La sección «Clientes» reúne a las personas que escribieron a tu asistente de IA o hicieron una reserva. Después de cada conversación, la IA completa por sí sola la ficha del cliente: nombre, contactos, familia, horario preferido, servicio o especialista favorito. Además, la IA lleva un breve resumen sobre el cliente: la «Memoria del asistente de IA». Cada dato muestra su origen, y tu equipo puede corregir la ficha o quitar lo que sobre.
Dónde encontrar esta opción
- Abre «Base de conocimientos» en el menú superior.
- Selecciona la sección «Clientes».
La sección aparece en el menú solo mientras el módulo «Clientes» está conectado. Para conectarlo, abre «Módulos» en el menú superior y, en la tarjeta «Clientes», haz clic en «Conectar». En la tarjeta del módulo conectado aparece el enlace «Abrir la lista de clientes».
También puedes abrir la ficha de un cliente desde otras secciones: el enlace «Abrir la ficha del cliente» está en la ventana «Detalles de la conversación» de la sección «Bandeja de entrada», en la ventana «Detalles de la solicitud» y en los detalles de una reserva en la sección «Calendario».
Qué recuerda la IA
- La IA completa la ficha después de la conversación, no durante ella: cuando el cliente lleva unos 30 minutos sin escribir o la conversación se cierra. Para no esperar, haz clic en «Actualizar datos» en la ficha del cliente.
- La IA solo guarda lo que el cliente dijo por sí mismo. Las respuestas del asistente de IA y del equipo no cuentan como origen.
- Por sí sola, la IA solo tiene en cuenta los mensajes recibidos mientras el módulo está conectado. Con «Actualizar datos» también puede volver a leer una conversación anterior. Las conversaciones del chat de prueba no aparecen en la sección.
- Los datos de salud relacionados con un servicio, como una alergia, la IA solo los guarda como una nota marcada como «Sensible».
- En la siguiente conversación, el asistente de IA llama al cliente por su nombre, le ofrece lo habitual y tiene en cuenta la «Memoria del asistente de IA». Nunca ve los teléfonos ni los correos electrónicos completos. En el chat del sitio web, el asistente de IA solo ve el nombre, la memoria, el horario preferido y las preferencias, porque varias personas pueden usar el mismo navegador.
- Puedes desactivar el recuerdo de los visitantes para todo el chat del sitio web, y cada visitante también puede desactivarlo por su cuenta. Para obtener más información, consulta Chat del sitio web y página de chat.
Buscar un cliente
- Empieza a escribir un nombre, un teléfono o un correo electrónico en el campo «Buscar un cliente».
- A partir de tres caracteres y tras una breve pausa, la lista se filtra sola y los clientes que coinciden aparecen como sugerencias debajo del campo.
- Elige un cliente en las sugerencias para abrir su ficha.
Mientras el campo tenga menos de tres caracteres, se muestra la lista completa. Primero aparecen los clientes con la actividad más reciente. Se cargan más clientes automáticamente al desplazarte hacia abajo.
Cada fila muestra los canales por los que escribió el cliente, el número de conversaciones y reservas y la fecha de su última actividad.
Qué contiene la ficha
- «Datos básicos» — nombre y cumpleaños.
- «Memoria del asistente de IA» — un breve resumen sobre el cliente que lleva la IA.
- «Contactos» — teléfonos, correos electrónicos y el nombre de usuario de Telegram o Instagram, si el canal lo ha comunicado. El teléfono y el correo principales están marcados como «Principal». El nombre de usuario no se puede editar ni eliminar.
- «Familia» — pareja, hijos, padres, otros familiares y mascotas.
- «Horario preferido» — días de la semana y franja del día, o un intervalo exacto.
- «Preferencias» — servicios y especialistas favoritos.
- «Notas» — notas breves sobre el cliente.
- «Historial» — conversaciones y reservas del cliente. Cada conversación se abre desde su enlace.
Debajo de cada dato se indican su origen y la fecha: «dicho por el cliente» con un enlace a la conversación, el nombre del miembro del equipo que lo añadió o «del canal».
Corregir una ficha
- Abre la ficha del cliente.
- Para cambiar el nombre o el cumpleaños, haz clic en «Cambiar nombre» o «Cambiar cumpleaños», escribe el valor y haz clic en «Guardar». El año de nacimiento es opcional.
- Para añadir información, haz clic en «Añadir contacto», «Añadir familiar», «Añadir horario preferido», «Añadir preferencia» o «Añadir nota» en la sección correspondiente.
- Para quitar un dato incorrecto, haz clic en «Eliminar» junto a él. Para cambiar el contacto principal, haz clic en «Hacer principal».
Las preferencias se eligen entre los servicios y especialistas de tu base de conocimientos. Si una nota trata sobre la salud del cliente y está relacionada con un servicio, marca «Datos de salud sensibles relacionados con un servicio»: la nota quedará marcada como «Sensible».
La IA nunca cambia ni elimina la información que añadió tu equipo. La excepción es la «Memoria del asistente de IA»: la IA la actualiza después de las conversaciones. Si la IA guardó algo incorrecto, corrígelo o elimínalo manualmente.
Memoria del asistente de IA
La «Memoria del asistente de IA» es un texto breve sobre el cliente de hasta 1500 caracteres: su situación, su historial con tu negocio, sus deseos y cómo prefiere comunicarse. El bloque aparece en la ficha justo después de «Datos básicos». Debajo del texto, como en los demás datos, se indican su origen y la fecha.
- Después de las conversaciones, la IA reescribe todo el texto tomando como base el actual. La IA conserva lo que escribió tu equipo, salvo que el propio cliente lo contradiga.
- La IA anota la información nueva como palabras del cliente, no como hechos comprobados.
- La IA no guarda en la memoria contactos, datos de salud, fechas de nacimiento, datos de pago o de documentos de identidad, promesas, descuentos, precios ni instrucciones. Los datos de salud relacionados con un servicio solo van a las notas marcadas como «Sensible».
- El asistente de IA tiene en cuenta la memoria en las conversaciones de todos los canales, también en el chat del sitio web. La trata como contexto no verificado y no se la cita al cliente.
Para editar la memoria:
- En el bloque «Memoria del asistente de IA», haz clic en «Editar memoria».
- Corrige el texto y haz clic en «Guardar». No escribas contactos ni datos de salud en la memoria.
Para borrar toda la memoria, abre «Editar memoria» y haz clic en «Borrar». La próxima vez que la IA actualice la memoria, tomará tu texto como base.
Actualizar los datos al momento
Para que la IA lea los mensajes nuevos del cliente sin esperar 30 minutos después de la conversación:
- Abre la ficha del cliente y haz clic en «Actualizar datos» en la parte superior de la página.
- Mientras la IA trabaja, la ficha muestra «Actualizando datos…».
- Espera el resultado: «Datos actualizados.», «No hay datos nuevos.», «La IA no está disponible ahora: inténtalo más tarde.» o «No se pudieron actualizar los datos.»
La IA lee al momento los mensajes del cliente que aún no ha procesado. Si no hay mensajes nuevos, la IA vuelve a leer la última conversación del cliente (hasta los últimos 40 mensajes, incluidos los recibidos antes de conectar el módulo o mientras estaba pausado) y actualiza la memoria y la ficha. Si no hay ninguna conversación así, aparece «No hay diálogos de los que actualizar los datos.»
Para un mismo cliente, puedes usar el botón una vez cada 10 minutos, y en todo el negocio, hasta 30 veces por hora. Si haces clic más a menudo, aparece «Los datos se pueden actualizar una vez cada 10 minutos.» o «Se alcanzó el límite de actualizaciones por hora. Inténtalo más tarde.»
Posibles duplicados
Una misma persona puede acabar con dos fichas, por ejemplo si primero escribió por Telegram y después en el chat del sitio web. La plataforma compara las fichas por teléfono, correo electrónico y contacto del canal, y también por nombre junto con cumpleaños. Que solo coincida el nombre no basta para una sugerencia.
La fila de ese cliente en la lista está marcada como «Posible duplicado». En la ficha aparece el bloque «Posiblemente el mismo cliente» con el motivo de la coincidencia y estos botones:
- «Comparar y unir» — abre la comparación de las dos fichas;
- «Son personas distintas» — oculta la sugerencia. Solo vuelve a aparecer si surge un motivo más sólido, por ejemplo el mismo teléfono.
También puedes unir una ficha sin sugerencia: en el bloque «Unir con otra ficha», escribe el nombre, el teléfono o el correo electrónico del otro cliente y elígelo en la lista. Se abrirá la misma comparación.
La plataforma nunca une fichas por su cuenta: la decisión siempre la toma un miembro del equipo.
Unir fichas
- Haz clic en «Comparar y unir». Se abre la página «Unir fichas de clientes».
- Compara «Ficha principal» y «Segunda ficha»: nombre, cumpleaños, contactos, número de conversaciones y «Memoria del asistente de IA».
- Si la otra ficha debe quedar como principal, haz clic en «Usar la segunda ficha como principal».
- Si el nombre, el cumpleaños, la «Memoria del asistente de IA» o la fecha de nacimiento de un familiar no coinciden, elige qué valor se conserva.
- Haz clic en «Unir».
La segunda ficha se integra en la principal: las conversaciones, reservas, contactos, preferencias y notas pasan a la ficha principal. Los contactos y notas idénticos no se duplican. La unión no se puede deshacer.
Si alguna sección de la ficha unida superara su límite, el botón «Unir» no estará disponible. Primero elimina las entradas que sobren en una de las fichas.
Eliminar los datos de un cliente
- En la ficha del cliente, haz clic en «Eliminar los datos del cliente».
- Haz clic en «Eliminar definitivamente».
Se eliminan el nombre, los contactos, la familia, las preferencias, las notas, la «Memoria del asistente de IA» y los vínculos con los canales. Las conversaciones y reservas se conservan sin datos personales. La eliminación no se puede deshacer. Si la persona vuelve a escribir, se crea para ella una ficha nueva y vacía.
Información útil
- Todos los miembros del negocio pueden ver la lista y las fichas.
- Los roles de Propietario, Administrador y Operador ven los contactos completos, editan las fichas y la «Memoria del asistente de IA», y pueden hacer clic en «Actualizar datos» y «Son personas distintas». El rol de Lector ve los contactos ocultos: solo los últimos cuatro dígitos del teléfono, la primera letra y el dominio del correo electrónico y la primera letra del nombre de usuario. El rol de Lector solo puede leer la memoria.
- Los roles de Propietario y Administrador pueden unir fichas y eliminar los datos de los clientes.
- Todos los roles pueden buscar por nombre. Los roles de Propietario, Administrador y Operador también encuentran clientes por una parte del teléfono o del correo electrónico. El rol de Lector solo encuentra a un cliente por su contacto si escribe el teléfono completo con el prefijo del país o el correo electrónico completo.
- Los roles de Propietario y Administrador pueden conectar y pausar el módulo «Clientes». Para pausarlo, abre «Pausar módulo» en su tarjeta y haz clic en «Pausar». La IA deja de recordar datos nuevos y no ve el perfil del cliente en las conversaciones. Los datos recopilados se conservan y vuelven a verse cuando haces clic en «Reanudar».
- Una nota puede tener hasta 280 caracteres, y la «Memoria del asistente de IA», hasta 1500. Una ficha puede incluir hasta 20 familiares, 5 horarios preferidos, 10 preferencias y 20 notas.