Les modules ajoutent à votre compte des espaces de travail pour l’équipe : un calendrier de réservations et une file commune de questions de clients. Connectez d’abord un module à l’entreprise, puis autorisez les employés IA à utiliser ses actions.
Où trouver les modules
Ouvrez « Modules » dans le menu supérieur. La page « Modules de l’entreprise » comporte deux cartes : « Rendez-vous et réservations » et « Demandes d’assistance ». Le coin de chaque carte indique l’état du module : « Non connecté », « Connecté » ou « En pause ».
Fonctions des modules
« Rendez-vous et réservations » permet de prendre des rendez-vous pour des services ou des visites sur place et de réserver des hébergements. Une fois le module connecté, vous disposez :
- d’un calendrier d’équipe et de créneaux disponibles ;
- de la création, du changement et de l’annulation de réservations ;
- des coordonnées du client et du chat à côté de la réservation.
« Demandes » permet à l’équipe de traiter les questions des clients :
- une file commune de questions ;
- le transfert d’une conversation à une personne ;
- des responsables, des notes et des notifications.
Une fois « Rendez-vous et réservations » connecté, l’option « Calendrier » apparaît dans le menu supérieur. Elle n’apparaît pas lorsque le module est déconnecté ou en pause. Avec le module « Demandes », la section « Boîte de réception » comporte l’onglet « Demandes » ; les autres chats restent dans l’onglet « Toutes les conversations ».
Connecter un module
- Ouvrez « Modules ».
- Sur la carte du module voulu, cliquez sur « Connecter ».
- Si l’entreprise n’a pas encore d’employé IA, la carte propose « Créer votre premier employé IA ? ». Cliquez sur « Connecter et créer un employé IA » ou « Connecter sans employé IA ».
- Consultez le bloc « Données de l’entreprise ». Si une liste « À ajouter : » apparaît, renseignez les éléments indiqués.
- Pour les réservations, cliquez sur « Configurer les réservations » et ajoutez les services, les spécialistes et les heures de travail.
Les réservations de services nécessitent des « Services et durée », des « Spécialistes et leurs services » et des « Heures de travail ». L’hébergement nécessite des « Chambres ou hébergements ». Le module « Demandes » n’exige aucune donnée supplémentaire.
Un nouvel employé IA créé avec le module obtient immédiatement l’accès aux actions correspondantes. Avant qu’il ne travaille avec les clients, choisissez un canal et un mode de réponse.
Choisir les activités du module
- Sur la carte d’un module connecté, ouvrez « Éléments à utiliser ».
- Sélectionnez les options voulues :
- pour les réservations : « Rendez-vous pour un service », « Services sur place », « Réservation d’hébergement » ;
- pour l’assistance : « Conversations traitées par une personne ou par l’IA » et « Demandes d’assistance ».
- Cliquez sur « Enregistrer les paramètres ».
Au moins une option doit rester sélectionnée.
Autoriser un employé IA à utiliser un module
Un module est partagé par toute l’entreprise. À lui seul, il ne permet pas à un employé IA de prendre des réservations ou de créer des demandes d’assistance. Ces actions doivent être activées séparément pour chaque employé.
- Dans le bloc « Employés IA » de la carte, cliquez sur « Accès de l’employé ». Si aucun employé n’existe, un bouton « Créer un employé IA » apparaît à cet endroit.
- Sélectionnez un employé et ouvrez l’onglet « Accès ».
- Dans la section « Modules et actions », sélectionnez les actions voulues.
- Cliquez sur « Appliquer ».
Le bloc « Employés IA » de la carte du module indique combien d’employés l’utilisent déjà et les étapes restantes, par exemple la connexion d’un canal.
Le bouton « Configurer avec l’assistant » ouvre l’« Assistant de configuration » avec une tâche déjà définie pour ce module.
Mettre un module en pause ou le reprendre
- Sur la carte du module, ouvrez « Suspendre le module ».
- Cliquez sur « Mettre en pause ».
Les réservations, les demandes d’assistance et l’accès de l’équipe à l’historique sont conservés, mais les employés IA cessent d’effectuer de nouvelles actions du module. Les données enregistrées sont accessibles depuis la carte avec le bouton « Ouvrir le calendrier » ou « Ouvrir les demandes ».
Pour réactiver le module, cliquez sur « Reprendre ». La section réapparaît dans le menu et les paramètres d’accès des employés restent inchangés.
Bon à savoir
- Les rôles de propriétaire et d’administrateur peuvent connecter, configurer et mettre en pause les modules. Les opérateurs et les lecteurs voient les cartes sans boutons de gestion.
- Les paramètres d’un module sont partagés par toute l’entreprise. Les actions autorisées pour un employé IA se choisissent dans son onglet « Accès ».
- Les réponses aux questions sur l’entreprise fonctionnent sans module. Le bloc « Disponible maintenant » au bas de la page l’indique ; ajoutez des informations avec le bouton « Ajouter des informations ».
- Une fois un module connecté, un bloc « Travail d’équipe » présentant un bref résumé apparaît sur la page « Accueil ».
- Pour en savoir plus, consultez Configurer le calendrier et les réservations et Demandes d’assistance des clients et notifications.