Een sjabloon is een kant-en-klaar antwoord op een veelvoorkomende situatie, bijvoorbeeld hoe u ergens komt, hoe u betaalt of wat u moet meenemen. Sjablonen worden gedeeld binnen het hele bedrijf: zowel AI-assistenten als uw team kunnen ze gebruiken in berichten aan klanten.
Waar vindt u dit?
- Open in het hoofdmenu “Kennisbank”.
- Kies “Antwoordsjablonen”.
Een sjabloon maken
- Klik op “Sjabloon toevoegen”.
- Beschrijf in het veld “Naam” kort waarover het antwoord gaat, bijvoorbeeld “Routebeschrijving”.
- Typ in het veld “Antwoordtekst” het antwoord aan de klant.
- Klik op “Afbeeldingen toevoegen” om afbeeldingen toe te voegen. Wijzig de volgorde met de pijlen of verwijder een afbeelding met de knop “Verwijderen”.
- Klik op “Opslaan”.
Het sjabloon is meteen beschikbaar voor AI-assistenten en uw team.
De naam van de klant en bedrijfsgegevens invoegen
- Open het blok “Variabelen en voorbeeld”.
- Klik op “Naam van de klant”, “Bedrijfsnaam” of “Bedrijfsadres”. Er wordt een variabele tussen dubbele accolades aan de tekst toegevoegd, bijvoorbeeld {{имя_клиента}}.
- Controleer het resultaat in het voorbeeld. U kunt erboven voorbeeldwaarden invoeren om de variabele te testen.
Wanneer het antwoord wordt verstuurd, wordt de variabele door de bijbehorende waarde vervangen. De naam komt uit de klantgegevens en de bedrijfsnaam uit het bedrijfsprofiel. Het adres wordt ingevoegd als er precies één adres in de sectie “Adressen” van de kennisbank staat.
Een sjabloon uitschakelen of verwijderen
- Open het sjabloon in de lijst “Uw sjablonen”.
- Klik naast de titel op “•••”.
- Schakel het selectievakje “Sjabloon gebruiken” uit en klik op “Opslaan” om het sjabloon tijdelijk uit te schakelen. In de lijst staat daarna “Uitgeschakeld”.
- Klik op “Sjabloon verwijderen” en daarna op “Verwijdering bevestigen” om het sjabloon te verwijderen.
AI-assistenten en teamleden krijgen uitgeschakelde sjablonen niet aangeboden.
Een sjabloon gebruiken om een klant te antwoorden
- Open een gesprek in “Inbox” en klik op “Gesprek overnemen”.
- Klik onder het antwoordveld op “Antwoordsjablonen”.
- Zoek een sjabloon met het veld “Sjabloon zoeken” en selecteer het.
- Controleer de variabele velden. Bekende waarden worden automatisch ingevuld; vul lege velden zelf in.
- Klik op “In antwoord invoegen”. De tekst verschijnt in het antwoordveld en u kunt deze bewerken.
- Klik op “Versturen”. Afbeeldingen van het sjabloon worden samen met het antwoord verzonden.
De knop “Antwoordsjablonen” verschijnt wanneer een teamlid het gesprek behandelt. Meer informatie: Berichten.
Een AI-assistent een sjabloon laten gebruiken
- Open in het hoofdmenu “AI-assistenten” en selecteer een assistent.
- Ga naar “Toegang”.
- Selecteer in het blok “Kennis” de optie “Antwoordsjablonen”.
- Klik op “Toepassen”.
De AI-assistent kiest zelf een passend ingeschakeld sjabloon. Als de waarde van een variabele onbekend is, verstuurt de assistent het sjabloon niet met een leeg veld. In de testchat is een antwoord op basis van een sjabloon gemarkeerd met “Sjabloon:” gevolgd door de naam.
Goed om te weten
- De naam mag maximaal 100 tekens bevatten en de antwoordtekst maximaal 1600 tekens.
- U kunt maximaal 4 afbeeldingen van PNG, JPEG of WebP aan een sjabloon toevoegen. Elk bestand mag maximaal 2 MB zijn.
- Een bedrijf kan maximaal 1000 sjablonen hebben. Bij meer dan vier sjablonen verschijnt boven de lijst een zoekveld.
- De eigenaar, beheerder en operator kunnen sjablonen maken, wijzigen en verwijderen. De lezer kan sjablonen alleen bekijken.
- De eigenaar, beheerder en operator kunnen in “Inbox” antwoorden met sjablonen.