Der Kalender bündelt alle Buchungen Ihres Teams an einem Ort — sowohl manuell erstellte als auch von KI-Mitarbeitenden vorgenommene. Hier richten Sie außerdem Dienstleistungen, Fachkräfte und Arbeitszeiten ein, anhand derer die KI Kundinnen und Kunden freie Termine anbieten kann.
Wo Sie den Kalender finden
Der Menüpunkt „Kalender“ erscheint, sobald das Modul „Termine und Buchungen“ verbunden ist. Über die Schaltfläche „Buchungen einrichten“ oben im Kalender öffnen Sie die „Buchungseinrichtung“.
Buchungen einrichten
Am einfachsten geht es über den Bereich „Buchungen in einem Schritt einrichten“ auf der Seite „Buchungseinrichtung“:
- Lassen Sie im Feld „Zu buchende Dienstleistung“ „Neue Dienstleistung“ stehen oder wählen Sie eine vorhandene aus.
- Füllen Sie „Name der Dienstleistung“ und „Dauer (Minuten)“ aus. Wählen Sie für Vor-Ort-Besuche „Anfahrt zum Kunden“.
- Wählen Sie im Feld „Wer erbringt die Dienstleistung?“ eine Fachkraft aus oder lassen Sie „Neuer Spezialist“ stehen und geben Sie einen Namen ein.
- Wählen Sie im Bereich „Arbeitszeiten“ die Wochentage aus und geben Sie Anfang und Ende des Arbeitstags ein.
- Klicken Sie auf „Buchungseinrichtung bestätigen“.
Haben Sie bereits eine Preisliste oder einen Zeitplan, klicken Sie auf „Buchungen mit dem Assistenten einrichten“.
Weiter unten auf derselben Seite finden Sie sechs Bereiche für die detaillierte Einrichtung:
- „Spezialisten“ — wer Kundinnen und Kunden empfängt.
- „Dienstleistungen“ — was gebucht werden kann und wie lange ein Termin dauert. Wählen Sie im Feld „Wer erbringt die Dienstleistung?“ die Fachkräfte aus.
- „Öffnungszeiten des Unternehmens“ — Tage und Zeiten, an denen eine Fachkraft für Buchungen verfügbar ist. Die Schaltfläche „Zeitplan speichern“ ersetzt den gesamten Wochenzeitplan der ausgewählten Fachkraft.
- „Terminstandorte“ — Adressen, die Ihr Team und die KI Kundinnen und Kunden nennen können.
- „Pausen und freie Tage“ — sperren Sie mit „Zeit sperren“ Zeiten für Feiertage oder Pausen. Klicken Sie auf „Zeit freigeben“, um sie wieder für Buchungen freizugeben.
- „Aufenthalte“ — Zimmer und Einheiten mit der maximalen Gästezahl sowie Check-in- und Abreisezeiten.
Gespeicherte Angaben können Sie über „Bearbeiten“ korrigieren. Bereits erstellte Buchungen bleiben im Kalender erhalten.
Kalender ansehen
- Wählen Sie die Ansicht „Tag“, „Woche“, „Liste“ oder „Aufenthalte“ aus.
- Wechseln Sie mit den Pfeilen den Zeitraum oder über „Heute“ zum aktuellen Datum.
- Um eine Buchung zu finden, legen Sie Filter fest: „Datum“, „Dienstleistung“, „Spezialist / Unterkunft“, „KI-Mitarbeiter“ oder „Suchen“ nach Name der Kundin bzw. des Kunden und Dienstleistung. Klicken Sie auf „Anzeigen“.
In der Ansicht „Aufenthalte“ stehen Zimmer in den Zeilen und Reservierungen je Übernachtung.
Buchung erstellen
- Klicken Sie auf „＋ Neue Buchung“.
- Geben Sie „Kundenname“ ein und wählen Sie „Dienstleistung oder Einheit“ aus.
- Wählen Sie eine Fachkraft oder Unterkunft, das Datum und die Startzeit.
- Klicken Sie auf „Zeit prüfen“, um die Verfügbarkeit zu bestätigen.
- Klicken Sie auf „Buchung erstellen“.
Bei einer Unterkunft geben Sie statt einer Uhrzeit „Check-in“, „Abreise“ und die Gästezahl ein. Bei einem Besuch bei der Kundschaft tragen Sie die „Dienstleistungsadresse“ ein. Eine manuell erstellte Buchung erhält sofort den Status „Bestätigt“ und ist für das ganze Team sichtbar.
Buchung ändern
Klicken Sie im Kalender auf eine Buchung, um ihre Karte zu öffnen. Sie zeigt Uhrzeit, Fachkraft, Dienstleistung, Kommentar und wer die Buchung erstellt hat. Ist die Buchung mit einem Chat verknüpft, klicken Sie auf „Chat öffnen“.
Die verfügbaren Aktionen hängen vom Buchungsstatus ab:
- „Wartet auf Bestätigung“ — „Verschieben“, „Bestätigen“ oder „Buchung stornieren“;
- „Bestätigt“ — „Verschieben“, „Als erledigt markieren“, „Kunde ist nicht erschienen“ oder „Buchung stornieren“.
Zum Verschieben klicken Sie auf „Verschieben“, wählen ein neues Datum und eine neue Uhrzeit aus und klicken auf „Neue Zeit speichern“. Nach einer Stornierung ist die Zeit wieder verfügbar. Buchungen mit dem Status „Storniert“, „Abgeschlossen“ oder „Nicht erschienen“ bleiben im Verlauf erhalten.
Gut zu wissen
- Alle Mitglieder des Unternehmens können den Kalender ansehen.
- Die Rollen „Inhaber“, „Administrator“ und „Mitarbeiter“ können Buchungen erstellen, verschieben und stornieren.
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können Dienstleistungen, Fachkräfte und Zeitpläne einrichten. Nur sie sehen die Schaltfläche „Buchungen einrichten“.
- Das Team und alle KI-Mitarbeitenden nutzen dieselben Buchungsdaten. Damit KI-Mitarbeitende Termine für Kundinnen und Kunden buchen können, erlauben Sie diese Aktion im Tab „Zugriff“.
- Im Kalender werden Uhrzeiten in der Zeitzone des Unternehmens angezeigt. Die Zeitzone steht oben auf der Seite „Buchungseinrichtung“ und lässt sich in den Unternehmenseinstellungen ändern.
- Ist das Modul pausiert, bleiben Verlauf und nicht abgeschlossene Buchungen verfügbar, neue Buchungen können jedoch nicht erstellt werden.