Hier verwalten Sie allgemeine Unternehmensinformationen: Name, Beschreibung, Zeitzone, Währung und Kontaktdaten. Alle KI-Mitarbeitenden des Unternehmens verwenden diese Angaben. Außerdem legen Sie hier fest, wie lange gelöschte Dokumente aufbewahrt werden, und können das Unternehmen archivieren.
Wo Sie die Einstellungen finden
Öffnen Sie das Unternehmensmenü (Pfeil neben dem Unternehmensnamen in der oberen Leiste) → „Unternehmenseinstellungen“. Auf dem Smartphone: „Menü“ → „Unternehmenseinstellungen“.
Dieselbe Seite öffnen Sie über den Tab „Profil und Kontakte“ im Bereich „Wissensdatenbank“. Die Seite heißt „Unternehmensprofil“.
Unternehmensprofil ändern
- Prüfen Sie im Bereich „Unternehmensprofil“ den „Unternehmensnamen“. Er muss 2 bis 120 Zeichen lang sein.
- Ergänzen Sie die „Unternehmensbeschreibung“. Sie muss 10 bis 2.000 Zeichen lang sein. Diese Angaben helfen KI-Mitarbeitenden, Ihr Unternehmen zu verstehen.
- Prüfen Sie die „Zeitzone“. Sie wird im internationalen Format angegeben, zum Beispiel „Europe/Moscow“.
- Geben Sie unter „Währung“ einen dreistelligen Code ein, zum Beispiel „RUB“.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“.
Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Einstellungen gespeichert“.
Kundenkontakt einrichten
- Füllen Sie im Bereich „Kontaktdaten für Kunden“ die „E-Mail-Adresse“ aus.
- Geben Sie „Telefon“ im internationalen Format ein: Pluszeichen, Ländervorwahl und Nummer ohne Leerzeichen, zum Beispiel „+79991234567“.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“.
Beide Felder können leer bleiben.
Aufbewahrungsdauer gelöschter Dokumente festlegen
Gelöschte Dokumente verschwinden nicht sofort. Sie werden in den Bereich „Papierkorb“ der Seite „Dokumente“ verschoben und können von dort wiederhergestellt werden.
- Suchen Sie im Bereich „Dokumentenaufbewahrung“ das Feld „Aufbewahrungsdauer des Dokumentenarchivs in Tagen“.
- Geben Sie einen Wert zwischen 1 und 3.650 ein.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“.
Nach Ablauf des Zeitraums werden das Dokument, seine Versionen und gespeicherten Dateien automatisch gelöscht. Ändern Sie den Zeitraum, wird das Löschdatum auch für bereits im Papierkorb liegende Dokumente neu berechnet. Das Datum steht jeweils neben dem Dokument.
Unternehmen archivieren
- Scrollen Sie zum Bereich „Kritischer Bereich“.
- Geben Sie im Feld unter dem Hinweis „Unternehmensnamen eingeben“ exakt den angezeigten Namen ein.
- Klicken Sie auf „Unternehmen archivieren“. Die Schaltfläche wird erst verfügbar, wenn der Name korrekt eingegeben wurde.
Nach dem Archivieren:
- verschwindet das Unternehmen aus Ihrer Liste und aus den Listen aller Teammitglieder;
- werden alle KI-Mitarbeitenden und Kundenverbindungen ausgeschaltet;
- werden offene Unterhaltungen geschlossen und noch nicht angenommene Einladungen storniert;
- bleiben Unterhaltungen, Buchungen und Verlauf erhalten, aber Sie können im Interface nicht mehr mit dem Unternehmen arbeiten.
Ein archiviertes Unternehmen kann im Interface nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie vor dem Archivieren, ob das richtige Unternehmen ausgewählt ist.
Gut zu wissen
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können gemeinsame Unternehmenseinstellungen ändern. „Mitarbeiter“ und „Betrachter“ können sie nur ansehen.
- Nur „Inhaber“ kann das Unternehmen archivieren.
- Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und Antworten auf Fragen werden nicht hier, sondern in der „Wissensdatenbank“ gespeichert.
- Fachkräfte, Dienstleistungen und Arbeitszeiten für Buchungen richten Sie auf der Seite „Buchungseinrichtung“ ein.
- Ihren Namen, Ihr Foto, Ihre Telefonnummer und die Sprache der Benutzeroberfläche ändern Sie im Bereich „Kontoprofil“.