De agenda brengt alle afspraken van uw team op één plek samen, zowel afspraken die u hebt gemaakt als afspraken van AI-assistenten. Hier stelt u ook diensten, specialisten en werktijden in. De AI-assistent gebruikt deze gegevens om klanten beschikbare tijdstippen aan te bieden.
Waar vindt u dit?
“Agenda” verschijnt in het hoofdmenu wanneer de module “Afspraken en boekingen” is gekoppeld. De pagina “Boekingen instellen” opent met de knop “Boekingen instellen” bovenaan de agenda.
Boekingen instellen
De eenvoudigste manier om te beginnen is het blok “Boekingen in één stap instellen” op de pagina “Boekingen instellen”:
- Laat in het veld “Dienst om te boeken” de optie “Nieuwe dienst” staan of kies een bestaande dienst.
- Vul “Naam van dienst” en “Duur (minuten)” in. Selecteer voor een bezoek op locatie “Naar de klant reizen”.
- Kies in “Wie levert de dienst?” een specialist of laat “Nieuwe specialist” staan en vul een naam in.
- Selecteer in het blok “Openingstijden” de dagen van de week en voer de begin- en eindtijd van de werkdag in.
- Klik op “Boekingsinstellingen bevestigen”.
Hebt u al een prijslijst of rooster? Klik dan op “Boekingen instellen met de assistent”.
Verderop op dezelfde pagina staan zes onderdelen voor gedetailleerde instellingen:
- “Specialisten” — wie klanten ontvangt.
- “Diensten” — wat klanten kunnen boeken en hoelang een afspraak duurt. Kies in “Wie levert de dienst?” de specialisten.
- “Openingstijden van het bedrijf” — de dagen en tijden waarop een specialist beschikbaar is voor boekingen. Met “Rooster opslaan” vervangt u het volledige weekrooster van de geselecteerde specialist.
- “Afspraaklocaties” — adressen die het team en de AI aan klanten kunnen doorgeven.
- “Pauzes en vrije dagen” — blokkeer tijd voor een vrije dag of pauze met “Tijd blokkeren”. Klik op “Tijd vrijgeven” om die tijd weer boekbaar te maken.
- “Verblijven” — kamers en accommodaties met een maximumaantal gasten en in- en uitchecktijden.
U kunt opgeslagen gegevens corrigeren met de knop “Bewerken”. Afspraken die al zijn gemaakt, blijven in de agenda staan.
De agenda bekijken
- Kies een weergave: “Dag”, “Week”, “Lijst” of “Verblijven”.
- Blader met de pijlen door perioden of klik op “Vandaag” om naar de huidige datum terug te gaan.
- Stel filters in om een afspraak te vinden: “Datum”, “Dienst”, “Specialist / accommodatie”, “AI-assistent” of “Zoeken” op naam van klant en dienst. Klik op “Tonen”.
In de weergave “Verblijven” staan kamers als rijen en reserveringen per nacht.
Een boeking maken
- Klik op “＋ Nieuwe boeking”.
- Vul “Naam van de klant” in en kies “Dienst of accommodatie”.
- Kies een specialist of accommodatie, de datum en de begintijd.
- Klik op “Tijd controleren” om na te gaan of het tijdstip vrij is.
- Klik op “Boeking aanmaken”.
Vul voor een accommodatie in plaats van een tijdstip “Inchecken”, “Uitchecken” en het aantal gasten in. Vul voor een bezoek aan de klant het “Serviceadres” in. Een handmatig gemaakte boeking krijgt meteen de status “Bevestigd” en is zichtbaar voor het hele team.
Een boeking wijzigen
Klik op een boeking in de agenda om de kaart te openen. De kaart toont de tijd, specialist, dienst, opmerking en wie de boeking heeft gemaakt. Is de boeking aan een chat gekoppeld, klik dan op “Chat openen”.
Beschikbare acties hangen af van de status:
- “Wacht op bevestiging” — “Verplaatsen”, “Bevestigen” en “Boeking annuleren”;
- “Bevestigd” — “Verplaatsen”, “Markeren als afgerond”, “Klant is niet verschenen” en “Boeking annuleren”.
Klik op “Verplaatsen”, kies een nieuwe datum en tijd en klik op “Nieuwe tijd opslaan” om een boeking te verplaatsen. Na annulering komt het tijdstip weer vrij. Boekingen met de status “Geannuleerd”, “Afgerond” en “Niet verschenen” blijven in de geschiedenis staan.
Goed om te weten
- Alle teamleden van het bedrijf kunnen de agenda bekijken.
- De eigenaar, beheerder en operator kunnen boekingen maken, verplaatsen en annuleren.
- De eigenaar en beheerder kunnen diensten, specialisten en roosters instellen. Alleen zij zien de knop “Boekingen instellen”.
- Boekingsgegevens worden gedeeld door het team en alle AI-assistenten. Schakel op het tabblad “Toegang” de boekingsactie in als een AI-assistent afspraken moet kunnen maken.
- Tijden in de agenda worden weergegeven in de tijdzone van het bedrijf. De tijdzone staat bovenaan de pagina “Boekingen instellen” en kan bij de bedrijfsinstellingen worden gewijzigd.
- Als de module is gepauzeerd, blijven de geschiedenis en onafgeronde boekingen beschikbaar, maar kunt u geen nieuwe boekingen maken.