Un lien secret ajoute les réservations de votre entreprise à Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. L’application d’agenda récupère d’elle-même les réservations nouvelles et modifiées : vous voyez votre planning de travail à côté de vos rendez-vous personnels. Là-bas, le calendrier est en lecture seule : les réservations se créent et se modifient toujours dans ReceptionWorks.
Où le trouver
Dans le menu supérieur, ouvrez « Modules », connectez le module « Intégrations » (il est désactivé par défaut) et cliquez sur « Ouvrir les intégrations » sur sa carte. Dans l’onglet « Connexions », cliquez sur « Configurer les calendriers » ou ouvrez l’onglet « Calendriers ». Seuls Propriétaire et Administrateur peuvent créer et modifier le lien.
Ajouter les réservations à votre agenda
- Dans l’onglet « Calendriers », cliquez sur « Créer le lien ».
- Cliquez sur « Copier le lien ». Si la copie échoue, sélectionnez le lien et copiez-le à la main.
- Ajoutez le lien à votre application d’agenda comme abonnement :
- Google Calendar : sur ordinateur, ouvrez « Autres agendas », choisissez « À partir de l’URL », collez le lien et cliquez sur « Ajouter un agenda ».
- Outlook : ouvrez « Ajouter un calendrier », choisissez « S’abonner à partir du web », collez le lien et donnez-lui un nom.
- Apple Calendar : sur Mac, choisissez Fichier → « Nouvel abonnement à un calendrier » ; sur iPhone, ouvrez Réglages → Calendrier → Comptes → Ajouter un compte → Autre → « Ajouter un calendrier avec abonnement ».
Vous pouvez ajouter le même lien à plusieurs agendas et appareils. L’onglet « Calendriers » l’affiche chaque fois que vous l’ouvrez, avec sa date de création et la dernière fois qu’un agenda l’a téléchargé.
Ce qui arrive dans l’agenda
- Les réservations confirmées depuis 60 jours en arrière jusqu’à 400 jours à venir, au plus 2000 événements. Les réservations passées restent aussi lorsque le rendez-vous a eu lieu ou que le client n’est pas venu.
- Les réservations en attente de confirmation et les réservations annulées ne sont pas incluses. Une réservation annulée disparaît de l’agenda à la mise à jour suivante.
- Le titre de l’événement contient le service et le nom du client. La description indique le spécialiste et l’adresse d’intervention ou l’établissement. Le téléphone et l’e-mail du client ne sont ajoutés que tant que le module « Clients » est connecté.
- Les libellés de la description sont dans la langue d’interface de la personne qui a créé le lien.
Les applications d’agenda mettent à jour les abonnements à leur propre rythme : Google peut prendre plusieurs heures, Outlook et Apple généralement moins. Une nouvelle réservation peut donc apparaître dans votre agenda plus tard que dans ReceptionWorks.
Gardez le lien secret
Toute personne disposant du lien voit les réservations et les coordonnées de vos clients. Ne le diffusez pas et ne l’envoyez pas en dehors de l’équipe. En l’ajoutant à Google, Microsoft ou Apple, vous transmettez ces données à cette société : votre entreprise prend cette décision en tant que responsable du traitement des données de ses clients.
- Si le lien a pu fuiter, cliquez sur « Réémettre le lien » et confirmez avec « Réémettre le lien ». L’ancien lien cesse aussitôt de fonctionner et tous les agendas qui l’utilisent perdent les réservations : ajoutez-y le nouveau lien.
- Pour ne plus partager les réservations, cliquez sur « Révoquer le lien » et confirmez avec « Révoquer le lien ». Les agendas cessent aussitôt de recevoir les réservations. Vous pourrez créer un nouveau lien plus tard.
Le lien est aussi révoqué automatiquement lorsque la personne qui l’a créé est retirée de l’équipe ou que l’entreprise est archivée. Tant que le module « Intégrations » est désactivé, les agendas ne peuvent pas télécharger le lien ; il fonctionne de nouveau dès que le module est réactivé.