Dans l’onglet « Accès », vous choisissez les connaissances utilisées par l’employé IA et les actions qu’il effectue pour les clients. Activez uniquement ce qui est nécessaire à sa tâche.
Où trouver ces paramètres
« Employés IA » → carte de l’employé → « Configurer » → onglet « Accès ». La page comporte deux blocs : « Connaissances » et « Modules et actions ». Les boutons « Appliquer » et « Annuler » se trouvent en bas.
Donner accès aux informations de l’entreprise
- Dans le bloc « Connaissances », cochez les sources utilisées par l’employé pour répondre. Par exemple, « Trouver des informations sur l’entreprise » inclut les informations confirmées, les réponses aux questions courantes et les documents lorsque la réponse ne s’y trouve pas.
- Décochez les sources dont l’employé n’a pas besoin.
- Cliquez sur « Appliquer ».
La liste des cases à cocher dépend du modèle de tâche de l’employé. Les liens « Base de connaissances de l’entreprise » et « Modèles de réponse de l’entreprise » mènent respectivement aux informations et aux réponses prédéfinies.
Choisir les documents
- Dans le bloc « Connaissances », repérez la section « Documents ».
- Si la liste contient plus de cinq documents, saisissez une partie du nom dans le champ « Rechercher un document ».
- Décochez les documents que l’employé ne doit pas utiliser.
- Cliquez sur « Appliquer ».
Les nouveaux documents sont accessibles automatiquement à l’employé. Si vous désactivez « Trouver des informations sur l’entreprise », la sélection des documents est conservée, mais l’employé ne les utilisera pas. Les documents encore en cours de traitement apparaîtront dans la liste plus tard. Utilisez le lien « Gérer les documents » pour importer de nouveaux fichiers.
Autoriser des actions
- Dans le bloc « Modules et actions », repérez le module voulu, par exemple « Rendez-vous et réservations » ou « Demandes d’assistance ».
- Cochez les actions que l’employé peut effectuer et décochez celles dont il n’a pas besoin.
- Cliquez sur « Appliquer ».
La mention « Avec confirmation du client » indique que l’action ne sera effectuée qu’après l’accord du client.
Si un module n’est pas prêt, un avertissement apparaît au-dessus de ses actions : « Ce module n’est pas encore activé pour l’entreprise. », « Ce module est en pause pour l’entreprise. » ou « Configuration requise : … ». Cliquez sur « Ouvrir le module » pour l’activer ou le configurer. Les actions ne fonctionnent que dans les modules activés.
Capacités que vous pouvez attribuer à un employé
Les noms des capacités apparaissent notamment dans le bloc « Modèle de tâche » de l’onglet « Communication », sur la ligne « Accès initial ». Dans l’onglet « Accès », chaque capacité est activée avec les cases de la troisième colonne. Les capacités disponibles dépendent du modèle de tâche.
| Capacité | Fonction | Cases à cocher dans l’onglet « Accès » |
|---|---|---|
| « Réponses de la base de connaissances » | Répondre à partir des informations de l’entreprise et des documents accessibles | « Trouver des informations sur l’entreprise » |
| « Conseils sur les services » | Présenter les services et leurs conditions aux clients | « Consulter les services » |
| « Vérification des disponibilités » | Vérifier les créneaux libres dans le calendrier | « Vérifier les disponibilités » |
| « Réservation client » | Rechercher, créer, modifier et annuler une réservation client | « Trouver des réservations », « Créer une réservation », « Modifier une réservation », « Annuler une réservation », « Préparer un plan d’action », « Effectuer les actions convenues » |
| « Recherche dans le catalogue » | Rechercher des produits dans le catalogue | « Trouver des produits » |
| « Comparaison des offres » | Comparer les caractéristiques des produits | « Comparer des produits » |
| « Conseils sur le menu » | Présenter les plats et produits du menu | « Consulter le menu » |
| « Conseils sur l’hébergement » | Présenter les chambres et les options d’hébergement | « Trouver un hébergement » |
| « Aperçu du panier » | Composer un panier sans passer commande | « Préparer un panier » |
| « Aperçu de la réservation » | Préparer une option de réservation sans la créer | « Prévisualiser une réservation » |
| « Aperçu de la commande » | Afficher le contenu d’une commande sans la transmettre pour traitement | « Préparer une commande » |
| « Recherche d’une demande d’assistance » | Retrouver une demande d’assistance créée précédemment | « Trouver des demandes d’assistance » |
| « Création d’une demande d’assistance » | Créer une demande d’assistance décrivant le problème | « Créer une demande d’assistance » |
| « Transfert à une personne » | Transmettre la conversation à votre équipe | « Transférer le dialogue à une personne » |
| « Aperçu du paiement » | Calculer le montant sans encaisser de paiement | « Prévisualiser un paiement » |
| « Modèles de réponse » | Répondre avec les modèles prédéfinis, y compris des images | « Modèles de réponse » |
« Aperçu du panier », « Aperçu de la réservation », « Aperçu de la commande » et « Aperçu du paiement » ne déclenchent ni commande ni paiement réel. L’employé montre uniquement au client le contenu, l’option ou le montant.
Bon à savoir
- Les rôles de propriétaire et d’administrateur peuvent modifier les paramètres d’accès. Les opérateurs et les lecteurs voient la mention « Consultation uniquement. ».
- Après avoir cliqué sur « Appliquer », le message « Paramètres d’accès appliqués. Les modifications sont maintenant actives. » s’affiche. Tant que les changements ne sont pas appliqués, la mention « Vous avez des modifications non appliquées. » apparaît et le bouton « Annuler » rétablit la sélection précédente.
- Les paramètres des modules sont partagés par toute l’entreprise. Les cases de cet onglet ne s’appliquent qu’à cet employé.
- Les changements d’actions sont enregistrés dans l’« Historique des modifications ». La sélection des documents est modifiée séparément : la restauration de paramètres antérieurs ne la rétablit pas.
- Si l’action souhaitée ne figure pas dans la liste, modifiez le modèle de tâche dans l’onglet « Communication ».