Un enlace secreto añade las reservas de tu negocio a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. La aplicación de calendario recoge por sí sola las reservas nuevas y modificadas, así ves tu agenda de trabajo junto a tus planes personales. Allí el calendario es de solo lectura: las reservas se siguen creando y cambiando en ReceptionWorks.
Dónde encontrarlo
Abre «Módulos» en el menú superior, conecta el módulo «Integraciones» (está desactivado por defecto) y haz clic en «Abrir integraciones» en su tarjeta. En la pestaña «Conexiones» haz clic en «Configurar calendarios» o abre la pestaña «Calendarios». Solo Propietario y Administrador pueden crear y cambiar el enlace.
Cómo añadir las reservas a tu calendario
- En la pestaña «Calendarios» haz clic en «Crear enlace».
- Haz clic en «Copiar enlace». Si no se puede copiar, selecciona el enlace y cópialo a mano.
- Añade el enlace a tu aplicación de calendario como suscripción:
- Google Calendar: en el ordenador abre «Otros calendarios», elige «Desde URL», pega el enlace y pulsa «Añadir calendario».
- Outlook: abre «Agregar calendario», elige «Suscribirse desde la web», pega el enlace y ponle un nombre.
- Apple Calendar: en Mac elige Archivo → «Nueva suscripción a calendario»; en iPhone abre Ajustes → Calendario → Cuentas → Añadir cuenta → Otra → «Añadir calendario suscrito».
Puedes añadir el mismo enlace a varios calendarios y dispositivos. La pestaña «Calendarios» lo muestra cada vez que la abres, junto con la fecha de creación y la última vez que un calendario lo descargó.
Qué llega al calendario
- Las reservas confirmadas desde hace 60 días hasta 400 días por delante, con un máximo de 2000 eventos. Las reservas pasadas se mantienen también si la visita tuvo lugar o el cliente no se presentó.
- Las reservas pendientes de confirmación y las canceladas no se incluyen. Una reserva cancelada desaparece del calendario en la siguiente actualización.
- El título del evento lleva el servicio y el nombre del cliente. La descripción indica el especialista y la dirección de la visita o el local. El teléfono y el correo electrónico del cliente solo se añaden mientras el módulo «Clientes» está conectado.
- Los textos de la descripción están en el idioma de la interfaz de quien creó el enlace.
Las aplicaciones de calendario actualizan las suscripciones según su propio horario: Google puede tardar varias horas; Outlook y Apple, normalmente menos. Por eso una reserva nueva puede aparecer en tu calendario más tarde que en ReceptionWorks.
Mantén el enlace en secreto
Cualquiera que tenga el enlace ve las reservas y los contactos de tus clientes. No lo publiques ni lo envíes fuera del equipo. Al añadirlo a Google, Microsoft o Apple, esa empresa recibe estos datos: tu negocio toma esta decisión como responsable del tratamiento de los datos de sus clientes.
- Si el enlace puede haberse filtrado, haz clic en «Volver a emitir el enlace» y confirma con «Volver a emitir el enlace». El enlace anterior deja de funcionar al instante y todos los calendarios que lo usan pierden las reservas: vuelve a añadirles el nuevo enlace.
- Para dejar de compartir las reservas, haz clic en «Revocar enlace» y confirma con «Revocar enlace». Los calendarios dejan de recibir reservas al instante. Puedes crear un enlace nuevo más tarde.
El enlace también se revoca automáticamente cuando la persona que lo creó sale del equipo o el negocio se archiva. Mientras el módulo «Integraciones» está desactivado, los calendarios no pueden descargar el enlace; vuelve a funcionar en cuanto actives el módulo.