In de kennisbank staat bevestigde informatie over uw bedrijf: diensten, producten, prijzen, adressen, roosters en antwoorden op veelgestelde vragen. AI-assistenten gebruiken deze informatie om klanten te antwoorden. Houd de gegevens daarom volledig en actueel.
Waar vindt u dit?
- Open in het hoofdmenu “Kennisbank”.
- Kies “Bedrijfsgegevens”.
Daarnaast zijn er de onderdelen “Antwoordsjablonen”, “Documenten” en “Profiel en contactgegevens”.
Hoe informatie is ingedeeld
De informatie is verdeeld over secties, die zijn gegroepeerd in drie groepen:
| Groep | Secties |
|---|---|
| “Wat we aanbieden” | “Diensten”, “Producten”, “Menu”, “Kamers”, “Kamerprijzen” |
| “Hoe we werken” | “Rooster”, “Specialisten”, “Adressen”, “Werkgebieden”, “Tafels”, “Bezorggebieden” |
| “Antwoorden aan klanten” | “Veelgestelde vragen” |
Op de pagina staan alleen ingeschakelde secties. Bovenaan ziet u hoeveel bevestigde gegevensitems en actieve secties u hebt.
Een sectie in- of uitschakelen
- Klik op “Secties beheren”.
- Bekijk eventueel het blok “Aanbevelingen voor uw bedrijf”. Aanbevelingen worden niet automatisch toegepast.
- Klik in het blok “Alle beschikbare secties” naast de gewenste sectie op “Sectie toevoegen”. Uw bedrijfstype beperkt de keuze niet.
- Klik op “Terug naar bedrijfsgegevens”.
Klik in de catalogus of bij “Sectie-instellingen” op de sectiekaart op “Sectie uitschakelen” om een sectie uit te schakelen. Opgeslagen gegevensitems worden niet verwijderd en verschijnen weer wanneer u de sectie opnieuw inschakelt.
Een gegevensitem toevoegen of wijzigen
- Klik op de sectiekaart op “Gegevensitem toevoegen”.
- Vul de velden in. Voor een dienst zijn dat bijvoorbeeld “Naam”, “Beschrijving”, “Duur (minuten)” en “Prijs”.
- Klik op “Gegevensitem opslaan”.
Klik op “Bewerken” om een item te wijzigen. Pas de gegevens aan en klik op “Wijzigingen opslaan”. Klik op “Verwijderen” en daarna op “Gegevensitem verwijderen” om het te verwijderen. Een verwijderd item verdwijnt uit de bevestigde informatie.
Prijs, betaling en boeken instellen
Producten en menu-items hebben onder het item het blok “Prijs en betaling”; diensten en kamers hebben “Prijs en boeking”.
- Open het gewenste blok onder het item.
- Kies in “Prijsbron” het item met de prijs. Is er geen prijs, laat dan “Prijs niet opgegeven — vraag het na bij het team” staan.
- Vul zo nodig “Prijs geldig tot” in. Na die datum controleert de AI-assistent de prijs bij het team.
- Kies waar de klant de aankoop of boeking afrondt. Bij “Betaalmethode” kunt u “Geen betalingslink” en “Doorverwijzen naar betaalpagina” kiezen. Bij “Waar u uw boeking afrondt” kunt u “Boekingen hier beheren” of “Doorverwijzen naar externe website” kiezen.
- Plak een kant-en-klare betaal- of boekingslink als u voor uw website hebt gekozen. Het adres moet met https beginnen.
- Klik op “Instellingen opslaan”.
De link kan rechtstreeks het juiste product of de juiste dienst op uw website openen. Voor boekingen kan de link ook de datums en het aantal gasten invullen. Open hiervoor “Als de website parameters nodig heeft” en vul “Aanbodcode op de website” in. Daar staat ook een hint voor het opstellen van de link. De parameternamen moeten overeenkomen met de namen die uw website verwacht.
Klik na het opslaan op “Voorbeeld van klantlink”. U ziet de link en de toelichting die de klant krijgt. Voor boekingen kunt u de datums en het aantal gasten vooraf invullen. De link betekent op zichzelf niet dat een betaling is uitgevoerd of een boeking is gemaakt.
Websites en documenten
Heeft uw bedrijf een website? Dan kunt u informatie van de pagina’s verzamelen. Zie Informatie van uw website. Prijslijsten, menu’s en regels kunt u als bestanden uploaden via de knop “Documenten openen” onderaan de pagina. Gegevens die daarin zijn gevonden, komen pas na uw bevestiging in de kennisbank.
Met de knop “Activiteitenlogboek” bovenaan de pagina ziet u wat AI-assistenten tijdens klantgesprekken hebben opgeslagen, bijvoorbeeld afspraken en gesprekken die aan het team zijn overgedragen. Meer informatie: Bedrijfsgebeurtenissen.
Goed om te weten
- Een AI-assistent antwoordt op basis van bevestigde informatie en de documenten waartoe deze toegang heeft. Als de informatie in de kennisbank en een document elkaar tegenspreekt, gaat de kennisbank voor.
- Ontbreekt de benodigde informatie, dan kan de AI-assistent niet nauwkeurig antwoorden. Voeg de informatie toe en controleer het antwoord in de testchat.
- Opgeslagen wijzigingen worden meteen door AI-assistenten gebruikt.
- Schakel “Bedrijfsinformatie zoeken” in bij “Toegang” van de assistent als deze de informatie moet gebruiken. Meer informatie: Toegang van de AI-assistent instellen.
- De eigenaar en beheerder kunnen items toevoegen, wijzigen en verwijderen, secties inschakelen en prijzen instellen. Andere rollen kunnen de informatie bekijken, maar niet wijzigen.