Met de ReceptionWorks-app in Zapier kan een Zap starten op het moment dat er iets gebeurt in je bedrijf: een nieuwe boeking, een nieuw gesprek, een verzoek om een teamlid of een supportverzoek. Je kopieert geen adressen: Zapier abonneert zich zelf en de ontvanger verschijnt op het tabblad “Webhooks”.
Waar vind je het
Open in het hoofdmenu “Modules”, koppel de module “Integraties” (standaard staat die uit) en klik op de kaart op “Integraties openen”. Het tabblad “Koppelingen” wordt geopend. Alleen Eigenaar en Beheerder kunnen Zapier koppelen.
In één stap koppelen
- Klik op de Zapier-kaart op “Zapier koppelen”. Er wordt een sleutel met de naam “Zapier” gemaakt die maar één keer verschijnt.
- Klik op “Sleutel kopiëren en Zapier openen”: de sleutel wordt gekopieerd en Zapier opent in een nieuw tabblad.
- Is de sleutel niet gekopieerd, selecteer hem dan en kopieer hem met de hand. Ben je hem kwijt, trek de sleutel dan in en koppel opnieuw.
Houd de sleutel privé: wie hem heeft, kan zich abonneren op de gebeurtenissen van je bedrijf, inclusief klantcontacten. Een bedrijf kan maximaal 10 actieve sleutels hebben, dus maak voor elk Zapier-account een aparte sleutel.
Op het tabblad “API-sleutels” kun je ook een sleutel met een eigen naam maken, bijvoorbeeld voor een tweede Zapier-account: typ de naam, klik op “Sleutel maken” en daarna op “Sleutel kopiëren”.
Koppelen in Zapier
- Accepteer in het Zapier-tabblad de uitnodiging voor de ReceptionWorks-app als Zapier daarom vraagt, maak daarna een Zap en kies ReceptionWorks als trigger.
- Kies de gebeurtenis. Zapier toont de namen van gebeurtenissen in het Engels, bijvoorbeeld “New Booking”.
- Plak de sleutel wanneer Zapier vraagt een account te koppelen.
- Test de trigger. Zapier toont recente gebeurtenissen van je bedrijf. Zijn er nog geen, maak er dan een aan, bijvoorbeeld door een gesprek in je chat te beginnen, en test opnieuw, of sla de test over: Zapier gebruikt dan een voorbeeld.
- Zet de Zap aan.
“Nieuw bericht” en “Volledig gesprek” bevatten de volledige tekst van gesprekken, gebruik deze triggers dus alleen in Zaps die je vertrouwt.
Wat je ziet in ReceptionWorks
- Op het tabblad “Webhooks” is de ontvanger van een Zap gemarkeerd met “Gemaakt vanuit Zapier” en de naam van de sleutel. Zapier beheert het adres, dus hier kun je de ontvanger alleen pauzeren of verwijderen. Als je een Zap uitzet of verwijdert, verwijdert Zapier de ontvanger zelf.
- Zulke ontvangers tellen niet mee voor de limiet van 5 handmatige ontvangers; er kunnen er maximaal 50 zijn. Bezorging, nieuwe pogingen en het bezorglogboek werken zoals bij elke ontvanger.
- Op het tabblad “API-sleutels” toont elke sleutel wanneer hij voor het laatst is gebruikt en hoeveel Zap-triggers zijn gekoppeld.
Een sleutel intrekken
Klik bij de sleutel op “Intrekken” en daarna op “Sleutel intrekken”. Zaps die met deze sleutel zijn gekoppeld, ontvangen meteen geen gebeurtenissen meer en hun ontvangers worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt: maak een nieuwe sleutel en koppel de app opnieuw in Zapier. Een sleutel wordt ook automatisch ingetrokken als de persoon die hem heeft gemaakt uit het team wordt verwijderd of het bedrijf wordt gearchiveerd; de lijst toont dan de reden.