Modules voegen gedeelde onderdelen voor uw team toe aan uw bedrijf: een afsprakenagenda en een gezamenlijke wachtrij met klantvragen. Koppel eerst een module aan het bedrijf en geef AI-assistenten daarna toestemming om de bijbehorende acties te gebruiken.
Waar vindt u dit?
Open “Modules” in het hoofdmenu. Op de pagina “Bedrijfsmodules” staan twee kaarten: “Afspraken en boekingen” en “Hulpverzoeken”. In de hoek van elke kaart staat de status: “Niet gekoppeld”, “Gekoppeld” of “Gepauzeerd”.
Wat biedt elke module?
“Afspraken en boekingen” is bedoeld voor afspraken voor diensten, bezoeken op locatie en reserveringen van accommodaties. Na het koppelen hebt u:
- een teamagenda met beschikbare tijdstippen;
- afspraken die u kunt maken, verplaatsen en annuleren;
- de klant en de chat naast de afspraak.
“Hulpverzoeken” ondersteunt samenwerking aan klantvragen en biedt:
- één gezamenlijke wachtrij met klantvragen;
- de mogelijkheid een gesprek aan een medewerker over te dragen;
- toegewezen teamleden, notities en meldingen.
Na koppeling van “Afspraken en boekingen” verschijnt “Agenda” in het hoofdmenu. Als de module niet is gekoppeld of is gepauzeerd, staat deze optie niet in het menu. Met de module “Hulpverzoeken” opent in “Inbox” het tabblad “Hulpverzoeken”; alle chats blijven op het tabblad “Alle gesprekken”.
Een module koppelen
- Open “Modules”.
- Klik op de kaart van de gewenste module op “Koppelen”.
- Heeft het bedrijf nog geen AI-assistenten, dan vraagt de kaart “Uw eerste AI-assistent maken?”. Klik op “Koppelen en een AI-assistent maken” of “Koppelen zonder AI-assistent”.
- Bekijk het blok “Bedrijfsgegevens”. Staat er een lijst “Nog toe te voegen:”, vul die gegevens dan in.
- Klik voor boekingen op “Boekingen instellen” en voeg diensten, specialisten en openingstijden toe.
Voor afspraken voor diensten zijn “Diensten en duur”, “Specialisten en hun diensten” en “Openingstijden” nodig. Voor accommodaties zijn “Kamers of accommodaties” nodig. De module “Hulpverzoeken” vereist geen extra gegevens.
Een nieuwe AI-assistent die samen met de module wordt aangemaakt, krijgt meteen toegang tot de acties daarvan. Kies een kanaal en antwoordmodus voordat de assistent met klanten gaat werken.
Kiezen wat u wilt gebruiken
- Open op de kaart van een gekoppelde module “Wat wilt u gebruiken?”.
- Selecteer de gewenste opties:
- voor boekingen: “Afspraken voor diensten”, “Diensten op locatie” en “Accommodatie boeken”;
- voor hulpverzoeken: “Gesprekken afgehandeld door een medewerker of AI” en “Hulpverzoeken”.
- Klik op “Instellingen opslaan”.
Er moet altijd minstens één optie geselecteerd blijven.
Een module toewijzen aan een AI-assistent
Een module is een gedeeld onderdeel voor het hele bedrijf. Alleen de module koppelen geeft een AI-assistent niet automatisch toestemming om afspraken te boeken of hulpverzoeken aan te maken. U schakelt die acties per assistent afzonderlijk in.
- Klik in het blok “AI-assistenten” op de modulekaart op “Toegang van AI-assistenten”. Als er nog geen assistenten zijn, staat daar de knop “AI-assistent aanmaken”.
- Selecteer een assistent en open het tabblad “Toegang”.
- Selecteer in “Modules en acties” de gewenste acties.
- Klik op “Toepassen”.
Het blok “AI-assistenten” op de modulekaart toont hoeveel assistenten de module al gebruiken en wat er nog nodig is, bijvoorbeeld een kanaal koppelen.
De knop “Configureren met de assistent” opent “Configuratieassistent” met een vooraf ingestelde taak voor deze module.
Een module pauzeren of hervatten
- Open op de modulekaart “Module pauzeren”.
- Klik op “Pauzeren”.
Afspraken, hulpverzoeken en de toegang van het team tot de geschiedenis blijven behouden, maar AI-assistenten voeren geen nieuwe moduleacties meer uit. Opgeslagen gegevens kunt u openen via de kaartknop “Agenda openen” of “Hulpverzoeken openen”.
Klik op “Hervatten” om de module weer te activeren. Het onderdeel verschijnt opnieuw in het menu en de toegangsinstellingen van assistenten blijven hetzelfde.
Goed om te weten
- De eigenaar en beheerder kunnen modules koppelen, instellen en pauzeren. De operator en lezer zien de kaarten zonder beheerknoppen.
- Module-instellingen gelden voor het hele bedrijf. Op het tabblad “Toegang” kiest u wat een specifieke AI-assistent kan doen.
- Vragen over het bedrijf beantwoorden werkt ook zonder modules. Onderaan de pagina staat dit bij “Nu beschikbaar”; klik op “Informatie toevoegen” om gegevens toe te voegen.
- Na het koppelen van een module verschijnt op de pagina “Startpagina” een blok “Teamwerk” met een kort overzicht.
- Meer informatie: Agenda en afspraken instellen en Klantverzoeken en meldingen.