Ein geheimer Link fügt die Buchungen Ihres Unternehmens zu Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar hinzu. Die Kalender-App holt neue und geänderte Buchungen selbst ab, sodass Sie Ihren Arbeitsplan neben Ihren privaten Terminen sehen. Dort ist der Kalender schreibgeschützt: Buchungen werden weiterhin in ReceptionWorks angelegt und geändert.
Wo Sie ihn finden
Öffnen Sie im Hauptmenü „Module“, verbinden Sie das Modul „Integrationen“ (es ist standardmäßig ausgeschaltet) und klicken Sie auf seiner Karte auf „Integrationen öffnen“. Klicken Sie im Tab „Verbindungen“ auf „Kalender einrichten“ oder öffnen Sie den Tab „Kalender“. Den Link erstellen und ändern können nur Inhaber und Administrator.
Buchungen zum Kalender hinzufügen
- Klicken Sie im Tab „Kalender“ auf „Link erstellen“.
- Klicken Sie auf „Link kopieren“. Wenn das Kopieren fehlschlägt, markieren Sie den Link und kopieren Sie ihn von Hand.
- Fügen Sie den Link in Ihrer Kalender-App als Kalenderabonnement hinzu:
- Google Calendar: Öffnen Sie am Computer „Weitere Kalender“, wählen Sie „Per URL“, fügen Sie den Link ein und klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“.
- Outlook: Öffnen Sie „Kalender hinzufügen“, wählen Sie „Aus dem Web abonnieren“, fügen Sie den Link ein und vergeben Sie einen Namen.
- Apple Calendar: Wählen Sie am Mac „Ablage“ → „Neues Kalenderabonnement“; auf dem iPhone öffnen Sie „Einstellungen“ → „Kalender“ → „Accounts“ → „Account hinzufügen“ → „Andere“ → „Kalenderabo hinzufügen“.
Denselben Link können Sie in mehreren Kalendern und auf mehreren Geräten hinzufügen. Der Tab „Kalender“ zeigt ihn bei jedem Öffnen an, zusammen mit dem Erstellungszeitpunkt und dem letzten Abruf durch einen Kalender.
Was im Kalender erscheint
- Bestätigte Buchungen von vor 60 Tagen bis 400 Tage im Voraus, höchstens 2000 Termine. Vergangene Buchungen bleiben auch, wenn der Termin stattgefunden hat oder der Kunde nicht erschienen ist.
- Buchungen, die auf Bestätigung warten, und stornierte Buchungen erscheinen nicht. Eine stornierte Buchung verschwindet beim nächsten Abruf aus dem Kalender.
- Der Titel des Termins enthält die Leistung und den Namen des Kunden. Die Beschreibung nennt die Fachkraft und die Einsatzadresse oder den Standort. Telefon und E-Mail des Kunden kommen nur hinzu, solange das Modul „Kunden“ verbunden ist.
- Die Beschriftungen in der Beschreibung sind in der Oberflächensprache der Person, die den Link erstellt hat.
Kalender-Apps aktualisieren Abonnements nach ihrem eigenen Zeitplan: Bei Google kann das mehrere Stunden dauern, bei Outlook und Apple meist kürzer. Eine neue Buchung kann deshalb später in Ihrem Kalender erscheinen als in ReceptionWorks.
Halten Sie den Link geheim
Jeder, der den Link hat, sieht die Buchungen und die Kontakte Ihrer Kunden. Geben Sie ihn nicht öffentlich weiter und senden Sie ihn nicht an Personen außerhalb des Teams. Wenn Sie den Link zu Google, Microsoft oder Apple hinzufügen, erhält dieses Unternehmen diese Daten: Ihr Unternehmen trifft diese Entscheidung als Verantwortlicher für die Daten seiner Kunden.
- Wenn der Link bekannt geworden sein könnte, klicken Sie auf „Link neu ausstellen“ und bestätigen Sie mit „Link neu ausstellen“. Der alte Link funktioniert sofort nicht mehr, und alle Kalender, die ihn nutzen, verlieren die Buchungen: Fügen Sie dort den neuen Link hinzu.
- Um keine Buchungen mehr weiterzugeben, klicken Sie auf „Link widerrufen“ und bestätigen Sie mit „Link widerrufen“. Die Kalender erhalten sofort keine Buchungen mehr. Einen neuen Link können Sie später erstellen.
Der Link wird auch automatisch widerrufen, wenn die Person, die ihn erstellt hat, aus dem Team entfernt oder das Unternehmen archiviert wird. Solange das Modul „Integrationen“ ausgeschaltet ist, können Kalender den Link nicht abrufen; er funktioniert wieder, sobald das Modul eingeschaltet ist.