Bij de bedrijfsinstellingen vindt u algemene gegevens over het bedrijf: naam, beschrijving, tijdzone, valuta en contactgegevens. Alle AI-assistenten van het bedrijf gebruiken deze informatie. U stelt hier ook in hoelang verwijderde documenten worden bewaard en kunt het bedrijf verwijderen.
Waar vindt u dit?
Open het bedrijfsmenu (de pijl naast de bedrijfsnaam in de bovenbalk) → “Bedrijfsinstellingen”. Op een telefoon: “Menu” → “Bedrijfsinstellingen”.
U kunt dezelfde pagina openen via het onderdeel “Kennisbank”, op het tabblad “Profiel en contactgegevens”. De paginanaam is “Bedrijfsprofiel”.
Het bedrijfsprofiel wijzigen
- Controleer in het blok “Bedrijfsprofiel” de “Bedrijfsnaam” (2 tot 120 tekens).
- Pas de “Bedrijfsbeschrijving” aan (10 tot 2000 tekens). Deze informatie helpt AI-assistenten uw bedrijf te begrijpen.
- Controleer de “Tijdzone”. Deze wordt in internationale notatie weergegeven, bijvoorbeeld “Europe/Amsterdam”.
- Geef de “Valuta” op als drieletterige code, bijvoorbeeld “EUR”.
- Klik op “Instellingen opslaan”.
Na het opslaan verschijnt het bericht “Instellingen opgeslagen”.
Contactgegevens voor klanten instellen
- Vul in het blok “Contactgegevens voor klanten” het veld “E-mailadres” in.
- Vul bij “Telefoon” het internationale nummer in: het plusteken “+”, de landcode en het nummer zonder spaties, bijvoorbeeld “+31612345678”.
- Klik op “Instellingen opslaan”.
U mag beide velden leeg laten.
Instellen hoelang verwijderde documenten worden bewaard
Verwijderde documenten verdwijnen niet direct. Ze komen in het onderdeel “Prullenbak” op de pagina “Documenten” terecht, waar u ze kunt terugzetten.
- Zoek in het blok “Documentbewaring” het veld “Bewaartermijn van het documentarchief in dagen”.
- Voer een getal van 1 tot en met 3650 in.
- Klik op “Instellingen opslaan”.
Na afloop van de termijn worden het document, de versies en de opgeslagen bestanden automatisch verwijderd. Als u de termijn wijzigt, wordt ook de verwijderdatum van documenten die al in de prullenbak staan opnieuw berekend. De datum staat naast elk document in de prullenbak.
Het bedrijf verwijderen
- Scroll naar het blok “Gevarenzone”.
- Typ in het veld onder de hint “Voer de bedrijfsnaam in” de naam precies zoals die wordt weergegeven.
- Klik op “Bedrijf archiveren”. De knop wordt pas beschikbaar als u de naam correct hebt ingevuld.
Na verwijdering:
- verdwijnt het bedrijf uit de lijst voor u en alle teamleden;
- worden alle AI-assistenten en klantkoppelingen uitgeschakeld;
- worden open gesprekken gesloten en nog niet geaccepteerde uitnodigingen geannuleerd;
- blijven gesprekken, afspraakgegevens en geschiedenis bewaard, maar kunt u niet meer met het bedrijf werken in de interface.
Een verwijderd bedrijf kan niet via de interface worden hersteld. Controleer daarom vóór verwijdering of u het juiste bedrijf hebt geselecteerd.
Goed om te weten
- De eigenaar en beheerder kunnen de gedeelde bedrijfsinstellingen wijzigen. De operator en lezer kunnen ze alleen bekijken.
- Alleen de eigenaar kan het bedrijf verwijderen.
- Diensten, prijzen, openingstijden en antwoorden op vragen staan niet hier, maar in het onderdeel “Kennisbank”.
- Specialisten, diensten en werktijden voor het boeken van afspraken stelt u in op de pagina “Boekingen instellen”.
- Uw naam, foto, telefoonnummer en interfacetaal wijzigt u bij “Accountprofiel”.