La base de connaissances regroupe les informations confirmées sur votre entreprise : services, produits, tarifs, adresses, horaires et réponses aux questions courantes. Les employés IA s’appuient sur ces informations pour répondre aux clients ; veillez donc à les tenir à jour et à les compléter.
Où la trouver
- Dans le menu supérieur, ouvrez « Base de connaissances ».
- Choisissez la section « Données de l’entreprise ».
Vous trouverez également les sections « Modèles de réponse », « Documents » et « Profil et coordonnées ».
Organisation des informations
Les informations sont réparties en sections, elles-mêmes regroupées en trois catégories :
| Catégorie | Sections |
|---|---|
| « Ce que nous proposons » | « Services », « Produits », « Menu », « Chambres », « Tarifs des chambres » |
| « Notre fonctionnement » | « Horaire », « Spécialistes », « Adresses », « Zones de service », « Tables », « Zones de livraison » |
| « Réponses aux clients » | « FAQ » |
Seules les sections activées apparaissent sur la page. En haut, vous voyez le nombre de fiches confirmées et de sections actives.
Activer ou désactiver une section
- Cliquez sur « Gérer les sections ».
- Consultez le bloc « Recommandations pour votre entreprise », s’il apparaît. Les recommandations ne sont pas appliquées automatiquement.
- Dans le bloc « Toutes les sections disponibles », cliquez sur « Ajouter une section » à côté de la section voulue. Le type d’entreprise ne limite pas votre choix.
- Cliquez sur « Retour aux données de l’entreprise ».
Pour désactiver une section, cliquez sur « Désactiver la section » dans le catalogue ou dans « Paramètres de la section » sur sa fiche. Les fiches enregistrées ne sont pas supprimées et réapparaissent lorsque vous réactivez la section.
Ajouter ou modifier une fiche
- Sur la fiche de la section, cliquez sur « Ajouter une fiche ».
- Renseignez les champs. Pour un service, par exemple : « Nom », « Description », « Durée (minutes) » et « Prix ».
- Cliquez sur « Enregistrer la fiche ».
Pour modifier une fiche, cliquez sur « Modifier », apportez les changements puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Pour la supprimer, cliquez sur « Supprimer », puis sur « Supprimer la fiche ». Une fiche supprimée disparaît des informations confirmées.
Configurer les tarifs, le paiement et les réservations
Les produits et les articles du menu comportent un bloc « Prix et paiement » ; les services et les chambres, un bloc « Prix et réservation ».
- Ouvrez le bloc sous la fiche voulue.
- Dans le champ « Source des prix », choisissez la fiche contenant le tarif. Si aucun tarif n’est indiqué, laissez « Prix non précisé : vérifiez auprès de l’équipe ».
- Si nécessaire, renseignez « Prix valable jusqu’au ». Après cette date, l’employé IA vérifiera le tarif auprès de l’équipe.
- Choisissez où le client finalise l’achat ou la réservation. Le champ « Mode de paiement » propose « Aucun lien de paiement » et « Rediriger vers le site de paiement ». Le champ « Où effectuer votre réservation » propose « Gérer les réservations ici » et « Rediriger vers un site externe ».
- Si vous choisissez votre site Web, collez un lien de paiement ou de réservation prêt à l’emploi. L’adresse doit commencer par https.
- Cliquez sur « Enregistrer les paramètres ».
Le lien peut mener directement au produit ou au service sur votre site Web. Pour une réservation, il peut également préremplir les dates et le nombre de personnes. Pour ce faire, ouvrez « Si le site exige des paramètres » et renseignez « Code de l’offre sur le site Web ». Une indication explique aussi comment rédiger le lien. Les noms des paramètres doivent correspondre à ceux compris par votre site.
Après l’enregistrement, cliquez sur « Aperçu du lien client ». Vous verrez le lien et le texte explicatif qui sera présenté au client. Pour une réservation, vous pouvez saisir à l’avance les dates et le nombre de personnes. Le lien ne signifie pas que le paiement a été effectué ni qu’une réservation a été créée.
Site Web et documents
Si votre entreprise a un site Web, vous pouvez en importer les informations ; consultez l’article Informations de votre site Web. Les listes de prix, menus et règles peuvent être importés plus facilement sous forme de fichiers : un bouton « Ouvrir les documents » se trouve au bas de la page. Les informations détectées ne sont ajoutées à la base de connaissances qu’après votre confirmation.
Le bouton « Journal d’activité », en haut de la page, indique ce que les employés IA ont enregistré lors de leurs échanges avec les clients : par exemple, des réservations et des conversations transmises à l’équipe. Pour en savoir plus, consultez Journal des événements.
Bon à savoir
- Un employé IA répond à partir des informations confirmées et des documents auxquels il a accès. Si les informations de la base de connaissances contredisent un document, celles de la base de connaissances prévalent.
- S’il manque une information nécessaire, l’employé IA ne pourra pas répondre précisément. Ajoutez-la, puis vérifiez la réponse dans le chat de test.
- Les changements enregistrés sont utilisés immédiatement par les employés IA.
- Pour qu’un employé utilise ces informations, l’option « Trouver des informations sur l’entreprise » doit être activée dans ses paramètres d’« Accès ». Pour en savoir plus, consultez Paramètres d’accès d’un employé IA.
- Le propriétaire et l’administrateur de l’entreprise peuvent ajouter, modifier et supprimer des fiches, activer des sections et configurer les tarifs. Les autres rôles peuvent consulter les informations, mais pas les modifier.