El calendario reúne todas las reservas del equipo en un solo lugar, tanto las creadas por sus miembros como las realizadas por los asistentes de IA. También permite configurar servicios, especialistas y horarios disponibles, que la IA usa para ofrecer horas libres a los clientes.
Dónde encontrarlo
La opción «Calendario» aparece en el menú superior cuando está conectado el módulo «Citas y reservas». Para abrir la página «Configuración de reservas», haz clic en «Configurar reservas» en la parte superior del calendario.
Configurar las reservas
La forma más sencilla de empezar es usar el bloque «Configura las reservas en un solo paso» de la página «Configuración de reservas»:
- En el campo «Servicio que se va a reservar», deja «Nuevo servicio» o elige uno existente.
- Rellena «Nombre del servicio» y «Duración (minutos)». Para las visitas a domicilio, selecciona «Desplazamiento hasta el cliente».
- En el campo «Quién presta el servicio», elige un especialista o deja «Nuevo especialista» e introduce un nombre.
- En el bloque «Horario de atención», selecciona los días de la semana e indica la hora de inicio y fin de la jornada.
- Haz clic en «Confirmar configuración de reservas».
Si ya tienes una lista de precios o un horario, haz clic en «Configurar reservas con el asistente».
Más abajo, en la misma página, hay seis secciones para una configuración detallada:
- «Especialistas»: quién atiende a los clientes.
- «Servicios»: qué se puede reservar y cuánto dura la cita. En el campo «Quién presta el servicio», selecciona a los especialistas.
- «Horario del negocio»: días y horas en los que un especialista está disponible para reservas. El botón «Guardar horario» sustituye todo el horario semanal del especialista seleccionado.
- «Lugares de las citas»: direcciones que el equipo y la IA pueden facilitar a los clientes.
- «Descansos y días libres»: bloquea un intervalo por vacaciones o descanso con el botón «Bloquear horario». Para volver a ofrecerlo para reservas, haz clic en «Desbloquear horario».
- «Estancias»: habitaciones y unidades, con el máximo de huéspedes y los horarios de entrada y salida.
Puedes corregir los datos guardados con el botón «Editar». Las reservas que ya se hayan creado permanecerán en el calendario.
Consultar el calendario
- Elige una vista: «Día», «Semana», «Lista» o «Estancias».
- Cambia el periodo con las flechas o vuelve a la fecha actual con el botón «Hoy».
- Para encontrar una reserva concreta, usa los filtros «Fecha», «Servicio», «Especialista / alojamiento» o «Asistente de IA», o usa «Buscar» por nombre del cliente y servicio. Haz clic en «Mostrar».
La vista «Estancias» muestra las habitaciones en filas y las reservas por noche.
Crear una reserva
- Haz clic en «＋ Nueva reserva».
- Introduce el «Nombre del cliente» y elige el «Servicio o unidad».
- Elige un especialista o una unidad, la fecha y la hora de inicio.
- Haz clic en «Consultar horario» para comprobar que la hora esté disponible.
- Haz clic en «Crear reserva».
Para un alojamiento, en lugar de una hora, indica «Entrada», «Salida» y el número de huéspedes. Para una visita al cliente, indica la «Dirección del servicio». Una reserva creada manualmente recibe de inmediato el estado «Confirmada» y es visible para todo el equipo.
Cambiar una reserva
Haz clic en una reserva del calendario para abrir su tarjeta. La tarjeta muestra la hora, el especialista, el servicio, los comentarios y quién creó la reserva. Si está vinculada a un chat, haz clic en «Abrir chat».
Las acciones disponibles dependen del estado de la reserva:
- «En espera de confirmación»: «Cambiar fecha», «Confirmar» y «Cancelar reserva»;
- «Confirmada»: «Cambiar fecha», «Marcar como completado», «El cliente no se presentó» y «Cancelar reserva».
Para cambiar la fecha de una reserva, haz clic en «Cambiar fecha», elige una nueva fecha y hora y haz clic en «Guardar nueva hora». Después de cancelar una reserva, la hora vuelve a estar disponible. Las reservas con estado «Cancelada», «Completada» y «No se presentó» permanecen en el historial.
Información útil
- Todos los miembros del negocio pueden consultar el calendario.
- Los roles de Propietario, Administrador y Operador pueden crear, cambiar y cancelar reservas.
- Los roles de Propietario y Administrador pueden configurar servicios, especialistas y horarios. Solo ellos ven el botón «Configurar reservas».
- El equipo y todos los asistentes de IA comparten los datos de las reservas. Para permitir que un asistente de IA reserve citas, activa esta acción en la pestaña «Acceso».
- Las horas del calendario se muestran en la zona horaria del negocio. La zona horaria aparece en la parte superior de la página «Configuración de reservas» y puedes cambiarla en la configuración del negocio.
- Si el módulo está en pausa, el historial y las reservas pendientes siguen disponibles, pero no se pueden crear reservas nuevas.