In het onderdeel “Klanten” staan de mensen die uw AI-assistent een bericht hebben gestuurd of een boeking hebben gemaakt. Na elk gesprek vult de AI de klantkaart zelf aan: naam, contactgegevens, naasten, voorkeurstijd, favoriete dienst of specialist. Daarnaast houdt de AI een korte samenvatting over de klant bij: het “Geheugen van de AI-assistent”. Bij elk gegeven staat de bron, en uw team kan de kaart corrigeren of overbodige gegevens verwijderen.
Waar vindt u dit?
- Open in het hoofdmenu “Kennisbank”.
- Kies het onderdeel “Klanten”.
Het onderdeel staat alleen in het menu zolang de module “Klanten” is gekoppeld. Open om de module te koppelen “Modules” in het hoofdmenu en klik op de kaart “Klanten” op “Koppelen”. Op de kaart van de gekoppelde module verschijnt dan de link “Klantenlijst openen”.
U kunt een klantkaart ook vanuit andere onderdelen openen: de link “Klantkaart openen” staat in het venster “Gespreksdetails” van het onderdeel “Inbox”, in het venster “Verzoekdetails” en bij de details van een boeking in het onderdeel “Agenda”.
Wat de AI onthoudt
- De AI vult de kaart aan na het gesprek, niet tijdens het gesprek: als de klant ongeveer 30 minuten niets meer heeft geschreven of als het gesprek is gesloten. Wilt u niet wachten, klik dan op de klantkaart op “Gegevens bijwerken”.
- De AI legt alleen vast wat de klant zelf heeft gezegd. Antwoorden van de AI-assistent en van het team gelden niet als bron.
- Uit zichzelf houdt de AI alleen rekening met berichten die binnenkomen terwijl de module is gekoppeld. Met “Gegevens bijwerken” kan de AI ook een eerder gesprek opnieuw lezen. Gesprekken uit de testchat komen niet in dit onderdeel.
- Gezondheidsgegevens die bij een dienst horen, zoals een allergie, slaat de AI alleen op als notitie met de markering “Gevoelig”.
- In het volgende gesprek spreekt de AI-assistent de klant bij naam aan, stelt voor wat de klant gewoonlijk kiest en houdt rekening met het “Geheugen van de AI-assistent”. Volledige telefoonnummers en e-mailadressen ziet de assistent nooit. In de websitechat ziet de AI-assistent alleen de naam, het geheugen, de voorkeurstijd en de voorkeuren, omdat verschillende mensen dezelfde browser kunnen gebruiken.
- U kunt het onthouden van websitebezoekers uitschakelen voor de hele chat, en een bezoeker kan het ook zelf uitschakelen. Meer informatie: Websitechat.
Een klant zoeken
- Typ een naam, telefoonnummer of e-mailadres in het veld “Klant zoeken”.
- Na drie tekens en een korte pauze filtert de lijst zichzelf en verschijnen passende klanten als suggesties onder het veld.
- Kies een klant uit de suggesties om de kaart te openen.
Zolang het veld minder dan drie tekens bevat, ziet u de hele lijst. Klanten met de meest recente activiteit staan bovenaan. Meer klanten worden automatisch geladen wanneer u omlaag scrolt.
Elke rij toont de kanalen waarlangs de klant schreef, het aantal gesprekken en boekingen en de datum van de laatste activiteit.
Wat staat er op de kaart?
- “Basisgegevens” — naam en verjaardag.
- “Geheugen van de AI-assistent” — een korte samenvatting over de klant die de AI bijhoudt.
- “Contactgegevens” — telefoonnummers, e-mailadressen en de gebruikersnaam in Telegram of Instagram als het kanaal die heeft doorgegeven. Het belangrijkste telefoonnummer en e-mailadres zijn gemarkeerd als “Primair”. De gebruikersnaam kan niet worden gewijzigd of verwijderd.
- “Naasten” — partner, kinderen, ouders, andere familieleden en huisdieren.
- “Voorkeurstijd” — dagen van de week en dagdeel, of een exact tijdvak.
- “Voorkeuren” — favoriete diensten en specialisten.
- “Notities” — korte notities over de klant.
- “Geschiedenis” — gesprekken en boekingen van de klant. Een gesprek opent u via de link.
Onder elk gegeven staan de bron en de datum: “volgens de klant” met een link naar het gesprek, de naam van het teamlid dat het heeft toegevoegd, of “uit het kanaal”.
Een kaart corrigeren
- Open de klantkaart.
- Klik op “Naam wijzigen” of “Verjaardag wijzigen” om de naam of verjaardag te wijzigen, vul de waarde in en klik op “Opslaan”. Het geboortejaar is optioneel.
- Klik in het juiste onderdeel op “Contact toevoegen”, “Naaste toevoegen”, “Voorkeurstijd toevoegen”, “Voorkeur toevoegen” of “Notitie toevoegen” om gegevens toe te voegen.
- Klik naast een onjuist gegeven op “Verwijderen” om het te verwijderen. Klik op “Primair maken” om het belangrijkste contact te wijzigen.
Een voorkeur kiest u uit de diensten en specialisten in uw kennisbank. Gaat een notitie over de gezondheid van de klant en hoort die bij een dienst, vink dan “Gevoelige gezondheidsgegevens bij een dienst” aan: de notitie krijgt de markering “Gevoelig”.
Gegevens die uw team heeft toegevoegd, worden door de AI nooit gewijzigd of verwijderd. De uitzondering is het “Geheugen van de AI-assistent”: dat werkt de AI na gesprekken bij. Heeft de AI iets onjuist vastgelegd, corrigeer of verwijder het dan zelf.
Geheugen van de AI-assistent
Het “Geheugen van de AI-assistent” is een korte tekst over de klant van maximaal 1500 tekens: de situatie van de klant, de geschiedenis met uw bedrijf, wensen en hoe de klant het liefst communiceert. Het blok staat op de kaart direct na “Basisgegevens”. Onder de tekst staan, net als bij andere gegevens, de bron en de datum.
- Na gesprekken herschrijft de AI de hele tekst, met de huidige tekst als basis. Wat uw team heeft geschreven, behoudt de AI, tenzij de klant dat zelf tegenspreekt.
- Nieuwe gegevens legt de AI vast als woorden van de klant, niet als gecontroleerde feiten.
- Contactgegevens, gezondheidsgegevens, geboortedata, betaal- en identiteitsgegevens, toezeggingen, kortingen, prijzen en instructies zet de AI nooit in het geheugen. Gezondheidsgegevens die bij een dienst horen, komen alleen in notities met de markering “Gevoelig”.
- De AI-assistent gebruikt het geheugen in gesprekken via alle kanalen, ook in de websitechat. De assistent behandelt het als niet-gecontroleerde achtergrond en citeert het niet aan de klant.
Zo bewerkt u het geheugen:
- Klik in het blok “Geheugen van de AI-assistent” op “Geheugen bewerken”.
- Pas de tekst aan en klik op “Opslaan”. Zet geen contactgegevens of gezondheidsgegevens in het geheugen.
Wilt u het hele geheugen wissen, open dan “Geheugen bewerken” en klik op “Wissen”. De volgende keer dat de AI het geheugen bijwerkt, gebruikt de AI uw tekst als basis.
Gegevens meteen bijwerken
Zo leest de AI nieuwe berichten van de klant zonder 30 minuten na het gesprek te wachten:
- Open de klantkaart en klik bovenaan de pagina op “Gegevens bijwerken”.
- Zolang de AI bezig is, toont de kaart “Gegevens bijwerken…”.
- Wacht op het resultaat: “Gegevens bijgewerkt.”, “Geen nieuwe gegevens.”, “De AI is nu niet beschikbaar – probeer het later opnieuw.” of “De gegevens konden niet worden bijgewerkt.”
De AI leest meteen de berichten van de klant die nog niet zijn verwerkt. Zijn er geen nieuwe berichten, dan leest de AI het laatste gesprek van de klant opnieuw (maximaal de laatste 40 berichten, ook berichten die zijn binnengekomen voordat de module werd gekoppeld of terwijl die was gepauzeerd) en werkt het geheugen en de kaart bij. Is er geen geschikt gesprek, dan ziet u “Er zijn geen gesprekken om de gegevens uit bij te werken.”
Voor één klant kunt u de knop eens per 10 minuten gebruiken, en voor het hele bedrijf tot 30 keer per uur. Klikt u vaker, dan ziet u “Gegevens kunnen eens per 10 minuten worden bijgewerkt.” of “De uurlimiet voor bijwerken is bereikt. Probeer het later opnieuw.”
Mogelijke dubbele kaarten
Eén persoon kan twee kaarten hebben, bijvoorbeeld als die eerst via Telegram en later via de websitechat schreef. Het platform vergelijkt kaarten op telefoonnummer, e-mailadres en kanaalcontact, en ook op naam samen met verjaardag. Alleen een gelijke naam is niet genoeg voor een suggestie.
De rij van zo’n klant is in de lijst gemarkeerd als “Mogelijk dubbel”. Op de kaart verschijnt het blok “Mogelijk dezelfde klant” met de reden van de overeenkomst en deze knoppen:
- “Vergelijken en samenvoegen” — opent de vergelijking van de twee kaarten;
- “Dit zijn verschillende mensen” — verbergt de suggestie. Die komt alleen terug als er een sterkere reden bijkomt, bijvoorbeeld hetzelfde telefoonnummer.
U kunt een kaart ook zonder suggestie samenvoegen: typ in het blok “Samenvoegen met een andere kaart” de naam, het telefoonnummer of het e-mailadres van de andere klant en kies die in de lijst. Dezelfde vergelijking wordt geopend.
Het platform voegt kaarten nooit zelf samen: een teamlid neemt altijd de beslissing.
Kaarten samenvoegen
- Klik op “Vergelijken en samenvoegen”. De pagina “Klantkaarten samenvoegen” wordt geopend.
- Vergelijk “Hoofdkaart” en “Tweede kaart”: naam, verjaardag, contactgegevens, aantal gesprekken en “Geheugen van de AI-assistent”.
- Moet de andere kaart de hoofdkaart worden, klik dan op “Tweede kaart als hoofdkaart gebruiken”.
- Verschillen de naam, de verjaardag, het “Geheugen van de AI-assistent” of de verjaardag van een naaste, kies dan welke waarde blijft.
- Klik op “Samenvoegen”.
De tweede kaart gaat op in de hoofdkaart: gesprekken, boekingen, contactgegevens, voorkeuren en notities gaan naar de hoofdkaart. Gelijke contactgegevens en notities worden niet dubbel opgenomen. Samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt.
Zou een onderdeel van de samengevoegde kaart de limiet overschrijden, dan is de knop “Samenvoegen” niet beschikbaar. Verwijder eerst de overtollige items op een van de kaarten.
Klantgegevens verwijderen
- Klik op de klantkaart op “Klantgegevens verwijderen”.
- Klik op “Definitief verwijderen”.
Naam, contactgegevens, naasten, voorkeuren, notities, het “Geheugen van de AI-assistent” en koppelingen met kanalen worden verwijderd. Gesprekken en boekingen blijven bewaard zonder persoonsgegevens. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Schrijft de persoon opnieuw, dan wordt een nieuwe, lege kaart aangemaakt.
Goed om te weten
- Alle teamleden van het bedrijf kunnen de lijst en de kaarten bekijken.
- De eigenaar, beheerder en operator zien contactgegevens volledig, bewerken kaarten en het “Geheugen van de AI-assistent” en kunnen op “Gegevens bijwerken” en “Dit zijn verschillende mensen” klikken. Voor de lezer zijn contactgegevens verborgen: alleen de laatste vier cijfers van een telefoonnummer, de eerste letter en het domein van een e-mailadres en de eerste letter van een gebruikersnaam zijn zichtbaar. De lezer kan het geheugen alleen lezen.
- De eigenaar en beheerder kunnen kaarten samenvoegen en klantgegevens verwijderen.
- Alle rollen kunnen op naam zoeken. De eigenaar, beheerder en operator vinden een klant ook met een deel van het telefoonnummer of e-mailadres. De lezer vindt een klant via een contactgegeven alleen door het volledige telefoonnummer met landcode of het volledige e-mailadres in te voeren.
- De eigenaar en beheerder kunnen de module “Klanten” koppelen en pauzeren. Open daarvoor op de modulekaart “Module pauzeren” en klik op “Pauzeren”. De AI onthoudt dan niets nieuws meer en ziet het klantprofiel niet in gesprekken. De verzamelde gegevens blijven bewaard en zijn weer zichtbaar nadat u op “Hervatten” hebt geklikt.
- Een notitie mag maximaal 280 tekens bevatten, het “Geheugen van de AI-assistent” maximaal 1500 tekens. Een kaart kan maximaal 20 naasten, 5 voorkeurstijden, 10 voorkeuren en 20 notities bevatten.