La sezione “Clienti” raccoglie le persone che hanno scritto al tuo dipendente IA o hanno fatto una prenotazione. Dopo ogni conversazione l’IA completa da sola la scheda del cliente: nome, contatti, familiari, orario preferito, servizio o specialista preferito. L’IA tiene anche un breve riepilogo sul cliente: la “Memoria dell’assistente IA”. Ogni informazione mostra la sua fonte e il team può correggere la scheda o rimuovere ciò che non serve.
Dove trovarli
- Apri “Base di conoscenza” dal menu superiore.
- Seleziona la sezione “Clienti”.
La sezione compare nel menu solo finché il modulo “Clienti” è collegato. Per collegarlo, apri “Moduli” dal menu superiore e, nella scheda del modulo “Clienti”, fai clic su “Collega”. Nella scheda del modulo collegato compare il link “Apri l’elenco dei clienti”.
Puoi aprire la scheda di un cliente anche da altre sezioni: il link “Apri la scheda cliente” si trova nella finestra “Dettagli della conversazione” della sezione “Posta in arrivo”, nella finestra “Dettagli della richiesta” e nei dettagli di una prenotazione nella sezione “Calendario”.
Cosa ricorda l’IA
- L’IA completa la scheda dopo la conversazione, non durante: quando il cliente non scrive da circa 30 minuti o la conversazione viene chiusa. Per non aspettare, fai clic su “Aggiorna i dati” nella scheda del cliente.
- L’IA registra solo ciò che il cliente ha detto di persona. Le risposte del dipendente IA e del team non contano come fonte.
- Da sola, l’IA considera solo i messaggi ricevuti mentre il modulo è collegato. Con “Aggiorna i dati” può rileggere anche una conversazione precedente. Le conversazioni della chat di prova non compaiono nella sezione.
- Le informazioni sulla salute legate a un servizio, come un’allergia, l’IA le salva solo come nota contrassegnata come “Sensibile”.
- Nella conversazione successiva il dipendente IA chiama il cliente per nome, propone ciò che sceglie di solito e tiene conto della “Memoria dell’assistente IA”. Non vede mai numeri di telefono e indirizzi email completi. Nella chat del sito il dipendente IA vede solo il nome, la memoria, l’orario preferito e le preferenze, perché lo stesso browser può essere usato da persone diverse.
- Puoi disattivare la memorizzazione dei visitatori per tutta la chat del sito, e ogni visitatore può disattivarla anche da solo. Per i dettagli, consulta Chat sul sito web e pagina chat.
Come trovare un cliente
- Inizia a digitare un nome, un numero di telefono o un indirizzo email nel campo “Cerca un cliente”.
- Dopo tre caratteri e una breve pausa l’elenco si filtra da solo e i clienti corrispondenti compaiono come suggerimenti sotto il campo.
- Scegli un cliente tra i suggerimenti per aprirne la scheda.
Finché il campo contiene meno di tre caratteri, viene mostrato l’elenco completo. In cima compaiono i clienti con l’attività più recente. Altri clienti si caricano automaticamente mentre scorri l’elenco verso il basso.
Ogni riga mostra i canali da cui il cliente ha scritto, il numero di conversazioni e prenotazioni e la data dell’ultima attività.
Cosa contiene la scheda
- “Dati principali” — nome e compleanno.
- “Memoria dell’assistente IA” — un breve riepilogo sul cliente tenuto dall’IA.
- “Contatti” — numeri di telefono, indirizzi email e nome utente di Telegram o Instagram, se il canale lo ha comunicato. Il telefono e l’email principali sono contrassegnati come “Principale”. Il nome utente non si può modificare né eliminare.
- “Familiari” — partner, figli, genitori, altri parenti e animali domestici.
- “Orario preferito” — giorni della settimana e momento della giornata, oppure un intervallo preciso.
- “Preferenze” — servizi e specialisti preferiti.
- “Note” — brevi note sul cliente.
- “Cronologia” — conversazioni e prenotazioni del cliente. Ogni conversazione si apre dal suo link.
Sotto ogni informazione sono indicate la fonte e la data: “detto dal cliente” con un link alla conversazione, il nome del membro del team che l’ha aggiunta oppure “dal canale”.
Come correggere una scheda
- Apri la scheda del cliente.
- Per cambiare il nome o il compleanno, fai clic su “Modifica nome” o “Modifica compleanno”, inserisci il valore e fai clic su “Salva”. L’anno di nascita è facoltativo.
- Per aggiungere informazioni, fai clic su “Aggiungi contatto”, “Aggiungi familiare”, “Aggiungi orario preferito”, “Aggiungi preferenza” o “Aggiungi nota” nella sezione corrispondente.
- Per rimuovere un’informazione errata, fai clic su “Rimuovi” accanto a essa. Per cambiare il contatto principale, fai clic su “Rendi principale”.
Le preferenze si scelgono tra i servizi e gli specialisti presenti nella base di conoscenza. Se una nota riguarda la salute del cliente ed è legata a un servizio, seleziona “Dati sanitari sensibili legati a un servizio”: la nota sarà contrassegnata come “Sensibile”.
L’IA non modifica né elimina mai le informazioni aggiunte dal team. Fa eccezione la “Memoria dell’assistente IA”, che l’IA aggiorna dopo le conversazioni. Se l’IA ha registrato qualcosa di sbagliato, correggilo o rimuovilo a mano.
Memoria dell’assistente IA
La “Memoria dell’assistente IA” è un breve testo sul cliente, fino a 1500 caratteri: la sua situazione, la storia con la tua attività, i suoi desideri e il modo in cui preferisce comunicare. Il riquadro si trova nella scheda subito dopo “Dati principali”. Sotto il testo, come per le altre informazioni, sono indicate la fonte e la data.
- Dopo le conversazioni l’IA riscrive tutto il testo partendo da quello attuale. Mantiene ciò che ha scritto il team, a meno che il cliente stesso non lo contraddica.
- L’IA registra le nuove informazioni come parole del cliente, non come fatti verificati.
- L’IA non inserisce mai nella memoria contatti, informazioni sulla salute, date di nascita, dati di pagamento o di documenti d’identità, promesse, sconti, prezzi o istruzioni. Le informazioni sulla salute legate a un servizio finiscono solo nelle note contrassegnate come “Sensibile”.
- Il dipendente IA tiene conto della memoria nelle conversazioni su tutti i canali, compresa la chat del sito. La considera un contesto non verificato e non la cita al cliente.
Per modificare la memoria:
- Nel riquadro “Memoria dell’assistente IA”, fai clic su “Modifica memoria”.
- Correggi il testo e fai clic su “Salva”. Non inserire contatti o informazioni sulla salute nella memoria.
Per cancellare tutta la memoria, apri “Modifica memoria” e fai clic su “Cancella”. La prossima volta che aggiornerà la memoria, l’IA partirà dal tuo testo.
Come aggiornare subito i dati
Per far leggere all’IA i nuovi messaggi del cliente senza aspettare 30 minuti dopo la conversazione:
- Apri la scheda del cliente e fai clic su “Aggiorna i dati” in alto nella pagina.
- Mentre l’IA lavora, la scheda mostra “Aggiornamento dei dati…”.
- Attendi il risultato: “Dati aggiornati.”, “Nessuna novità.”, “L’IA non è disponibile ora: riprova più tardi.” o “Impossibile aggiornare i dati.”
L’IA legge subito i messaggi del cliente che non ha ancora elaborato. Se non ci sono messaggi nuovi, l’IA rilegge l’ultima conversazione del cliente (fino agli ultimi 40 messaggi, compresi quelli ricevuti prima di collegare il modulo o mentre era in pausa) e aggiorna la memoria e la scheda. Se non c’è nessuna conversazione di questo tipo, compare “Non ci sono dialoghi da cui aggiornare i dati.”
Per lo stesso cliente puoi usare il pulsante una volta ogni 10 minuti, e in tutta l’attività fino a 30 volte all’ora. Se fai clic più spesso, compare “I dati si possono aggiornare una volta ogni 10 minuti.” o “Il limite orario di aggiornamenti è stato raggiunto. Riprova più tardi.”
Possibili duplicati
La stessa persona può ritrovarsi con due schede, per esempio se ha scritto prima su Telegram e poi nella chat del sito. La piattaforma confronta le schede per numero di telefono, email e contatto del canale, oltre che per nome insieme al compleanno. Il solo nome uguale non basta per un suggerimento.
Nell’elenco la riga di questo cliente è contrassegnata come “Possibile duplicato”. Nella scheda compare il blocco “Forse lo stesso cliente” con il motivo della corrispondenza e questi pulsanti:
- “Confronta e unisci” — apre il confronto tra le due schede;
- “Sono persone diverse” — nasconde il suggerimento. Ricompare solo se emerge un motivo più forte, per esempio lo stesso numero di telefono.
Puoi unire una scheda anche senza suggerimento: nel blocco “Unisci con un’altra scheda” inserisci il nome, il numero di telefono o l’email dell’altro cliente e sceglilo nell’elenco. Si apre lo stesso confronto.
La piattaforma non unisce mai le schede da sola: la decisione spetta sempre a un membro del team.
Come unire le schede
- Fai clic su “Confronta e unisci”. Si apre la pagina “Unisci le schede”.
- Confronta “Scheda principale” e “Seconda scheda”: nome, compleanno, contatti, numero di conversazioni e “Memoria dell’assistente IA”.
- Se deve diventare principale l’altra scheda, fai clic su “Rendi principale la seconda scheda”.
- Se il nome, il compleanno, la “Memoria dell’assistente IA” o la data di nascita di un familiare sono diversi, scegli quale valore mantenere.
- Fai clic su “Unisci”.
La seconda scheda confluisce in quella principale: conversazioni, prenotazioni, contatti, preferenze e note passano alla scheda principale. Contatti e note identici non vengono duplicati. L’unione non si può annullare.
Se una sezione della scheda unita superasse il proprio limite, il pulsante “Unisci” non sarebbe disponibile. Rimuovi prima le voci in eccesso in una delle due schede.
Come eliminare i dati di un cliente
- Nella scheda del cliente, fai clic su “Elimina i dati del cliente”.
- Fai clic su “Elimina definitivamente”.
Nome, contatti, familiari, preferenze, note, “Memoria dell’assistente IA” e collegamenti ai canali vengono eliminati. Conversazioni e prenotazioni restano senza dati personali. L’eliminazione non si può annullare. Se la persona scrive di nuovo, viene creata per lei una nuova scheda vuota.
Da sapere
- Tutti i membri dell’attività possono vedere l’elenco e le schede.
- Proprietario, Amministratore e Operatore vedono i contatti completi, modificano le schede e la “Memoria dell’assistente IA” e possono fare clic su “Aggiorna i dati” e “Sono persone diverse”. Il Visualizzatore vede i contatti nascosti: solo le ultime quattro cifre del telefono, la prima lettera e il dominio dell’email e la prima lettera del nome utente. Il Visualizzatore può solo leggere la memoria.
- Solo Proprietario e Amministratore possono unire le schede ed eliminare i dati dei clienti.
- Tutti i ruoli possono cercare per nome. Proprietario, Amministratore e Operatore trovano un cliente anche con una parte del numero di telefono o dell’email. Il Visualizzatore trova un cliente tramite un contatto solo se inserisce il numero di telefono completo con il prefisso internazionale o l’indirizzo email completo.
- Solo Proprietario e Amministratore possono collegare e mettere in pausa il modulo “Clienti”. Per metterlo in pausa, apri “Sospendi il modulo” nella scheda del modulo e fai clic su “Metti in pausa”. L’IA smette di ricordare nuove informazioni e non vede il profilo del cliente nelle conversazioni. I dati raccolti restano salvati e tornano visibili dopo che fai clic su “Riprendi”.
- Una nota può contenere fino a 280 caratteri, la “Memoria dell’assistente IA” fino a 1500. Una scheda può contenere fino a 20 familiari, 5 orari preferiti, 10 preferenze e 20 note.