Importez les fichiers déjà utilisés par votre entreprise : liste de prix, menu, règles, horaires ou photo de votre enseigne. Après leur traitement, les employés IA peuvent s’appuyer sur ces documents pour répondre aux clients, et les informations détectées peuvent être ajoutées à la base de connaissances.
Où trouver cette option
- Dans le menu supérieur, ouvrez « Base de connaissances ».
- Choisissez la section « Documents ».
Formats pris en charge
- Documents : PDF, Word (DOCX), ODT, TXT et Markdown ;
- feuilles de calcul : Excel (XLSX et XLS), ODS et CSV ;
- images : JPG, PNG et WebP.
Chaque fichier peut peser jusqu’à 10 Mo et vous pouvez importer jusqu’à 5 fichiers à la fois. Un PDF peut comporter jusqu’à 100 pages. Enregistrez les fichiers texte et CSV en UTF-8.
Formats non pris en charge :
- DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB et Numbers. Ouvrez ces fichiers dans leur application et enregistrez-les en PDF ou DOCX ; enregistrez les feuilles de calcul au format XLSX ;
- fichiers protégés par mot de passe. Supprimez la protection, puis importez le fichier à nouveau ;
- fichiers contenant des macros. Enregistrez-les sans macros ;
- archives telles que ZIP. Importez séparément les fichiers qu’elles contiennent.
Importer des fichiers
- Cliquez sur « Ajouter ».
- Cliquez sur « Sélectionner des documents » et choisissez de 1 à 5 fichiers.
- Cliquez sur « Importer ».
Le message « Fichiers acceptés. Le traitement se poursuivra en arrière-plan. » s’affiche. Si un fichier ne convient pas, la page indique son nom et la raison.
Statuts des documents
- « Traitement en cours » — le fichier est en cours de lecture ;
- « Reconnaissance du texte… » — le texte d’une image est en cours de reconnaissance ;
- « Mise à jour » — une nouvelle version est traitée après le remplacement du fichier ;
- « Prêt » — les employés IA peuvent consulter le document ;
- « Impossible de traiter » — le fichier n’a pas pu être lu ; une indication sous le statut explique quoi corriger. Pour les photos, le statut est « Impossible de reconnaître le texte » et, pour un remplacement, « Impossible de remplacer » ;
- « Confirmation du site Web requise » — les informations collectées sur le site attendent votre vérification.
Le texte des photos et des documents numérisés est reconnu automatiquement. Si une photo n’a pas été reconnue, rapprochez-vous et redressez la prise de vue, puis assurez-vous d’avoir un bon éclairage. Les images intégrées à un PDF sont également analysées, dans la limite de 10 par document. Les petites images, comme les logos, sont ignorées.
Les feuilles de calcul Excel ou ODS sont lues ligne par ligne. Les feuilles qui ont les mêmes colonnes sont regroupées ; les autres sont ignorées. Les noms des feuilles apparaissent dans l’aperçu du tableur.
Vérifier les informations détectées
Un document prêt est immédiatement accessible aux employés IA. La plateforme y recherche également des informations destinées à la base de connaissances, comme des services et des tarifs. Ces informations ne sont pas modifiées sans votre confirmation.
- Sous le document, cliquez sur « Vérifier les modifications ». Le nombre de modifications détectées est indiqué à côté.
- Chaque modification présente les valeurs « Avant » et « Deviendra ». Décochez les éléments que vous ne voulez pas ajouter.
- Cliquez sur « Appliquer la sélection ».
Si aucune modification n’est détectée, un lien apparaît sous le document : « Afficher le texte extrait », « Afficher le texte reconnu » ou « Afficher le tableau ». L’aperçu du tableur affiche les 50 premières lignes.
Si les informations ont changé après l’importation du document, par exemple à partir d’un autre fichier, les suggestions deviennent obsolètes. Cliquez sur « Actualiser les suggestions » : le document sera comparé aux informations actuelles, sans que son texte soit modifié.
Ouvrir, remplacer ou supprimer un document
Cliquez sur « ••• » dans la ligne du document et choisissez une action :
- « Ouvrir » — consulter le fichier dans un nouvel onglet ;
- « Télécharger » — enregistrer le fichier d’origine ;
- « Remplacer » — importer une nouvelle version. Choisissez un fichier et cliquez sur « Enregistrer le remplacement ». Les employés IA conservent leur accès et l’ancien fichier reste disponible pendant le traitement du nouveau ;
- « Supprimer » — déplacer le document dans la section « Corbeille ».
Corbeille
Les documents de la section « Corbeille » ne sont pas utilisés pour les réponses. La date de suppression automatique est indiquée sur chaque document. Jusqu’à cette date, vous pouvez le restaurer avec le bouton « Restaurer ».
Par défaut, un document reste dans la corbeille pendant 30 jours. Vous pouvez modifier cette durée dans la section « Profil et coordonnées », bloc « Conservation des documents ». Pour en savoir plus, consultez Paramètres de l’entreprise.
Autres façons d’ajouter un document
- Dans l’« Assistant de configuration », cliquez sur « + » à côté du champ de message, choisissez les fichiers puis cliquez sur « Traiter les documents ». L’assistant proposera les informations à ajouter. Pour en savoir plus, consultez Assistant de configuration.
- Les documents sont partagés par toute l’entreprise. Les nouveaux documents sont automatiquement accessibles à tous les employés IA. Vous pouvez désactiver l’accès à un document donné dans la section « Accès » de l’employé ; consultez Paramètres d’accès d’un employé IA.
Bon à savoir
- Le propriétaire et l’administrateur de l’entreprise peuvent importer, remplacer et supprimer des documents, et appliquer des modifications. Les autres rôles peuvent uniquement les consulter.
- En cas de désaccord entre un document et la base de connaissances, les informations confirmées de cette dernière prévalent.
- Les fichiers d’origine sont conservés dans l’espace de stockage sécurisé de l’entreprise.