Op het tabblad “Communicatie” stelt u in hoe de AI-assistent met klanten praat: wat deze doet, welke toon deze gebruikt en in welke taal de assistent antwoordt. Hier kunt u ook de naam en het taaksjabloon wijzigen.
Waar vindt u dit?
“AI-assistenten” → kaart van de assistent → “Configureren” → tabblad “Communicatie”. Dit tabblad wordt als eerste geopend.
De naam wijzigen
- Klik op “Naam bewerken”.
- Vul de nieuwe naam in het veld “Naam van AI-assistent” in (2 tot 120 tekens).
- Klik op “Naam opslaan”.
De naam wordt meteen opgeslagen; u hoeft niet op “Toepassen” te klikken.
De communicatie instellen
Alle velden staan in het blok “Hoe de AI-assistent met klanten communiceert”.
- Beschrijf in het veld “Instructies voor AI-assistent” in gewone taal wat de assistent wel en niet doet. Bijvoorbeeld: “Geef advies over diensten en prijzen. Vraag klanten voor korting contact op te nemen met het team”.
- Kies in “Communicatiestijl” “Warm”, “Professioneel”, “Vriendelijk” of “Beknopt”.
- Laat in “Antwoordtaal” de standaardoptie staan of voer eigen regels in, bijvoorbeeld “Nederlands en Frans; de klant kiest de taal”. Met de knop “In de taal van de klant” herstelt u de standaard: de assistent antwoordt in de taal van de klant en in het Engels als de taal niet duidelijk is.
- Typ in “Begroeting” de eerste zin die de klant in de chat ziet.
- Typ in “Bericht bij overdracht aan het team” wat de assistent tegen de klant zegt wanneer een vraag aan uw team moet worden overgedragen.
- Klik op “Toepassen”.
Het bericht “Instellingen toegepast op de AI-assistent en gekoppelde kanalen.” verschijnt. De wijzigingen gaan meteen in voor alle kanalen waarop de assistent actief is.
Zolang wijzigingen nog niet zijn toegepast, staat onderaan de melding “U hebt wijzigingen die nog niet zijn toegepast.” Met de knop “Annuleren” herstelt u de eerdere waarden in alle velden.
Een taaksjabloon kiezen
Het taaksjabloon bepaalt de hoofdrol van de assistent en de bijbehorende eerste toegangsinstellingen. Er zijn vijf sjablonen:
- “Receptionist” — beantwoordt vragen, vertelt klanten over diensten en prijzen en helpt bij het boeken;
- “Verkoopadviseur” — helpt klanten een product of dienst uit uw catalogus te kiezen;
- “Bestellingen en verzoeken aannemen” — geeft advies over het menu en helpt de klant een bestelling samen te stellen;
- “Klantenservice” — antwoordt op basis van de kennisbank en vindt of maakt hulpverzoeken van klanten aan;
- “Aangepaste rol” — een leeg sjabloon waarin u zelf de mogelijkheden samenstelt.
Zo wijzigt u het sjabloon:
- Vouw het blok “Taaksjabloon” uit. In de kop staat het huidige sjabloon.
- Kies een nieuwe optie bij “Taaksjabloon”.
- Lees de beschrijving en de regel “Eerste toegang”. Passen sommige acties niet bij het nieuwe sjabloon, dan verschijnt de melding “Niet-passende acties worden uitgeschakeld”.
- Klik op “Sjabloon toepassen”. Klik op “Selectie ongedaan maken” als u zich bedenkt.
Het nieuwe sjabloon wordt meteen actief. Teksten in de communicatievelden blijven behouden. Klik na het wijzigen op “Antwoorden testen” en stel enkele vragen zoals een klant dat zou doen.
Goed om te weten
- De eigenaar en beheerder kunnen de communicatie-instellingen en het taaksjabloon wijzigen. De operator en lezer kunnen de instellingen alleen bekijken; zij zien de melding “Instellingen zijn alleen te bekijken.”
- De klant ziet de begroeting vóór het eerste bericht. Deze wordt dus niet automatisch vertaald. Schrijf de begroeting in de taal van uw klanten.
- Bij een nieuwe AI-assistent kunnen de begroeting en het overdrachtsbericht vooraf in het Engels zijn ingevuld. Controleer deze direct na het aanmaken.
- Instructies mogen maximaal 2000 tekens bevatten; de overige teksten maximaal 500.
- Elke keer dat u wijzigingen toepast, worden ze opgeslagen in “Wijzigingsgeschiedenis”, zodat u eerdere instellingen kunt herstellen.
- Wat de assistent weet en welke acties deze uitvoert, stelt u in op het tabblad “Toegang”. Wie klanten antwoordt, kiest u in het blok “Wie antwoordt klanten?” op het tabblad “Communicatie”.