Im Tab „Zugriff“ legen Sie fest, welches Wissen die KI-Mitarbeitenden nutzen und welche Aktionen sie für Kundinnen und Kunden ausführen. Aktivieren Sie nur, was ihre Aufgabe erfordert.
Wo Sie die Einstellungen finden
„KI-Mitarbeitende“ → Karte der Mitarbeitenden → „Konfigurieren“ → Tab „Zugriff“. Die Seite hat zwei Bereiche: „Wissen“ und „Module und Aktionen“. Unten finden Sie die Schaltflächen „Anwenden“ und „Abbrechen“.
Zugriff auf Unternehmensinformationen erteilen
- Aktivieren Sie im Bereich „Wissen“ die Quellen, aus denen die Mitarbeitenden antworten sollen. „Unternehmensinformationen finden“ umfasst zum Beispiel bestätigte Informationen und Antworten auf häufige Fragen sowie Dokumente, falls die Antwort dort nicht zu finden ist.
- Deaktivieren Sie Quellen, die nicht benötigt werden.
- Klicken Sie auf „Anwenden“.
Die Kontrollkästchen hängen von der Aufgabenvorlage ab. Über „Wissensdatenbank des Unternehmens“ und „Antwortvorlagen des Unternehmens“ gelangen Sie direkt zu den Informationen und vorbereiteten Antworten.
Dokumente auswählen
- Suchen Sie im Bereich „Wissen“ den Abschnitt „Dokumente“.
- Gibt es mehr als fünf Dokumente, geben Sie einen Teil des Namens in das Feld „Dokument suchen“ ein.
- Deaktivieren Sie Dokumente, die die Mitarbeitenden nicht verwenden sollen.
- Klicken Sie auf „Anwenden“.
Neue Dokumente stehen den Mitarbeitenden automatisch zur Verfügung. Wenn Sie „Unternehmensinformationen finden“ deaktivieren, bleibt die Dokumentauswahl erhalten, aber die Mitarbeitenden verwenden die Dokumente nicht. Dokumente, die noch verarbeitet werden, erscheinen später in der Liste. Über den Link „Dokumente verwalten“ können Sie neue Dokumente hochladen.
Aktionen erlauben
- Suchen Sie im Bereich „Module und Aktionen“ das passende Modul, zum Beispiel „Termine und Buchungen“ oder „Supportanfragen“.
- Aktivieren Sie die Aktionen, die die Mitarbeitenden ausführen dürfen, und deaktivieren Sie nicht benötigte Aktionen.
- Klicken Sie auf „Anwenden“.
„Mit Bestätigung des Kunden“ bedeutet, dass die Aktion erst nach Zustimmung der Kundin oder des Kunden ausgeführt wird.
Ist ein Modul noch nicht bereit, erscheint über den Aktionen ein Hinweis: „Dieses Modul ist für das Unternehmen noch nicht aktiviert.“, „Dieses Modul ist für das Unternehmen pausiert.“ oder „Einrichtung erforderlich: …“. Klicken Sie auf „Modul öffnen“, um es zu aktivieren oder einzurichten. Aktionen funktionieren nur in aktivierten Modulen.
Mögliche Fähigkeiten der Mitarbeitenden
Fähigkeitsnamen erscheinen zum Beispiel im Bereich „Aufgabenvorlage“ auf dem Tab „Kommunikation“ in der Zeile „Anfänglicher Zugriff“. Im Tab „Zugriff“ aktivieren Sie die einzelnen Fähigkeiten über die Kontrollkästchen in der dritten Spalte. Welche Fähigkeiten verfügbar sind, hängt von der Aufgabenvorlage ab.
| Fähigkeit | Aufgabe | Kontrollkästchen im Tab „Zugriff“ |
|---|---|---|
| „Antworten aus der Wissensdatenbank“ | Beantwortet Fragen anhand der Unternehmensinformationen und verfügbarer Unternehmensdokumente | „Unternehmensinformationen finden“ |
| „Beratung zu Dienstleistungen“ | Informiert über Ihre Leistungen und deren Bedingungen | „Dienstleistungen ansehen“ |
| „Verfügbarkeit prüfen“ | Prüft freie Zeiten im Kalender | „Verfügbarkeit prüfen“ |
| „Kundenbuchung“ | Findet, erstellt, verschiebt und storniert Buchungen von Kundinnen und Kunden | „Buchungen finden“, „Buchung erstellen“, „Buchung ändern“, „Buchung stornieren“, „Aktionsplan vorbereiten“, „Vereinbarte Aktionen ausführen“ |
| „Katalog durchsuchen“ | Sucht Produkte in Ihrem Katalog | „Produkte finden“ |
| „Angebote vergleichen“ | Vergleicht Produkte anhand ihrer Eigenschaften | „Produkte vergleichen“ |
| „Beratung zum Menü“ | Informiert über Speisen und Getränke auf der Speisekarte | „Menü ansehen“ |
| „Unterkunftsberatung“ | Informiert über Zimmer und Unterkunftsmöglichkeiten | „Unterkünfte finden“ |
| „Warenkorb-Vorschau“ | Stellt einen Warenkorb zusammen, ohne eine Bestellung aufzugeben | „Warenkorb vorbereiten“ |
| „Reservierungsvorschau“ | Bereitet eine Buchungsoption vor, ohne sie zu erstellen | „Buchungsvorschau anzeigen“ |
| „Bestellvorschau“ | Zeigt den Inhalt einer Bestellung, ohne sie zur Ausführung zu übermitteln | „Bestellung vorbereiten“ |
| „Supportanfrage suchen“ | Findet eine zuvor erstellte Supportanfrage | „Supportanfragen finden“ |
| „Supportanfrage erstellen“ | Erstellt mit einer Problembeschreibung eine neue Supportanfrage | „Supportanfrage erstellen“ |
| „An Teammitglied übergeben“ | Übergibt die Unterhaltung an Ihr Team | „An Teammitglied übergeben“ |
| „Zahlungsvorschau“ | Berechnet die Kosten, ohne eine Zahlung auszulösen | „Zahlungsvorschau anzeigen“ |
| „Antwortvorlagen“ | Antwortet mit vorbereiteten Texten, gegebenenfalls mit Bildern | „Antwortvorlagen“ |
„Warenkorb-Vorschau“, „Reservierungsvorschau“, „Bestellvorschau“ und „Zahlungsvorschau“ lösen keine echte Bestellung, Reservierung oder Zahlung aus. Die Mitarbeitenden zeigen nur den Inhalt, die Option oder den Betrag an.
Gut zu wissen
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können Zugriffseinstellungen ändern. „Mitarbeiter“ und „Betrachter“ sehen den Hinweis „Nur ansehen.“.
- Nach dem Anwenden erscheint „Zugriffseinstellungen angewendet. Die Änderungen sind jetzt aktiv.“. Solange Änderungen noch nicht angewendet wurden, sehen Sie den Hinweis „Sie haben nicht angewendete Änderungen.“. „Abbrechen“ stellt die vorherige Auswahl wieder her.
- Moduleinstellungen gelten für das ganze Unternehmen. Die Kontrollkästchen auf diesem Tab gelten nur für diese KI-Mitarbeitenden.
- Änderungen an Aktionen werden im „Änderungsverlauf“ erfasst. Die Dokumentauswahl wird separat verwaltet und bei der Wiederherstellung früherer Einstellungen nicht zurückgesetzt.
- Ist die gewünschte Aktion nicht in der Liste enthalten, ändern Sie die Aufgabenvorlage im Tab „Kommunikation“.