Carica i file che la tua attività già possiede: un listino, un menu, regole, un orario o una foto dell’insegna. Dopo l’elaborazione, i dipendenti IA potranno consultarli per rispondere; puoi anche trasferire nella base di conoscenze le informazioni individuate.
Dove trovarli
- Apri “Base di conoscenza” dal menu superiore.
- Scegli la sezione “Documenti”.
Formati supportati
- documenti: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT e Markdown;
- fogli di calcolo: Excel (XLSX e XLS), ODS e CSV;
- immagini: JPG, PNG e WebP.
Ogni file può avere dimensione massima di 10 MB e puoi caricare al massimo 5 file alla volta. Un PDF può contenere fino a 100 pagine. Salva i file di testo e CSV con codifica UTF-8.
Non sono supportati:
- file DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB e Numbers. Aprili nell’applicazione con cui sono stati creati e salvali come PDF o DOCX; per i fogli di calcolo usa XLSX;
- file protetti da password: rimuovi la protezione e caricali di nuovo;
- file con macro: salvali senza macro;
- archivi come ZIP: carica singolarmente i file contenuti.
Come caricare i file
- Fai clic su “Aggiungi”.
- Fai clic su “Seleziona documenti” e scegli da 1 a 5 file.
- Fai clic su “Carica”.
Compare il messaggio “File accettati. L’elaborazione continuerà in background.”. Se un file non è adatto, la pagina ne mostra il nome e il motivo.
Stati dei documenti
- “Elaborazione in corso” — il file è in fase di lettura;
- “Riconoscimento del testo…” — viene riconosciuto il testo contenuto nell’immagine;
- “Aggiornamento in corso” — è in elaborazione una nuova versione dopo la sostituzione;
- “Pronto” — il documento è disponibile per i dipendenti IA;
- “Impossibile elaborare” — il file non è stato letto; un suggerimento spiega come risolvere. Per le foto lo stato è “Impossibile riconoscere il testo”; per una sostituzione, “Impossibile sostituire”;
- “È richiesta la conferma del sito web” — le informazioni raccolte dal sito attendono la revisione.
Il testo nelle foto e nelle scansioni viene riconosciuto automaticamente. Se una foto non viene riconosciuta, scattala più da vicino e frontalmente, con una buona illuminazione. Vengono riconosciute anche le immagini incorporate nei PDF, fino a 10 per documento. Le immagini piccole, come i loghi, vengono ignorate.
I fogli Excel e ODS vengono letti riga per riga. I fogli con le stesse colonne vengono uniti; gli altri vengono ignorati. I nomi dei fogli compaiono nell’anteprima.
Come controllare le informazioni individuate
Un documento pronto è subito disponibile ai dipendenti IA. Inoltre, la piattaforma cerca nel documento informazioni da proporre per la base di conoscenze, per esempio servizi e prezzi. Nessun dato viene modificato senza la tua conferma.
- Sotto il documento, fai clic su “Esamina modifiche”. Il numero di modifiche individuate è indicato accanto.
- Ogni modifica mostra “Prima” e “Diventerà”. Deseleziona tutto ciò che non vuoi aggiungere.
- Fai clic su “Applica selezionati”.
Se non vengono proposte modifiche, sotto il documento compare un link: “Visualizza il testo estratto”, “Visualizza il testo riconosciuto” oppure “Visualizza tabella”. L’anteprima dei fogli di calcolo mostra le prime 50 righe.
Se dopo il caricamento hai cambiato le informazioni, per esempio usando un altro file, i suggerimenti diventano obsoleti. Fai clic su “Aggiorna i suggerimenti”: il documento verrà confrontato con i dati attuali, senza modificarne il testo.
Come aprire, sostituire o eliminare un documento
Fai clic su “•••” nella riga del documento e scegli un’azione:
- “Apri” — visualizza il file in una nuova scheda;
- “Scarica” — salva il file originale;
- “Sostituisci” — carica una nuova versione. Seleziona il file e fai clic su “Salva sostituzione”. L’accesso dei dipendenti IA resta attivo e il vecchio file continua a funzionare mentre viene elaborato quello nuovo;
- “Elimina” — sposta il documento nella sezione “Cestino”.
Cestino
I documenti nel “Cestino” non vengono usati nelle risposte. Per ciascuno è indicata la data di eliminazione automatica. Fino a quel momento puoi recuperarlo con il pulsante “Ripristina”.
Per impostazione predefinita, un documento resta nel cestino per 30 giorni. Puoi modificare il periodo nella sezione “Profilo e contatti”, riquadro “Conservazione dei documenti”. Per i dettagli, consulta Impostazioni dell’attività.
Altri modi per aggiungere un documento
- Nell’“Assistente alla configurazione”, fai clic su “+” accanto al campo del messaggio, seleziona i file e poi “Elabora documenti”. L’assistente suggerirà quali informazioni aggiungere. Per i dettagli, consulta Assistente di configurazione.
- I documenti sono condivisi da tutta l’attività e quelli nuovi diventano automaticamente disponibili a tutti i dipendenti IA. Puoi disattivare l’accesso a un documento specifico nella sezione “Accesso” del dipendente: consulta Impostazioni di accesso del dipendente IA.
Da sapere
- Il Proprietario e l’Amministratore dell’attività possono caricare, sostituire ed eliminare documenti e applicare modifiche. Gli altri ruoli possono solo consultarli.
- Se un documento non concorda con la base di conoscenze, prevalgono le informazioni confermate nella base.
- I file originali sono conservati nell’archivio sicuro dell’attività.