduł „Integracje” (domyślnie jest wyłączony) i kliknij „Otwórz integracje” na jego karcie. Na zakładce „Połączenia” kliknij „Skonfiguruj kalendarze” albo otwórz zakładkę „Kalendarze”. Tworzyć i zmieniać link mogą tylko Właściciel i Administrator.
Jak dodać rezerwacje do kalendarza
- Na zakładce „Kalendarze” kliknij „Utwórz link”.
- Kliknij „Kopiuj link”. Jeśli kopiowanie się nie uda, zaznacz link i skopiuj go ręcznie.
- Dodaj link w aplikacji kalendarza jako subskrypcję:
- Google Calendar: na komputerze otwórz „Inne kalendarze”, wybierz „Z adresu URL”, wklej link i kliknij „Dodaj kalendarz”.
- Outlook: otwórz „Dodaj kalendarz”, wybierz „Subskrybuj z sieci Web”, wklej link i nadaj mu nazwę.
- Apple Calendar: na Macu wybierz Plik → „Nowa subskrypcja kalendarza”; na iPhonie otwórz Ustawienia → Kalendarz → Konta → Dodaj konto → Inne → „Dodaj subskrybowany kalendarz”.
Ten sam link możesz dodać do kilku kalendarzy i urządzeń. Zakładka „Kalendarze” pokazuje go za każdym razem, gdy ją otworzysz, razem z datą utworzenia i ostatnim pobraniem przez kalendarz.
Co trafia do kalendarza
- Potwierdzone rezerwacje od 60 dni wstecz do 400 dni naprzód, najwyżej 2000 wydarzeń. Minione rezerwacje zostają także wtedy, gdy wizyta się odbyła albo klient nie przyszedł.
- Rezerwacje oczekujące na potwierdzenie i anulowane nie trafiają do kalendarza. Anulowana rezerwacja znika z kalendarza przy następnym odświeżeniu.
- Tytuł wydarzenia zawiera usługę i imię klienta. Opis podaje specjalistę oraz adres wizyty u klienta albo placówkę. Telefon i e-mail klienta są dodawane tylko wtedy, gdy moduł „Klienci” jest podłączony.
- Etykiety w opisie są w języku interfejsu osoby, która utworzyła link.
Aplikacje kalendarza odświeżają subskrypcje według własnego harmonogramu: Google czasem po kilku godzinach, Outlook i Apple zwykle szybciej. Dlatego nowa rezerwacja może pojawić się w kalendarzu później niż w ReceptionWorks.
Zachowaj link w tajemnicy
Każdy, kto ma link, widzi rezerwacje i dane kontaktowe Twoich klientów. Nie udostępniaj go publicznie i nie wysyłaj poza zespół. Dodając link do Google, Microsoft lub Apple, przekazujesz te dane tej firmie: Twoja firma podejmuje tę decyzję jako administrator danych swoich klientów.
- Jeśli link mógł wyciec, kliknij „Wydaj link ponownie” i potwierdź przyciskiem „Wydaj link ponownie”. Stary link od razu przestaje działać, a wszystkie kalendarze, które go używają, tracą rezerwacje: dodaj do nich nowy link.
- Aby przestać udostępniać rezerwacje, kliknij „Unieważnij link” i potwierdź przyciskiem „Unieważnij link”. Kalendarze od razu przestają otrzymywać rezerwacje. Nowy link możesz utworzyć później.
Link jest też unieważniany automatycznie, gdy osoba, która go utworzyła, zostanie usunięta z zespołu albo firma zostanie zarchiwizowana. Dopóki moduł „Integracje” jest wyłączony, kalendarze nie mogą pobrać linku; zacznie działać ponownie, gdy włączysz moduł.