Le calendrier regroupe au même endroit les réservations de toute l’équipe, qu’elles aient été créées par vous ou par les employés IA. Vous pouvez également y configurer les services, les spécialistes et les horaires afin que l’IA propose aux clients les créneaux disponibles.
Où trouver le calendrier
L’option « Calendrier » apparaît dans le menu supérieur lorsque le module « Rendez-vous et réservations » est connecté. La page « Configuration des réservations » s’ouvre avec le bouton « Configurer les réservations » en haut du calendrier.
Configurer les réservations
Pour commencer facilement, utilisez le bloc « Configurer les réservations en une seule étape » sur la page « Configuration des réservations » :
- Dans le champ « Service à réserver », laissez « Nouveau service » ou choisissez un service existant.
- Renseignez « Nom du service » et « Durée (minutes) ». Pour les prestations sur place, sélectionnez « Déplacement chez le client ».
- Dans le champ « Qui fournit le service », choisissez un spécialiste ou laissez « Nouveau spécialiste » et saisissez un nom.
- Dans le bloc « Heures de travail », sélectionnez les jours de la semaine et indiquez les heures de début et de fin de journée.
- Cliquez sur « Confirmer la configuration des réservations ».
Si vous avez déjà une liste de prix ou un horaire, cliquez sur « Configurer les réservations avec l’assistant ».
Plus bas sur la même page, six sections permettent une configuration détaillée :
- « Spécialistes » — les personnes qui reçoivent les clients.
- « Services » — les prestations réservables et leur durée. Dans le champ « Qui fournit le service », sélectionnez les spécialistes concernés.
- « Heures d’ouverture » — jours et heures pendant lesquels un spécialiste peut recevoir des réservations. Le bouton « Enregistrer l’horaire » remplace tout l’horaire hebdomadaire du spécialiste sélectionné.
- « Lieux de rendez-vous » — adresses que l’équipe et l’IA peuvent communiquer aux clients.
- « Pauses et jours de congé » — bloquez une période pour un congé ou une pause avec le bouton « Bloquer la plage horaire ». Pour la rendre à nouveau disponible à la réservation, cliquez sur « Débloquer la plage horaire ».
- « Séjours » — chambres et unités, avec leur capacité maximale et les heures d’arrivée et de départ.
Vous pouvez corriger les données enregistrées avec le bouton « Modifier ». Les réservations déjà créées restent dans le calendrier.
Consulter le calendrier
- Choisissez une vue : « Jour », « Semaine », « Liste » ou « Séjours ».
- Changez de période avec les flèches ou revenez à la date du jour avec le bouton « Aujourd’hui ».
- Pour trouver une réservation, utilisez les filtres « Date », « Service », « Spécialiste / hébergement », « Employé IA » ou « Rechercher » par nom du client et service. Cliquez sur « Afficher ».
La vue « Séjours » affiche les chambres en lignes et les réservations nuit par nuit.
Créer une réservation
- Cliquez sur « ＋ Nouvelle réservation ».
- Saisissez le « Nom du client » et choisissez le « Service ou unité ».
- Choisissez un spécialiste ou une unité, une date et une heure de début.
- Cliquez sur « Vérifier l’horaire » pour vous assurer que le créneau est libre.
- Cliquez sur « Créer une réservation ».
Pour un hébergement, indiquez plutôt les dates d’« Arrivée » et de « Départ » ainsi que le nombre de personnes. Pour une prestation chez le client, renseignez l’« Adresse de prestation ». Une réservation créée manuellement reçoit immédiatement le statut « Confirmée » et est visible par toute l’équipe.
Modifier une réservation
Cliquez sur une réservation dans le calendrier pour ouvrir sa fiche. Elle indique l’heure, le spécialiste, le service, le commentaire et l’auteur de la réservation. Si elle est liée à un chat, cliquez sur « Ouvrir le chat ».
Les actions disponibles dépendent du statut de la réservation :
- « En attente de confirmation » — « Modifier la date », « Confirmer », « Annuler la réservation » ;
- « Confirmée » — « Modifier la date », « Marquer comme terminé », « Le client ne s’est pas présenté », « Annuler la réservation ».
Pour modifier une réservation, cliquez sur « Modifier la date », choisissez une nouvelle date et une nouvelle heure, puis cliquez sur « Enregistrer le nouvel horaire ». Après une annulation, le créneau redevient disponible. Les réservations aux statuts « Annulée », « Terminée » et « Absence » restent dans l’historique.
Bon à savoir
- Tous les membres de l’entreprise peuvent consulter le calendrier.
- Les rôles de propriétaire, d’administrateur et d’opérateur peuvent créer, modifier et annuler des réservations.
- Les rôles de propriétaire et d’administrateur peuvent configurer les services, les spécialistes et les horaires. Eux seuls voient le bouton « Configurer les réservations ».
- Les réservations sont partagées par l’équipe et tous les employés IA. Pour autoriser un employé IA à prendre des réservations, activez cette action dans l’onglet « Accès ».
- Les heures du calendrier suivent le fuseau horaire de l’entreprise. Il est indiqué en haut de la page « Configuration des réservations » et peut être modifié dans les paramètres de l’entreprise.
- Si le module est en pause, l’historique et les réservations en cours restent accessibles, mais vous ne pouvez pas en créer de nouvelles.