Un link segreto aggiunge le prenotazioni della tua attività a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. L’app di calendario scarica da sola le prenotazioni nuove e modificate, così vedi gli impegni di lavoro accanto a quelli personali. Lì il calendario è di sola lettura: le prenotazioni si creano e si modificano sempre in ReceptionWorks.
Dove trovarlo
Apri “Moduli” dal menu superiore, collega il modulo “Integrazioni” (è disattivato per impostazione predefinita) e fai clic su “Apri integrazioni” sulla sua scheda. In “Connessioni” fai clic su “Configura i calendari” oppure apri “Calendari”. Possono creare e modificare il link solo Proprietario e Amministratore.
Come aggiungere le prenotazioni al calendario
- In “Calendari” fai clic su “Crea link”.
- Fai clic su “Copia link”. Se la copia non riesce, seleziona il link e copialo a mano.
- Aggiungi il link alla tua app di calendario come abbonamento:
- Google Calendar: sul computer apri “Altri calendari”, scegli “Da URL”, incolla il link e fai clic su “Aggiungi calendario”.
- Outlook: apri “Aggiungi calendario”, scegli “Sottoscrivi dal Web”, incolla il link e assegnagli un nome.
- Apple Calendar: su Mac scegli File → “Nuovo abbonamento a calendario”; su iPhone apri Impostazioni → Calendario → Account → Aggiungi account → Altro → “Aggiungi calendario in abbonamento”.
Puoi aggiungere lo stesso link a più calendari e dispositivi. “Calendari” lo mostra ogni volta che lo apri, insieme alla data di creazione e all’ultimo scaricamento da parte di un calendario.
Cosa arriva nel calendario
- Le prenotazioni confermate da 60 giorni fa fino a 400 giorni avanti, al massimo 2000 eventi. Le prenotazioni passate restano anche se l’appuntamento si è svolto o il cliente non si è presentato.
- Le prenotazioni in attesa di conferma e quelle annullate non sono incluse. Una prenotazione annullata scompare dal calendario al successivo aggiornamento.
- Il titolo dell’evento contiene il servizio e il nome del cliente. La descrizione indica lo specialista e l’indirizzo dell’intervento o la sede. Telefono ed email del cliente si aggiungono solo finché il modulo “Clienti” è collegato.
- Le etichette della descrizione sono nella lingua dell’interfaccia di chi ha creato il link.
Le app di calendario aggiornano gli abbonamenti con i propri tempi: Google può impiegare diverse ore, Outlook e Apple di solito meno. Per questo una nuova prenotazione può comparire nel calendario più tardi che in ReceptionWorks.
Tieni segreto il link
Chiunque abbia il link vede le prenotazioni e i contatti dei tuoi clienti. Non diffonderlo e non inviarlo fuori dal team. Aggiungendolo a Google, Microsoft o Apple, trasmetti questi dati a quell’azienda: la tua attività prende questa decisione come titolare del trattamento dei dati dei suoi clienti.
- Se il link potrebbe essere trapelato, fai clic su “Riemetti link” e conferma con “Riemetti link”. Il vecchio link smette subito di funzionare e tutti i calendari che lo usano perdono le prenotazioni: aggiungi loro il nuovo link.
- Per smettere di condividere le prenotazioni, fai clic su “Revoca link” e conferma con “Revoca link”. I calendari smettono subito di ricevere prenotazioni. Potrai creare un nuovo link in seguito.
Il link viene revocato anche automaticamente quando la persona che l’ha creato viene rimossa dal team o l’attività viene archiviata. Finché il modulo “Integrazioni” è disattivato, i calendari non possono scaricare il link; torna a funzionare appena riattivi il modulo.