Upload bestanden die uw bedrijf al gebruikt, zoals een prijslijst, menu, regels, rooster of foto van een bord. Na verwerking kunnen AI-assistenten deze informatie gebruiken in hun antwoorden. Gevonden gegevens kunnen ook aan de kennisbank worden toegevoegd.
Waar vindt u dit?
- Open in het hoofdmenu “Kennisbank”.
- Kies “Documenten”.
Welke bestanden worden ondersteund?
- documenten: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT en Markdown;
- spreadsheets: Excel (XLSX en XLS), ODS en CSV;
- afbeeldingen: JPG, PNG en WebP.
Elk bestand mag maximaal 10 MB groot zijn en u kunt maximaal 5 bestanden tegelijk uploaden. Een PDF mag maximaal 100 pagina’s bevatten. Sla tekstbestanden en CSV-bestanden op met UTF-8-codering.
Niet ondersteund:
- DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB en Numbers. Open zulke bestanden in het bijbehorende programma en sla ze op als PDF of DOCX; sla een spreadsheet op als XLSX;
- bestanden die met een wachtwoord zijn beveiligd. Verwijder de beveiliging en upload het bestand opnieuw;
- bestanden met macro’s. Sla ze op zonder macro’s;
- archieven zoals ZIP. Upload de bestanden uit het archief afzonderlijk.
Bestanden uploaden
- Klik op “Toevoegen”.
- Klik op “Documenten selecteren” en selecteer 1 tot 5 bestanden.
- Klik op “Uploaden”.
Het bericht “Bestanden geaccepteerd. De verwerking gaat op de achtergrond verder.” verschijnt. Is een bestand niet geschikt, dan toont de pagina de naam en reden.
Documentstatussen
- “Verwerken” — het bestand wordt gelezen;
- “Tekst herkennen…” — tekst in een afbeelding wordt herkend;
- “Bijwerken” — na vervanging wordt een nieuwe bestandsversie verwerkt;
- “Gereed” — het document is beschikbaar voor AI-assistenten;
- “Verwerken is niet gelukt” — het bestand kon niet worden gelezen; onder de status staat wat u kunt aanpassen. Bij foto’s heet de status “Tekst kon niet worden herkend”; bij vervanging heet deze “Vervangen is niet gelukt”;
- “Websitebevestiging vereist” — informatie die van de website is verzameld, wacht op controle.
Tekst in foto’s en scans wordt automatisch herkend. Is een foto niet herkend, maak dan een nieuwe foto van dichterbij, recht van voren en met goede belichting. Ook afbeeldingen in een PDF worden herkend, maximaal 10 per document. Kleine afbeeldingen, zoals logo’s, worden overgeslagen.
Een Excel- of ODS-spreadsheet wordt rij voor rij gelezen. Bladen met dezelfde kolommen worden samengevoegd; andere bladen worden overgeslagen. De namen van bladen staan in het spreadsheetvoorbeeld.
Gevonden informatie controleren
Een gereed document is meteen beschikbaar voor AI-assistenten. Het platform zoekt er ook informatie voor de kennisbank in, zoals diensten en prijzen. Deze informatie wordt pas gewijzigd nadat u dit bevestigt.
- Klik onder het document op “Wijzigingen controleren”. Het aantal gevonden wijzigingen staat ernaast.
- Bij elke wijziging staan “Voorheen” en “Wordt”. Schakel het selectievakje uit bij gegevens die u niet wilt toevoegen.
- Klik op “Geselecteerde toepassen”.
Zijn er geen wijzigingen, dan staat er onder het document een link: “Geëxtraheerde tekst bekijken”, “Herkende tekst bekijken” of “Tabel bekijken”. Het spreadsheetvoorbeeld toont de eerste 50 rijen.
Hebt u de informatie gewijzigd nadat u het document hebt geüpload, bijvoorbeeld met een ander bestand? Dan zijn de voorstellen verouderd. Klik op “Suggesties vernieuwen”. Het document wordt vergeleken met de huidige informatie; de tekst van het document blijft ongewijzigd.
Een document openen, vervangen of verwijderen
Klik in de documentrij op “•••” en kies een handeling:
- “Openen” — bekijk het bestand in een nieuw tabblad;
- “Downloaden” — sla het oorspronkelijke bestand op;
- “Vervangen” — upload een nieuwe versie. Kies een bestand en klik op “Vervanging opslaan”. AI-assistenten behouden hun toegang en het oude bestand blijft werken terwijl het nieuwe wordt verwerkt;
- “Verwijderen” — verplaats het document naar “Prullenbak”.
Prullenbak
Documenten in “Prullenbak” worden niet gebruikt voor antwoorden. Bij elk document staat de datum waarop het automatisch wordt verwijderd. U kunt het vóór die datum terugzetten met de knop “Herstellen”.
Standaard blijft een document 30 dagen in de prullenbak. U kunt deze termijn wijzigen in “Profiel en contactgegevens”, bij “Documentbewaring”. Meer informatie: Bedrijfsinstellingen.
Andere manieren om een document toe te voegen
- Klik in “Configuratieassistent” naast het berichtveld op “+”, kies bestanden en klik op “Documenten verwerken”. De assistent stelt informatie voor om toe te voegen. Meer informatie: Configuratieassistent.
- Documenten worden gedeeld binnen het hele bedrijf. Nieuwe documenten zijn automatisch beschikbaar voor alle AI-assistenten. U kunt de toegang tot een specifiek document sluiten bij “Toegang” van de assistent. Zie Toegang van de AI-assistent instellen.
Goed om te weten
- De eigenaar en beheerder van het bedrijf kunnen documenten uploaden, vervangen en verwijderen, en wijzigingen toepassen. Andere rollen kunnen documenten alleen bekijken.
- Als een document andere informatie bevat dan de kennisbank, heeft de bevestigde informatie in de kennisbank voorrang.
- De oorspronkelijke bestanden worden bewaard in de beveiligde opslag van het bedrijf.