Avec l’application ReceptionWorks dans Zapier, un Zap peut démarrer dès que quelque chose se passe dans votre entreprise : une nouvelle réservation, une nouvelle conversation, une demande d’intervention d’un membre de l’équipe ou une demande d’assistance. Vous ne copiez aucune adresse : Zapier s’abonne tout seul et le destinataire apparaît dans l’onglet « Webhooks ».
Où le trouver
Dans le menu supérieur, ouvrez « Modules », connectez le module « Intégrations » (il est désactivé par défaut) et cliquez sur « Ouvrir les intégrations » sur sa carte. L’onglet « Connexions » s’ouvre. Seuls Propriétaire et Administrateur peuvent connecter Zapier.
Connecter en une étape
- Sur la carte Zapier, cliquez sur « Connecter Zapier ». Une clé nommée « Zapier » est créée et n’apparaît qu’une seule fois.
- Cliquez sur « Copier la clé et ouvrir Zapier » : la clé est copiée et Zapier s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Si la clé n’a pas pu être copiée, sélectionnez-la et copiez-la à la main. Si vous la perdez, révoquez la clé et connectez à nouveau.
Gardez la clé confidentielle : quiconque la possède peut s’abonner aux événements de votre entreprise, y compris aux contacts des clients. Une entreprise peut avoir jusqu’à 10 clés actives ; créez donc une clé distincte pour chaque compte Zapier.
Dans l’onglet « Clés d’API », vous pouvez aussi créer une clé avec votre propre nom, par exemple pour un second compte Zapier : saisissez le nom, cliquez sur « Créer la clé », puis sur « Copier la clé ».
Connecter dans Zapier
- Dans l’onglet Zapier, acceptez l’invitation à l’application ReceptionWorks si Zapier la propose, puis créez un Zap et choisissez ReceptionWorks comme déclencheur.
- Choisissez l’événement. Zapier affiche les noms des événements en anglais, par exemple « New Booking ».
- Lorsque Zapier vous demande de connecter un compte, collez la clé.
- Testez le déclencheur. Zapier affiche les événements récents de votre entreprise. S’il n’y en a pas encore, créez-en un, par exemple en démarrant une conversation dans votre chat, puis testez à nouveau, ou passez le test : Zapier utilise alors un exemple.
- Activez le Zap.
« Nouveau message » et « Conversation complète » contiennent le texte complet des conversations ; n’utilisez donc ces déclencheurs que dans des Zaps de confiance.
Ce que vous voyez dans ReceptionWorks
- Dans « Webhooks », le destinataire d’un Zap porte la mention « Créé depuis Zapier » avec le nom de la clé. Zapier gère son adresse : ici, vous pouvez seulement suspendre ou supprimer le destinataire. Quand vous désactivez ou supprimez un Zap, Zapier supprime lui-même le destinataire.
- Ces destinataires ne comptent pas dans la limite de 5 destinataires manuels ; il peut y en avoir jusqu’à 50. L’envoi, les nouvelles tentatives et le journal des envois fonctionnent comme pour tout destinataire.
- Dans « Clés d’API », chaque clé indique sa dernière utilisation et le nombre de déclencheurs Zap connectés.
Révoquer une clé
Cliquez sur « Révoquer » sur la clé, puis sur « Révoquer la clé ». Les Zaps connectés avec cette clé cessent aussitôt de recevoir des événements et leurs destinataires sont supprimés. Cette action est irréversible : créez une nouvelle clé et reconnectez l’application dans Zapier. Une clé est aussi révoquée automatiquement lorsque la personne qui l’a créée est retirée de l’équipe ou que l’entreprise est archivée ; la liste indique alors la raison.