Eén geheime link zet de boekingen van je bedrijf in Google Calendar, Outlook of Apple Calendar. De agenda-app haalt nieuwe en gewijzigde boekingen zelf op, zodat je je werkrooster naast je persoonlijke afspraken ziet. Daar is de agenda alleen-lezen: boekingen maak en wijzig je nog steeds in ReceptionWorks.
Waar vind je het
Open in het hoofdmenu “Modules”, koppel de module “Integraties” (standaard staat die uit) en klik op de kaart op “Integraties openen”. Klik op het tabblad “Koppelingen” op “Agenda’s instellen” of open het tabblad “Agenda’s”. Alleen Eigenaar en Beheerder kunnen de link maken en wijzigen.
Boekingen aan je agenda toevoegen
- Klik op het tabblad “Agenda’s” op “Link maken”.
- Klik op “Link kopiëren”. Lukt kopiëren niet, selecteer de link dan en kopieer hem met de hand.
- Voeg de link in je agenda-app toe als agenda-abonnement:
- Google Calendar: open op de computer “Andere agenda’s”, kies “Via URL”, plak de link en klik op “Agenda toevoegen”.
- Outlook: open “Agenda toevoegen”, kies “Abonneren via internet”, plak de link en geef hem een naam.
- Apple Calendar: kies op een Mac Archief → “Nieuw agenda-abonnement”; open op een iPhone Instellingen → Agenda → Accounts → Voeg account toe → Anders → “Voeg geabonneerde agenda toe”.
Je kunt dezelfde link aan meerdere agenda’s en apparaten toevoegen. Het tabblad “Agenda’s” toont hem elke keer dat je het opent, samen met wanneer hij is gemaakt en wanneer een agenda hem voor het laatst heeft opgehaald.
Wat er in de agenda komt
- Bevestigde boekingen van 60 dagen geleden tot 400 dagen vooruit, maximaal 2000 afspraken. Voorbije boekingen blijven ook staan als de afspraak heeft plaatsgevonden of de klant niet is gekomen.
- Boekingen die op bevestiging wachten en geannuleerde boekingen komen er niet in. Een geannuleerde boeking verdwijnt bij de volgende verversing uit de agenda.
- De titel van de afspraak bevat de dienst en de naam van de klant. De beschrijving noemt de specialist en het bezoekadres of de vestiging. Telefoon en e-mail van de klant komen er alleen bij zolang de module “Klanten” gekoppeld is.
- De labels in de beschrijving staan in de interfacetaal van degene die de link heeft gemaakt.
Agenda-apps verversen abonnementen volgens hun eigen schema: bij Google kan dat enkele uren duren, bij Outlook en Apple meestal korter. Een nieuwe boeking kan daardoor later in je agenda verschijnen dan in ReceptionWorks.
Houd de link geheim
Iedereen met de link ziet de boekingen en de contactgegevens van je klanten. Maak hem niet openbaar en stuur hem niet naar mensen buiten het team. Als je de link aan Google, Microsoft of Apple toevoegt, krijgt dat bedrijf deze gegevens: je bedrijf neemt die beslissing als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn klanten.
- Is de link mogelijk uitgelekt, klik dan op “Link opnieuw uitgeven” en bevestig met “Link opnieuw uitgeven”. De oude link werkt meteen niet meer en alle agenda’s die hem gebruiken, verliezen de boekingen: voeg daar de nieuwe link toe.
- Wil je geen boekingen meer delen, klik dan op “Link intrekken” en bevestig met “Link intrekken”. Agenda’s krijgen meteen geen boekingen meer. Je kunt later een nieuwe link maken.
De link wordt ook automatisch ingetrokken als degene die hem heeft gemaakt uit het team wordt verwijderd of het bedrijf wordt gearchiveerd. Zolang de module “Integraties” uit staat, kunnen agenda’s de link niet ophalen; hij werkt weer zodra de module aan staat.