Il calendario raccoglie in un unico posto tutte le prenotazioni del team, sia quelle create da te sia quelle effettuate dai dipendenti IA. Qui puoi anche configurare servizi, specialisti e orari di lavoro, così l’IA può proporre ai clienti fasce orarie libere.
Dove trovarlo
La voce “Calendario” compare nel menu superiore quando è collegato il modulo “Appuntamenti e prenotazioni”. Per configurare le prenotazioni, fai clic su “Configura le prenotazioni” in cima al calendario.
Come configurare le prenotazioni
Il modo più semplice per iniziare è usare il riquadro “Configura le prenotazioni in un solo passaggio” nella pagina “Configurazione delle prenotazioni”:
- Nel campo “Servizio da prenotare”, lascia “Nuovo servizio” oppure scegli un servizio esistente.
- Compila “Nome del servizio” e “Durata (minuti)”. Per le visite a domicilio, seleziona “Trasferta dal cliente”.
- Nel campo “Chi fornisce il servizio”, scegli uno specialista oppure lascia “Nuovo specialista” e inserisci un nome.
- Nel riquadro “Orari di lavoro”, seleziona i giorni della settimana e inserisci gli orari di inizio e fine della giornata lavorativa.
- Fai clic su “Conferma la configurazione delle prenotazioni”.
Se hai già un listino o un orario, fai clic su “Configura le prenotazioni con l’assistente”.
Più in basso trovi sei sezioni di configurazione dettagliata:
- “Specialisti” — chi riceve i clienti.
- “Servizi” — cosa si può prenotare e quanto dura un appuntamento. Nel campo “Chi fornisce il servizio”, seleziona gli specialisti.
- “Orari dell’attività” — giorni e orari in cui uno specialista è disponibile. Il pulsante “Salva orario” sostituisce l’intero orario settimanale dello specialista selezionato.
- “Luoghi degli appuntamenti” — indirizzi che il team e l’IA possono comunicare ai clienti.
- “Pause e giorni liberi” — blocca una fascia oraria per una pausa o una festività con il pulsante “Blocca fascia oraria”. Per renderla di nuovo prenotabile, fai clic su “Sblocca fascia oraria”.
- “Alloggi” — camere e unità con il numero massimo di ospiti e gli orari di check-in e check-out.
Puoi correggere i dati salvati con il pulsante “Modifica”. Le prenotazioni già create restano nel calendario.
Come consultare il calendario
- Scegli una vista: “Giorno”, “Settimana”, “Elenco” o “Soggiorni”.
- Cambia periodo con le frecce oppure torna alla data attuale con il pulsante “Oggi”.
- Per trovare una prenotazione, imposta i filtri: “Data”, “Servizio”, “Specialista / struttura ricettiva”, “Dipendente IA” oppure usa il campo “Cerca” con il nome del cliente e il servizio. Fai clic su “Mostra”.
Nella vista “Soggiorni”, le camere sono mostrate come righe e le prenotazioni per notte.
Come creare una prenotazione
- Fai clic su “＋ Nuova prenotazione”.
- Inserisci “Nome del cliente” e scegli “Servizio o struttura”.
- Scegli uno specialista o un’unità, la data e l’orario di inizio.
- Fai clic su “Verifica l’orario” per controllare che sia libero.
- Fai clic su “Crea prenotazione”.
Per un alloggio, invece dell’orario inserisci “Check-in”, “Check-out” e il numero di ospiti. Per una visita a domicilio, inserisci “Indirizzo del servizio”. Una prenotazione creata manualmente risulta subito “Confermata” ed è visibile a tutto il team.
Come modificare una prenotazione
Fai clic sulla prenotazione nel calendario per aprirne la scheda. La scheda mostra orario, specialista, servizio, commento e autore della prenotazione. Se è collegata a una chat, fai clic su “Apri chat”.
Le azioni disponibili dipendono dallo stato:
- “In attesa di conferma” — “Riprogramma”, “Conferma”, “Annulla prenotazione”;
- “Confermata” — “Riprogramma”, “Segna come completato”, “Il cliente non si è presentato”, “Annulla prenotazione”.
Per spostare una prenotazione, fai clic su “Riprogramma”, scegli nuova data e orario e poi “Salva il nuovo orario”. Dopo l’annullamento l’orario torna libero. Le prenotazioni con stato “Annullata”, “Completata” e “Assente” restano nella cronologia.
Da sapere
- Tutti i membri dell’attività possono consultare il calendario.
- Proprietario, Amministratore e Operatore possono creare, spostare e annullare prenotazioni.
- Solo Proprietario e Amministratore possono configurare servizi, specialisti e orari. Solo loro vedono il pulsante “Configura le prenotazioni”.
- I dati delle prenotazioni sono condivisi dal team e da tutti i dipendenti IA. Per consentire a un dipendente IA di prenotare per i clienti, autorizza l’azione nella scheda “Accesso”.
- Nel calendario gli orari seguono il fuso dell’attività, indicato in cima alla pagina “Configurazione delle prenotazioni”. Puoi cambiarlo nelle impostazioni dell’attività.
- Se il modulo è in pausa, la cronologia e le prenotazioni non completate restano disponibili, ma non puoi creare nuove prenotazioni.