Nella scheda “Accesso” scegli quali informazioni usa il dipendente IA e quali azioni può svolgere per i clienti. Attiva solo ciò che serve per la sua attività.
Dove trovarla
“Dipendenti IA” → scheda del dipendente → “Configura” → scheda “Accesso”. La pagina contiene due riquadri: “Conoscenza” e “Moduli e azioni”. In fondo ci sono i pulsanti “Applica” e “Annulla”.
Come concedere l’accesso alle informazioni aziendali
- Nel riquadro “Conoscenza”, seleziona le fonti da cui il dipendente deve attingere per rispondere. Per esempio, “Trova informazioni sull’attività” include le informazioni confermate e le risposte alle domande frequenti; se la risposta non è presente, vengono consultati anche i documenti.
- Deseleziona le fonti che non gli servono.
- Fai clic su “Applica”.
Le caselle disponibili dipendono dal modello di compito del dipendente. I link “Base di conoscenza dell’attività” e “Modelli di risposta dell’attività” aprono direttamente le informazioni e le risposte predefinite.
Come scegliere i documenti
- Nel riquadro “Conoscenza”, individua la sezione “Documenti”.
- Se ci sono più di cinque documenti, inserisci parte del nome nel campo “Trova documento”.
- Deseleziona i documenti che il dipendente non deve usare.
- Fai clic su “Applica”.
I nuovi documenti diventano disponibili automaticamente. Se disattivi “Trova informazioni sull’attività”, la selezione dei documenti viene conservata, ma il dipendente non li userà. I documenti ancora in elaborazione compariranno nell’elenco al termine. Puoi caricarne altri con il link “Gestisci documenti”.
Come autorizzare le azioni
- Nel riquadro “Moduli e azioni”, trova il modulo che ti serve, per esempio “Appuntamenti e prenotazioni” o “Richieste di assistenza”.
- Seleziona le azioni che il dipendente può eseguire e deseleziona quelle che non servono.
- Fai clic su “Applica”.
L’etichetta “Con conferma del cliente” indica che l’azione viene eseguita solo dopo il consenso del cliente.
Se un modulo non è pronto, sopra le azioni compare un avviso: “Questo modulo non è ancora attivato per l’attività.”, “Questo modulo è sospeso per l’attività.” oppure “Configurazione necessaria: …”. Fai clic su “Apri modulo” per attivarlo o configurarlo. Le azioni funzionano solo nei moduli attivi.
Capacità che puoi assegnare al dipendente
I nomi delle capacità sono visibili, per esempio, nel riquadro “Modello di compito” della scheda “Comunicazione”, alla voce “Accesso iniziale”. Nella scheda “Accesso”, ogni capacità si attiva selezionando le caselle della terza colonna. Le capacità disponibili dipendono dal modello di compito.
| Capacità | Funzione | Caselle nella scheda “Accesso” |
|---|---|---|
| “Risposte basate sulla base di conoscenza” | Risponde usando informazioni aziendali e documenti disponibili | “Trova informazioni sull’attività” |
| “Informazioni sui servizi” | Descrive ai clienti i servizi e le relative condizioni | “Visualizza servizi” |
| “Verifica della disponibilità” | Controlla gli orari liberi nel calendario | “Verifica della disponibilità” |
| “Prenotazione del cliente” | Cerca, crea, sposta e annulla le prenotazioni dei clienti | “Trova prenotazioni”, “Crea una prenotazione”, “Modifica una prenotazione”, “Annulla una prenotazione”, “Prepara un piano d’azione”, “Esegui le azioni concordate” |
| “Ricerca nel catalogo” | Cerca prodotti nel catalogo | “Trova prodotti” |
| “Confronto delle offerte” | Confronta prodotti in base alle loro caratteristiche | “Confronta prodotti” |
| “Informazioni sul menu” | Descrive ai clienti le voci del menu | “Visualizza menu” |
| “Informazioni sugli alloggi” | Descrive camere e soluzioni di alloggio | “Trova alloggi” |
| “Anteprima del carrello” | Compone un carrello senza inoltrare un ordine | “Prepara un carrello” |
| “Anteprima della prenotazione” | Prepara un’opzione di prenotazione senza crearla | “Mostra anteprima prenotazione” |
| “Anteprima dell’ordine” | Mostra il contenuto dell’ordine senza inviarlo per l’evasione | “Prepara un ordine” |
| “Ricerca delle richieste di assistenza” | Trova una richiesta di assistenza creata in precedenza | “Trova richieste di assistenza” |
| “Creazione di una richiesta di assistenza” | Crea una nuova richiesta con la descrizione del problema | “Crea una richiesta di assistenza” |
| “Passaggio a una persona” | Passa la conversazione al team | “Passa la conversazione a una persona” |
| “Anteprima del pagamento” | Calcola il costo senza riscuotere il pagamento | “Mostra anteprima pagamento” |
| “Modelli di risposta” | Risponde con testi predefiniti, comprese le immagini | “Modelli di risposta” |
“Anteprima del carrello”, “Anteprima di una prenotazione”, “Anteprima dell’ordine” e “Anteprima di un pagamento” non creano ordini e non riscuotono denaro. Il dipendente mostra soltanto i contenuti, l’opzione o l’importo.
Da sapere
- I ruoli Proprietario e Amministratore possono modificare le impostazioni di accesso. Operatore e Visualizzatore vedono la nota “Sola visualizzazione.”.
- Dopo aver fatto clic su “Applica”, compare il messaggio “Impostazioni di accesso applicate. Le modifiche sono attive.”. Finché non le applichi, viene mostrata la nota “Hai modifiche non applicate.”; “Annulla” ripristina la selezione precedente.
- Le impostazioni dei moduli sono condivise da tutta l’attività. Le caselle di questa scheda si applicano solo al dipendente selezionato.
- Le modifiche alle azioni vengono registrate nella “Cronologia delle modifiche”. La selezione dei documenti viene gestita separatamente e non viene ripristinata recuperando le impostazioni precedenti.
- Se l’azione che ti serve non è nell’elenco, modifica il modello di compito nella scheda “Comunicazione”.