Sube archivos que ya tenga tu negocio: listas de precios, menús, normas, horarios o una foto del letrero. Después de procesarlos, los asistentes de IA podrán usarlos para responder y podrás trasladar la información encontrada a la base de conocimientos.
Dónde encontrar esta opción
- Abre «Base de conocimientos» en el menú superior.
- Elige la sección «Documentos».
Formatos compatibles
- Documentos: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT y Markdown;
- hojas de cálculo: Excel (XLSX y XLS), ODS y CSV;
- imágenes: JPG, PNG y WebP.
Cada archivo puede ocupar hasta 10 MB y puedes subir un máximo de 5 archivos a la vez. Los PDF pueden tener hasta 100 páginas. Guarda los archivos de texto y CSV con codificación UTF-8.
No se admiten:
- archivos DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB ni Numbers. Ábrelos con su programa y guárdalos como PDF o DOCX; las hojas de cálculo, como XLSX;
- archivos protegidos con contraseña. Quita la protección y vuelve a subirlos;
- archivos con macros. Guárdalos sin macros;
- archivos comprimidos, como ZIP. Sube por separado los archivos que contienen.
Subir archivos
- Haz clic en «Añadir».
- Haz clic en «Seleccionar documentos» y elige entre 1 y 5 archivos.
- Haz clic en «Subir».
Aparecerá el mensaje «Se aceptaron los archivos. El procesamiento continuará en segundo plano.». Si un archivo no es compatible, la página mostrará su nombre y el motivo.
Estados de los documentos
- «Procesando»: se está leyendo el archivo;
- «Reconociendo texto…»: se está reconociendo el texto de una imagen;
- «Actualizando»: se está procesando una versión nueva del archivo después de reemplazarlo;
- «Listo»: el documento está disponible para los asistentes de IA;
- «No se pudo procesar»: no se ha podido leer el archivo; debajo aparecerá una indicación de qué corregir. En las fotos, este estado se llama «No se pudo reconocer el texto» y, al reemplazar un archivo, «No se pudo reemplazar»;
- «Hace falta confirmar el sitio web»: la información recopilada del sitio web está pendiente de revisión.
El texto de las fotos y los documentos escaneados se reconoce automáticamente. Si no se reconoce una foto, vuelve a hacerla más cerca y recta, con buena iluminación. También se reconocen las imágenes insertadas en un PDF, hasta un máximo de 10 por documento. Se omiten las imágenes pequeñas, como los logotipos.
Las hojas de cálculo Excel y ODS se leen fila por fila. Se combinan las hojas que tienen las mismas columnas y se omiten las demás. En la vista previa de la hoja de cálculo aparecen los nombres de las hojas.
Revisar la información encontrada
Los asistentes de IA pueden usar de inmediato los documentos listos. Además, la plataforma busca en ellos información para la base de conocimientos, como servicios y precios. Esta información no cambia sin tu confirmación.
- Debajo del documento, haz clic en «Revisar cambios». Junto al botón aparece el número de cambios encontrados.
- Cada cambio muestra «Antes» y «Pasará a ser». Desmarca lo que no quieras añadir.
- Haz clic en «Aplicar selección».
Si no hay cambios, verás debajo del documento un enlace: «Ver texto extraído», «Ver texto reconocido» o «Ver tabla». La vista previa de la hoja de cálculo muestra las primeras 50 filas.
Si cambiaste la información después de subir el documento, por ejemplo, a partir de otro archivo, las sugerencias quedarán obsoletas. Haz clic en «Actualizar propuestas»: el documento se comparará con la información actual y su texto no cambiará.
Abrir, reemplazar o eliminar un documento
Haz clic en «•••» en la fila del documento y elige una opción:
- «Abrir»: ver el archivo en una pestaña nueva;
- «Descargar»: guardar el archivo original;
- «Reemplazar»: subir una versión nueva. Elige un archivo y haz clic en «Guardar reemplazo». Los asistentes de IA conservarán el acceso y el archivo anterior seguirá disponible mientras se procesa la versión nueva;
- «Eliminar»: mover el documento a la sección «Papelera».
Papelera
Los documentos de «Papelera» no se usan para responder. Cada uno muestra la fecha de eliminación automática. Hasta esa fecha, puedes recuperarlo con el botón «Restaurar».
De forma predeterminada, los documentos permanecen 30 días en la papelera. Puedes cambiar este periodo en el bloque «Conservación de documentos» de la sección «Perfil y contactos». Consulta Configuración del negocio para obtener más información.
Otras formas de añadir documentos
- En el «Asistente de configuración», haz clic en «+» junto al campo del mensaje, elige los archivos y haz clic en «Procesar documentos». El asistente sugerirá qué información añadir. Consulta Asistente de configuración para obtener más información.
- Los documentos se comparten en todo el negocio. Todos los asistentes de IA pueden usar automáticamente los documentos nuevos. Puedes quitar el acceso a un documento concreto desde la sección «Acceso» del asistente; consulta Ajustes de acceso del asistente de IA.
Información útil
- Los roles de Propietario y Administrador pueden subir, reemplazar y eliminar documentos, y aplicar cambios. Los demás roles solo pueden consultarlos.
- Si un documento contradice la base de conocimientos, prevalece la información confirmada de esta última.
- Los archivos originales se conservan en el almacenamiento seguro del negocio.