Op het tabblad “Toegang” bepaalt u welke kennis de AI-assistent gebruikt en welke acties deze voor klanten uitvoert. Schakel alleen in wat nodig is voor de taak.
Waar vindt u dit?
“AI-assistenten” → kaart van de assistent → “Configureren” → tabblad “Toegang”. De pagina bevat de blokken “Kennis” en “Modules en acties”. Onderaan staan de knoppen “Toepassen” en “Annuleren”.
Toegang tot bedrijfsinformatie geven
- Vink in het blok “Kennis” de bronnen aan die de assistent gebruikt om te antwoorden. Met “Bedrijfsinformatie zoeken” kan de assistent bevestigde informatie en antwoorden op veelgestelde vragen gebruiken, en documenten als het antwoord daar niet in staat.
- Verwijder het vinkje bij bronnen die de assistent niet nodig heeft.
- Klik op “Toepassen”.
De lijst met selectievakjes hangt af van het taaksjabloon van de assistent. Met de links “Kennisbank van het bedrijf” en “Antwoordsjablonen van het bedrijf” opent u de informatie en kant-en-klare antwoorden zelf.
Documenten kiezen
- Zoek in het blok “Kennis” het onderdeel “Documenten”.
- Staan er meer dan vijf documenten? Typ dan een deel van de naam in het veld “Document zoeken”.
- Verwijder het vinkje bij elk document dat de assistent niet mag gebruiken.
- Klik op “Toepassen”.
Nieuwe documenten zijn automatisch beschikbaar voor de assistent. Als u “Bedrijfsinformatie zoeken” uitschakelt, blijft de documentselectie bewaard, maar gebruikt de assistent de documenten niet. Documenten die nog worden verwerkt, verschijnen later in de lijst. U kunt nieuwe documenten uploaden via “Documenten beheren”.
Acties toestaan
- Zoek in het blok “Modules en acties” de gewenste module, bijvoorbeeld “Afspraken en boekingen” of “Hulpverzoeken”.
- Vink de acties aan die de assistent mag uitvoeren en verwijder het vinkje bij acties die niet nodig zijn.
- Klik op “Toepassen”.
Het label “Na bevestiging door de klant” betekent dat de actie pas wordt uitgevoerd nadat de klant akkoord is gegaan.
Is een module niet gereed, dan verschijnt boven de acties een waarschuwing: “Deze module is nog niet ingeschakeld voor het bedrijf.”, “Deze module is gepauzeerd voor het bedrijf.” of “Nog in te stellen: …”. Klik op “Module openen” om de module in te schakelen of in te stellen. Acties werken alleen in ingeschakelde modules.
Mogelijkheden die u een AI-assistent kunt geven
Mogelijkheden ziet u bijvoorbeeld in het blok “Taaksjabloon” op het tabblad “Communicatie”, op de regel “Eerste toegang”. Op het tabblad “Toegang” schakelt u elke mogelijkheid in met de selectievakjes uit de derde kolom. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van het taaksjabloon.
| Mogelijkheid | Wat de assistent doet | Selectievakjes op het tabblad “Toegang” |
|---|---|---|
| “Antwoorden uit kennisbank” | Beantwoordt vragen met bedrijfsinformatie en beschikbare bedrijfsdocumenten | “Bedrijfsinformatie zoeken” |
| “Advies over diensten” | Vertelt klanten over uw diensten en voorwaarden | “Diensten bekijken” |
| “Beschikbaarheid controleren” | Controleert vrije tijdstippen in het rooster | “Beschikbaarheid controleren” |
| “Klantboeking” | Zoekt, maakt, wijzigt en annuleert afspraken van klanten | “Boekingen zoeken”, “Boeking aanmaken”, “Boeking wijzigen”, “Boeking annuleren”, “Actieplan voorbereiden”, “Goedgekeurde acties uitvoeren” |
| “Catalogus doorzoeken” | Zoekt producten in uw catalogus | “Producten zoeken” |
| “Aanbod vergelijken” | Vergelijkt producten op basis van hun kenmerken | “Producten vergelijken” |
| “Menuadvies” | Vertelt klanten over menu-items | “Menu bekijken” |
| “Advies over accommodaties” | Vertelt klanten over kamers en accommodatiemogelijkheden | “Accommodaties zoeken” |
| “Winkelwagenvoorbeeld” | Stelt een winkelwagen samen zonder een bestelling te plaatsen | “Winkelwagen voorbereiden” |
| “Reserveringsvoorbeeld” | Bereidt een reserveringsoptie voor zonder deze aan te maken | “Boeking bekijken” |
| “Bestelvoorbeeld” | Toont de inhoud van een bestelling zonder deze voor afhandeling te versturen | “Bestelling voorbereiden” |
| “Hulpverzoek opzoeken” | Zoekt een eerder aangemaakt hulpverzoek van een klant | “Hulpverzoeken zoeken” |
| “Hulpverzoek aanmaken” | Maakt met een beschrijving van het probleem een nieuw hulpverzoek aan | “Hulpverzoek aanmaken” |
| “Overdracht aan medewerker” | Draagt het gesprek over aan uw team | “Gesprek aan medewerker overdragen” |
| “Betalingsvoorbeeld” | Berekent de kosten zonder een betaling uit te voeren | “Betaling bekijken” |
| “Antwoordsjablonen” | Beantwoordt klanten met uw kant-en-klare antwoorden, inclusief afbeeldingen | “Antwoordsjablonen” |
“Winkelwagenvoorbeeld”, “Reserveringsvoorbeeld”, “Bestelvoorbeeld” en “Betalingsvoorbeeld” werken zonder een echte bestelling of betaling. De assistent toont de klant alleen de inhoud, optie of het bedrag.
Goed om te weten
- De eigenaar en beheerder kunnen toegangsinstellingen wijzigen. De operator en lezer zien de melding “Alleen bekijken.”
- Na “Toepassen” verschijnt “Toegangsinstellingen toegepast. De wijzigingen zijn nu actief.” Zolang wijzigingen nog niet zijn toegepast, ziet u “U hebt wijzigingen die nog niet zijn toegepast.” Met “Annuleren” herstelt u de vorige selectie.
- Module-instellingen gelden voor het hele bedrijf. De selectievakjes op dit tabblad gelden alleen voor deze AI-assistent.
- Wijzigingen in acties worden vastgelegd in “Wijzigingsgeschiedenis”. De documentselectie wordt afzonderlijk gewijzigd en wordt niet teruggezet als u eerdere instellingen herstelt.
- Staat de gewenste actie niet in de lijst? Wijzig dan het taaksjabloon op het tabblad “Communicatie”.