Juridic

Acord privind prelucrarea datelor

Această traducere este oferită pentru comoditate. Dacă diferă de versiunea în engleză, se aplică versiunea în engleză. Citiți versiunea în engleză

Ultima actualizare: 21 octombrie 2026

Acest Acord privind prelucrarea datelor („DPA”) face parte din Termenii de serviciu dintre CIPHRA SOFTWARE INC. („Ciphra”, „noi”, „nouă”), care operează ReceptionWorks, și afacerea care utilizează ReceptionWorks („dumneavoastră”). Se aplică atunci când prelucrăm date cu caracter personal în numele dumneavoastră și când se aplică GDPR, UK GDPR, Legea federală elvețiană privind protecția datelor sau o altă lege privind protecția datelor cu privire la această prelucrare („legislația privind protecția datelor”). Acceptați acest DPA când acceptați Termenii; nu este necesară nicio semnătură. Dacă acest DPA și Termenii sunt în conflict cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, se aplică acest DPA.

1. Definiții

• Date cu caracter personal ale clientului: date cu caracter personal pe care dumneavoastră, echipa dumneavoastră sau clienții dumneavoastră le transmiteți ReceptionWorks și pe care le prelucrăm în numele dumneavoastră, cum ar fi conversațiile și evidențele clienților.
• Sub-împuternicit: o terță parte căreia îi încredințăm prelucrarea datelor cu caracter personal ale clientului.
• Încălcarea securității datelor cu caracter personal: o încălcare a securității care duce la distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizată, accidentală sau ilegală a datelor cu caracter personal ale clientului ori la accesul neautorizat la acestea.
• Operator, persoană împuternicită de operator, persoană vizată și prelucrare au sensurile prevăzute în legislația privind protecția datelor.

2. Roluri și instrucțiuni

• Dumneavoastră sunteți operatorul datelor cu caracter personal ale clientului sau o persoană împuternicită care acționează pentru alt operator. Noi suntem persoana dumneavoastră împuternicită.
• Prelucrăm datele cu caracter personal ale clientului doar pe baza instrucțiunilor dumneavoastră documentate. Instrucțiunile dumneavoastră sunt Termenii, acest DPA, setările pe care le alegeți și acțiunile pe care le întreprindeți în ReceptionWorks, cum ar fi configurarea angajaților AI, conectarea canalelor și ștergerea datelor, precum și orice alte instrucțiuni scrise asupra cărora ne înțelegem. Dacă legea ne obligă să prelucrăm datele cu caracter personal ale clientului într-un alt mod, vă vom informa mai întâi, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.
• Vă vom spune dacă considerăm că o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor.
• Sunteți responsabil pentru existența unui temei juridic pentru prelucrare, pentru a oferi clienților dumneavoastră notificările pe care le impune legea, inclusiv informarea că vorbesc cu un AI atunci când este cerut, și pentru legalitatea datelor pe care le furnizați.

3. Detalii ale prelucrării

• Obiectul și durata: furnizarea ReceptionWorks către dumneavoastră câtă vreme îl utilizați și perioada de ștergere de la secțiunea 9.
• Natura și scopul: găzduirea și stocarea datelor; primirea și livrarea mesajelor pe canalele pe care le conectați; producerea de răspunsuri AI, rezumate și traduceri; ținerea evidenței rezervărilor, cererilor și a evidențelor clienților; notificarea echipei dumneavoastră; furnizarea de asistență; și asigurarea securității serviciului.
• Persoanele vizate: clienții dumneavoastră și alte persoane care vă contactează prin ReceptionWorks, membrii echipei dumneavoastră și persoanele menționate în conținutul pe care îl adăugați.
• Categorii de date cu caracter personal: nume; date de contact, cum ar fi adresele de e-mail, numerele de telefon și numele de utilizator și identificatorii de mesagerie; conținutul mesajelor și atașamentele; detaliile rezervărilor și cererilor; notițe și rezumate scrise de AI despre clienți; detalii tehnice, cum ar fi identificatorii canalelor și orele mesajelor; și orice alte informații pe care dumneavoastră sau clienții dumneavoastră alegeți să le împărtășiți.
• Categorii speciale: ReceptionWorks nu este conceput pentru a colecta categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi informațiile despre sănătate. Decideți dacă clienții dumneavoastră au voie să vă transmită astfel de date prin ReceptionWorks și sunteți responsabil pentru existența unui temei juridic pentru aceasta.

4. Confidențialitate

Persoanele pe care le autorizăm să prelucreze datele cu caracter personal ale clientului sunt legate de obligații de confidențialitate și le accesează doar în măsura necesară pentru furnizarea serviciului.

5. Securitate

Menținem măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, incluzând:

• criptarea datelor în tranzit între utilizatori, canale, serviciile noastre și furnizorii noștri;
• criptarea tokenurilor de acces ale canalelor stocate;
• medii separate de producție și dezvoltare, care nu partajează baze de date, stocare sau credențiale;
• accesul la instrumentele noastre de administrare doar prin Cloudflare Access, pentru personalul care are nevoie de acesta;
• accesul la datele fiecărei afaceri limitat la membrii echipei sale, în funcție de rolurile acestora;
• copii de rezervă regulate ale bazei de date în stocare privată, separată de serverele bazei de date, cu punctele de control ale copiilor de rezervă protejate împotriva modificării sau ștergerii prin Object Lock.

Putem actualiza aceste măsuri atât timp cât nivelul general de protecție nu scade.

6. Sub-împuterniciți

• Ne acordați autorizarea generală de a angaja sub-împuterniciți. Lista actuală se află pe pagina noastră Sub-împuterniciți.
• Cerem fiecărui sub-împuternicit să protejeze datele cu caracter personal ale clientului cel puțin la fel de bine cum impune acest DPA pentru serviciul pe care îl furnizează, iar noi rămânem responsabili față de dumneavoastră pentru activitatea sa.
• Trimitem un e-mail proprietarului afacerii dumneavoastră cu cel puțin 30 de zile înainte ca un nou sub-împuternicit să înceapă să prelucreze datele cu caracter personal ale clientului. Vă puteți opune pe motive rezonabile de protecție a datelor în acest interval, scriindu-ne. Vom discuta în bună-credință preocupările dumneavoastră. Dacă nu le putem rezolva, puteți înceta să utilizați serviciul afectat, iar noi vom rambursa orice taxe plătite în avans pentru perioada de după ce încetați.
• Dacă trebuie să înlocuim urgent un sub-împuternicit pentru a menține serviciul sigur sau funcțional, vă vom informa cât mai curând posibil după modificare, iar dumneavoastră vă puteți opune în același mod.

7. Asistență pentru solicitări și conformitate

• ReceptionWorks vă permite să vedeți, să corectați și să ștergeți datele unui client în evidența acestuia. Dacă aveți nevoie de mai multă asistență pentru a răspunde unei solicitări a unei persoane vizate, vă vom ajuta, ținând cont de natura prelucrării.
• Dacă o persoană vizată ne contactează direct cu privire la datele cu caracter personal ale clientului, vom transmite solicitarea dumneavoastră sau o vom ruga să vă contacteze, iar noi nu vom răspunde noi înșine decât dacă ne cereți acest lucru sau dacă legea o impune.
• Vă vom oferi informații și asistență rezonabile pentru evaluările impactului asupra protecției datelor și consultările cu autoritățile de supraveghere care privesc serviciul.

8. Încălcări ale securității datelor cu caracter personal

Vă vom notifica fără întârziere nejustificată după ce luăm cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele cu caracter personal ale clientului. Vom descrie natura acesteia, consecințele probabile și măsurile luate sau propuse, în măsura în care aceste informații sunt disponibile, și vă vom ține la curent pe măsură ce aflăm mai multe. Vom lua măsuri rezonabile pentru a izola încălcarea și a limita consecințele.

9. Ștergere și restituire

• Când o afacere este ștearsă dintr-un cont, datele sale cu caracter personal ale clientului sunt păstrate 90 de zile, ca să le putem restabili la cererea proprietarului, apoi sunt șterse definitiv.
• Când contul dumneavoastră este închis, ștergem datele cu caracter personal ale clientului în 30 de zile, cu excepția datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm. Înainte de închiderea contului, puteți să ne cereți la contact@ciphra.ca o copie a datelor cu caracter personal ale clientului într-un format utilizat frecvent.
• Datele șterse pot rămâne în copiile de rezervă până expiră, conform programului lor rulant. Păstrăm copiile de rezervă protejate și le utilizăm doar pentru a restabili serviciul.

10. Audituri

Vom pune la dispoziție informațiile necesare în mod rezonabil pentru a demonstra că ne îndeplinim obligațiile în temeiul acestui DPA, cum ar fi răspunsurile la chestionare de securitate. Dacă aceste informații nu sunt suficiente, sau dacă o autoritate de supraveghere le solicită, dumneavoastră sau un auditor independent legat de confidențialitate puteți audita conformitatea noastră, cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, pe cheltuiala dumneavoastră, în timpul programului de lucru și nu mai mult o dată pe an, cu excepția cazului în care o încălcare a securității datelor cu caracter personal sau o autoritate de supraveghere face necesar un alt audit.

11. Transferuri internaționale

• Suntem stabiliți în Canada, iar baza noastră de date este găzduită în Canada. Comisia Europeană, Regatul Unit și Elveția recunosc Canada ca asigurând un nivel adecvat de protecție pentru organizațiile supuse legii federale canadiene privind confidențialitatea în sectorul privat, așa cum suntem și noi, astfel încât transferurile datelor cu caracter personal ale clientului de la dumneavoastră către noi nu necesită garanții suplimentare.
• Atunci când un sub-împuternicit prelucrează date cu caracter personal ale clientului într-o țară fără o asemenea recunoaștere, ne bazăm pe un mecanism de transfer permis de legislația privind protecția datelor, cum ar fi certificarea sub-împuternicitului în temeiul EU–U.S. Data Privacy Framework și extensiile sale britanice și elvețiene, sau Clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, cu completările pentru Regatul Unit și Elveția.
• Dacă recunoașterea Canadei încetează să se mai aplice, Clauzele contractuale standard (modulul doi, de la operator la persoană împuternicită) se aplică între dumneavoastră, ca exportator de date, și noi, ca importator de date, completate cu informațiile din acest DPA, împreună cu completările pentru Regatul Unit și Elveția pentru transferurile din aceste țări.

12. Legi privind confidențialitatea la nivel de stat din SUA

Acolo unde se aplică legile privind confidențialitatea la nivel de stat din SUA, cum ar fi California Consumer Privacy Act, acționăm ca furnizor de servicii sau persoană împuternicită a dumneavoastră. Nu vindem și nu partajăm datele cu caracter personal ale clientului și nu le păstrăm, utilizăm sau divulgăm în alt scop decât furnizarea ReceptionWorks către dumneavoastră sau în afara relației noastre directe de afaceri cu dumneavoastră, cu excepția cazului în care aceste legi permit altfel.

13. Durată și răspundere

Acest DPA se aplică atâta timp cât prelucrăm date cu caracter personal ale clientului în numele dumneavoastră. Răspunderea fiecărei părți în temeiul acestuia face obiectul limitării răspunderii din Termeni, în măsura în care legislația privind protecția datelor o permite.

14. Modificări ale acestui DPA

Putem actualiza acest DPA în același mod ca Termenii. Nu vom reduce protecția pe care o oferă datelor cu caracter personal ale clientului, decât dacă legea o impune.

Contact

CIPHRA SOFTWARE INC., Columbia Britanică, Canada. E-mail: contact@ciphra.ca.