Kalendarz gromadzi w jednym miejscu rezerwacje całego zespołu — zarówno utworzone przez Ciebie, jak i przez pracowników AI. Tutaj skonfigurujesz również usługi, specjalistów i godziny pracy, aby AI mogła proponować klientom wolne terminy.
Gdzie znaleźć kalendarz
Po podłączeniu modułu „Wizyty i rezerwacje” w górnym menu pojawi się pozycja „Kalendarz”. Stronę „Konfiguracja rezerwacji” otworzysz przyciskiem „Skonfiguruj rezerwacje” u góry kalendarza.
Jak skonfigurować rezerwacje
Najłatwiej zacząć od bloku „Skonfiguruj rezerwacje w jednym kroku” na stronie „Konfiguracja rezerwacji”:
- W polu „Usługa do rezerwacji” pozostaw „Nowa usługa” albo wybierz istniejącą.
- Wypełnij pola „Nazwa usługi” i „Czas trwania (minuty)”. W przypadku wizyt u klienta wybierz „Dojazd do klienta”.
- W polu „Kto świadczy usługę” wybierz specjalistę albo pozostaw „Nowy specjalista” i wpisz nazwę.
- W bloku „Godziny pracy” wybierz dni tygodnia oraz wpisz początek i koniec dnia pracy.
- Kliknij „Potwierdź konfigurację rezerwacji”.
Jeśli masz już cennik lub harmonogram, kliknij „Skonfiguruj rezerwacje z asystentem”.
Niżej na tej samej stronie znajdują się sekcje szczegółowej konfiguracji:
- „Specjaliści” — osoby obsługujące klientów.
- „Usługi” — co można zarezerwować i jak długo trwa wizyta. W polu „Kto świadczy usługę” wybierz specjalistów.
- „Godziny pracy firmy” — dni i godziny, w których specjalista przyjmuje rezerwacje. Przycisk „Zapisz harmonogram” zastępuje cały tygodniowy harmonogram wybranego specjalisty.
- „Miejsca wizyt” — adresy, które zespół i AI mogą podawać klientom.
- „Przerwy i dni wolne” — zablokuj czas na urlop lub przerwę przyciskiem „Zablokuj przedział czasu”. Aby ponownie go udostępnić, kliknij „Odblokuj przedział czasu”.
- „Pobyty” — pokoje i obiekty z maksymalną liczbą gości oraz godzinami zameldowania i wymeldowania.
Zapisane dane możesz poprawić przyciskiem „Edytuj”. Utworzone już rezerwacje pozostaną w kalendarzu.
Jak przeglądać kalendarz
- Wybierz widok: „Dzień”, „Tydzień”, „Lista” lub „Pobyty”.
- Przełączaj okres strzałkami albo wróć do bieżącej daty przyciskiem „Dzisiaj”.
- Aby znaleźć konkretną rezerwację, ustaw filtry: „Data”, „Usługa”, „Specjalista / nocleg”, „Pracownik AI” lub „Szukaj” według nazwiska klienta i usługi. Kliknij „Pokaż”.
Widok „Pobyty” pokazuje pokoje jako wiersze, a rezerwacje jako kolejne noce.
Jak utworzyć rezerwację
- Kliknij „＋ Nowa rezerwacja”.
- Wpisz „Imię i nazwisko klienta” i wybierz „Usługa lub jednostka”.
- Wybierz specjalistę lub jednostkę, datę i godzinę rozpoczęcia.
- Kliknij „Sprawdź termin”, aby upewnić się, że jest wolny.
- Kliknij „Utwórz rezerwację”.
W przypadku zakwaterowania zamiast godziny podaj „Zameldowanie”, „Wymeldowanie” i liczbę gości. W przypadku wizyty u klienta podaj „Adres usługi”. Ręcznie utworzona rezerwacja od razu otrzymuje status „Potwierdzono” i jest widoczna dla całego zespołu.
Jak zmienić rezerwację
Kliknij rezerwację w kalendarzu, aby otworzyć jej kartę. Zobaczysz w niej godzinę, specjalistę, usługę, komentarz i osobę, która utworzyła rezerwację. Jeśli rezerwacja jest połączona z czatem, kliknij „Otwórz czat”.
Dostępne działania zależą od statusu rezerwacji:
- „Oczekuje na potwierdzenie” — „Zmień termin”, „Potwierdź”, „Anuluj rezerwację”;
- „Potwierdzono” — „Zmień termin”, „Oznacz jako zrealizowane”, „Klient nie przyszedł”, „Anuluj rezerwację”.
Aby zmienić termin, kliknij „Zmień termin”, wybierz nową datę i godzinę, a następnie kliknij „Zapisz nowy termin”. Po anulowaniu termin ponownie staje się wolny. Rezerwacje ze statusami „Anulowano”, „Zakończono” i „Nieobecność klienta” pozostają w historii.
Warto wiedzieć
- Kalendarz mogą przeglądać wszyscy członkowie firmy.
- Właściciel, Administrator i Operator mogą tworzyć, przekładać i anulować rezerwacje.
- Usługi, specjalistów i harmonogramy mogą konfigurować Właściciel i Administrator. Tylko oni widzą przycisk „Skonfiguruj rezerwacje”.
- Dane rezerwacji są wspólne dla zespołu i wszystkich pracowników AI. Aby pracownik AI mógł rezerwować wizyty klientom, włącz to działanie na karcie „Dostęp”.
- Godziny w kalendarzu są podawane w strefie czasowej firmy. Strefa widnieje u góry strony „Konfiguracja rezerwacji”; możesz zmienić ją w ustawieniach firmy.
- Gdy moduł jest wstrzymany, historia i niezakończone rezerwacje pozostają dostępne, ale nie można tworzyć nowych.